Vijf tools om tot de kern van een probleem te komen
Sommige problemen zijn dusdanig complex dat veel organisaties moeite hebben om gestructureerd inzichtelijk te maken wat grondoorzaken van hun probleem zijn. Een aantal oorzaken zijn snel gevonden, maar die blijken niet aan de basis van het probleem te liggen of is een work-around voor het gevolg van het probleem. Het verhelpen van deze oorzaken neemt de problemen niet weg, het verplaatst deze hooguit. Bovendien zijn de eerste gevolgen al duidelijk zichtbaar, maar het is nog onbekend welke verdere gevolgen dit zal hebben. Hoe los je dit op?
Bij veel bedrijven waar wij komen spelen er problemen die maar lastig op te lossen zijn. Zo hebben we onlangs nog alignment gecreëerd door toepassing van Group Model Building. Met behulp van deze tool is het gesprek gevoerd over het ‘alignen’ van een projectorganisatie. Hoe zorg je ervoor dat iedereen niet alleen de projectdoelen kent, maar ze ook doorleeft en ernaar handelt? GMB is echter slechts een van de vele tools die wij gebruiken om onze klanten te helpen met complexe problemen. Een overzicht van vier tools die wij regelmatig gebruiken.
Kaizen
Eén effectieve methode om (productie)processen te stroomlijnen en verspillingen te elimineren is de Japanse verbetermethodiek Kaizen. De van nature Japanse methode gaat uit van verbeteren door voortdurend in kleine stapjes vooruitgaan. Middels een Kaizen-evenement pas je de Kaizen methodiek in de praktijk toe op één of meerdere processen. De focus ligt hierbij op het verbeteren van een specifiek proces of het oplossen van een urgent probleem. Een multidisciplinair team van stakeholders uit alle lagen van de organisatie komt bijeen om verbeteringen van een bepaald proces of werkgebied te ontwerpen en ook direct te implementeren. Dit leidt tot snelle resultaten en een unieke leerervaring. Zo is er op korte termijn van kop tot staart een probleem aangepakt, worden er integrale, keten-brede oplossingen gevonden en werken verschillende afdelingen samen aan het eindresultaat.
Group Model Building
GMB is een methode waarmee met groep een systeem in kaart wordt gebracht. Net zoals het menselijk lichaam zichzelf herstelt, bijvoorbeeld wanneer je een wondje hebt, is een organisatie ook een zichzelf herstellend systeem. Dat verklaart waarom een situatie zich vaker voordoet wanneer de grondoorzaak van een probleem niet wordt weggenomen. De oorspronkelijke situatie wordt, net als bij een wondje, hersteld. Bij complexe situaties, waarvoor GMB geschikt is, wordt inzicht gecreëerd in de huidige situatie, waardoor de grondoorzaken van een probleem helder worden.
Visgraat
Met het Visgraatdiagram, of Ishikawa diagram, is het mogelijk een uitvoerige oorzaak-gevolg analyse uit te voeren. Deze tool identificeert de mogelijke oorzaken van een probleem. Een van de expertises van Supply Value is keten-samenwerking en om dat te bewerkstelligen is deze tool ideaal. Alle stakeholders die te maken hebben met het probleem in het proces sluiten aan in één of meerdere workshops om zo integraal vanuit de keten naar een specifiek probleem te kijken en grondoorzaken te achterhalen. Hierbij bedenk je mogelijke oorzaken over vijf verschillende oorzaak categorieën: Mens, Methode, Materiaal, Machine en Omgeving. Belangrijk is om de keten van oorzaken onder de aandacht te brengen, waarbij je achter de sub-oorzaken van oorzaken komt. Zo kun je de ‘root cause’ achterhalen en het probleem effectief bij de wortel aanpakken.
Value Stream Mapping
Bij Value Stream Mapping (VSM) worden de materiaal- en informatiestromen gevisualiseerd. Daarnaast wordt ook procesinformatie als doorlooptijden, omschakeltijden, wachttijden, voorraden en problemen weergegeven. Hierdoor wordt voor iedereen duidelijk waar er mogelijkheden tot verbetering in de processen zitten. Deze eerste kaart van de huidige situatie wordt IST situatie genoemd. Wanneer de IST-situatie is opgetekend, maakt men een SOLL-situatie. Zoals de naam al zegt is dit de gewenste situatie. Hierin staat een proces wat gericht is op de klantvraag, zonder knelpunten. Ook kunnen de verschillen tussen de IST en de SOLL eenvoudig uitgepikt worden, waarna men aan de slag kan om ze op te lossen.
Event Mapping
Situaties waar zowel de (grond)oorzaken als de (eind)gevolgen van een probleem onduidelijk zijn, waarbij bovendien de samenhang tussen oorzaken niet duidelijk is, vragen om een slimme analysemethode: Event Mapping. Met Event Mapping ga je met een groep kenners van het proces of specifieke probleem op zoek naar de relaties tussen alle verschillende variabelen, zowel de oorzaken als de gevolgen. Het startpunt is een sleutelmoment in het proces, bijvoorbeeld ‘het ontvangen van een klantklacht’, en vervolgens ga je in een aantal sessies op zoek naar alle elementen die daarmee samenhangen. Vanuit het sleutelpunt gaat de groep stap voor stap op zoek naar oorzaken door terug te gaan in het proces. Daarna gaat men vooruit in het proces, op zoek naar de verdere gevolgen van een klantklacht. Met deze informatie kan vervolgens gezocht worden naar oplossingen voor zowel de (grond)oorzaken als de (eind)gevolgen).
Nederlands 
English (UK) 
Deutsch 
Français