Een van de sleutels om de transitie richting een circulaire economie aan te jagen ligt bij het inkoopproces. Inkopers stimuleren en creëren de vraag naar circulair geproduceerde goederen, en nemen daarom een belangrijke functie in bij het stimuleren van de circulaire economie. De grote vraag is echter: hoe?

Supply Value heeft onderzoek gedaan naar circulair inkopen in de praktijk, en heeft op basis van de resultaten het Circular Procurement for Value (CP4V) model ontwikkelt. Het CP4V is een diagnosemodel dat laat zien waar je als organisatie staat op de circulaire inkoop-ladder en wat er nodig is om een stap verder op deze ladder te komen om je circulaire inkoopactiviteiten steeds verder te professionaliseren.

Circular Procurement for Value (CP4V) model

De resultaten uit het onderzoek laten zien dat circulair inkopen in vijf opeenvolgende stappen kan worden toegepast (figuur 1): van 0% circulair inkopen tot 100% circulariteit in de keten. Stap 0 betekent dat een organisatie nog niet aan circulair inkopen doet. Bij stap 5 is 100% circulariteit in de keten. De keten is ingesteld op circulariteit en het wordt gezien als de standaard waarbij automatisch wordt gekeken naar circulaire oplossingen.

Figuur 1: Vijf opeenvolgende stappen bij circulair inkopen (Supply Value 2016)

Op basis van deze vijf stappen is het ‘Circulair Procurement for Value (CP4V) model’ ontwikkelt (figuur 2). Organisaties bevinden zich in verschillende fases van volwassenheid met betrekking tot circulair inkopen. Het CP4V is een diagnosemodel dat laat zien waar je als organisatie staat op de circulaire inkoop-ladder en wat er nodig is om een stap verder op deze ladder te komen om je circulaire inkoopactiviteiten steeds verder te professionaliseren. Dus wat betekent iedere stap voor je organisatie? Welke functies en rollen zijn er? Hoe bouw je dat verder uit? Dit soort vragen worden mede door het model beantwoord en helpt een organisatie verder te komen.

Figuur 2 – Het Circular Procurement for value CP4V model

Van 0 naar 1: introductie circulair inkopen

Circulair inkopen maakt zijn introductie in de organisatie. Om van stap 0 naar stap 1 te komen zal er iemand moeten zijn die besluit: we gaan een circulair inkooptraject starten. Dit zal in de meeste gevallen een inkoper zijn die via via heeft gehoord van circulair inkopen en daar enthousiast over is geworden en dat graag wil toepassen. De kennis van circulair inkopen ligt dus voornamelijk bij de inkoper/afdeling inkoop. Circulair inkopen is in deze stap incidenteel, het is meer een toevalligheid waar geen vaste structuur achter zit. Er is geen/beperkte steun van het management. In deze stap is er geen formeel beleid voor circulair inkopen aanwezig, en zijn er ook geen prestatiecriteria geformuleerd. De reden om met Circulair Inkopen te starten ligt voornamelijk op het maatschappelijke vlak, met de gedachte om iets bij te dragen aan de maatschappij op het gebied van duurzaamheid.

Van 1 naar 2: Managementondersteuning

Om verder te komen in de professionalisering van circulair inkopen is de steun van het management nodig. Als dit er niet is zal circulair inkopen iets eenmaligs of incidenteels blijven, en zal het zich nooit verankeren in de organisatie. Een organisatie kan pas echt stappen maken als er managementondersteuning is en als verantwoordelijkheden en doelen worden vastgelegd. De kennis zit niet alleen meer bij afdeling inkoop, maar ook bij het management. In stap 2 wordt circulair inkopen opgenomen in het inkoopbeleid. Er is draagvlak voor circulair inkopen, er is budget beschikbaar en worden er doelen opgesteld en gemonitord. Deze doelen of KPI’s worden in deze stap alleen nog voor de inkoopafdeling opgesteld en de verantwoordelijkheid voor het behalen van deze KPI’s ligt bij één of meerdere medewerkers.

Van 2 naar 3: Integratie in organisatie

Om van stap 2 naar stap 3 te komen dient circulair inkopen in de organisatie geïntegreerd te worden. Circulariteit wordt opgenomen in organisatiebeleid en het wordt gedragen door management en interne klant. De hele organisatie omarmt circulariteit, en het is niet meer uitsluitend een ding van inkoop, maar het is afdeling-overschrijdend. De kennis over circulaire economie is verspreid door de hele organisatie en circulair inkopen wordt structureel toegepast. Inkoop hoeft niet langer meer als enige de aanjager te zijn, de interne klant ziet zelf het nut in van circulair inkopen en vraagt zelf om circulaire oplossingen (al dan niet gedwongen door het management door middel van beleid). De motivatie om trajecten te starten is niet langer alleen maatschappelijk, maar ook economisch. De organisatie ziet in dat circulariteit kan bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Naast KPI’s voor de inkoopafdeling worden ook KPI’s voor de interne klant opgesteld.

Van 3 naar 4: Regie over naar leverancier

Bij stap 4 komt de regie steeds meer bij de markt te liggen. Leveranciers bieden steeds vaker circulaire oplossingen vanuit henzelf aan in hun diensten/productenpakket. Circulair inkopen wordt een structureel onderdeel bij de inkoopafdeling in samenwerking met de ketenpartners, en circulair inkopen wordt zoveel mogelijk toegepast. Kennis van circulair inkopen ligt zowel bij de organisatie als bij de markt, en de markt gebruikt deze kennis om circulaire oplossingen steeds vaker standaard aan te bieden. Naast KPI’s voor de inkoopafdeling en de interne klant worden er ook KPI’s voor de markt opgesteld.

Van 4 naar 5: Verankering in de waardeketen

Bij stap 5 is er sprake van 100% circulariteit in de keten. Het wordt gezien als de standaard en wordt door zowel de organisatie als de markt als de normale manier van werken en produceren gezien. De organisatie en de markt draaien mee volgens de principes van de circulaire economie. Men spreekt niet langer meer van inkooptrajecten, maar van gebruikstrajecten met een begin en wellicht een eind. Er wordt op lange termijn samengewerkt waardoor partnerships ontstaan. Dit geldt niet alleen meer voor kort cyclische producten (koffiebekers), maar juist voor de lang cyclische producten (gebouwen). Het ‘ontzorgd’ worden zal in de toekomst een steeds grotere rol gaan spelen. Men wil geen bureaus en kasten meer, men wil ontzorgd worden op het gebied van werkruimte, of vergaderen, of zitten. En het liefst wil men dat met zo min mogelijk ‘gedoe’.

Carmen van Kruisbergen
Consultant – Supply Value

Dit artikel verscheen eerder in het online magazine TGTHR, het Nederlands platform voor duurzaam ondernemerschap.