Tools voor jaarplannen en prestatiesturing
Het laatste kwartaal van het jaar nadert. Een goed moment om terug te blikken en vooruit te kijken. In hoeverre zijn de doelen die u gesteld had behaald? Wat wilt u volgend jaar bereiken? COVID-19 heeft 2020 volledig op zijn kop gezet, wat voor iedereen invloed heeft gehad op de mate waarin doelstellingen behaald zijn. Hoe zorgt u dat u ondanks dit soort onverwachte omstandigheden op koers blijft of uw koers tijdig en bewust bijstelt? In dit inzicht voorzien wij u van diverse tools voor het maken van jaarplannen en het (bij)sturen van de daadwerkelijke prestaties.
Het opstellen van een jaarplan brengt vaak moeilijkheden met zich mee. Bijvoorbeeld doordat doelstellingen niet duidelijk naar alle afdelingen van de organisatie gecommuniceerd zijn of omdat er geen heldere acties verbonden zijn aan het behalen van de doelstellingen. Hoe u het best een succesvol jaarplan opstelt en uitvoert, is afhankelijk van uw eigen organisatie en werkwijze. In dit inzicht behandelen wij twee veelgebruikte methodes voor het opstellen van jaarplannen: OGSM en OKR. Ook beschrijven we de verschillen zodat u beter kunt bepalen welke tool voor u het meest toereikend is.
Overzichtelijk jaarplan op 1 A4: OGSM
OGSM (Objective, Goals, Strategies and Measures) is een methodiek voor het vertalen van uw bedrijfs- of afdelingsstrategie naar bijbehorend jaarplan. Met deze methode wordt uw doelstelling en strategie meetbaar gemaakt door het opstellen van KPI’s. Daarnaast zet u uw strategie om in concrete acties zodat u kunt borgen dat u uw doelstelling realiseert. Dit jaarplan kan vervolgens worden doorvertaald in jaarplannen van de onderliggende afdelingen van de organisatie. Op deze manier is voor alle betrokkenen in één oogopslag duidelijk hoe onderlinge teams bijdragen aan de overkoepelende doelen. Deze methode wordt daarom ook wel het “jaarplan op 1 A4” genoemd.
OGSM: in 5 stappen naar een overzichtelijk jaarplan op 1 pagina
Flexibel jaarplan: OKR
In een continu veranderende omgeving wordt het al snel moeilijk om een plan te maken welke vooraf de juiste richting geeft. Onze ervaring leert dat dit niet aan de kwaliteit van de jaarplannen ligt, maar dat dusdanig veel onzekerheid meespeelt dat de exact goede route vooraf niet uit te stippelen is. In dat geval is Objectives and Key Results (OKR) een methode die u in staat stelt om flexibiliteit in te bouwen in uw jaarplan en manier van werken.
Zoals de naam al aangeeft, omvat OKR twee componenten: een duidelijk omschreven doelstelling (Objective) en een of meer kernresultaten (Key Results). Dit zijn specifieke maatregelen die worden gebruikt om de doelstelling te verwezenlijken. OKR hanteert een bottom-up benadering voor het stellen van doelen, waarbij medewerkers en teams zelf de verantwoordelijkheid dragen voor het opstellen en uitvoeren van hun eigen doelstellingen. Deze doelen worden regelmatig herijkt en meestal per kwartaal opgesteld. Dit vereist erg gedreven en sterk volwassen medewerkers en teams. Daarnaast vereist het van het management ook het ‘loslaten’ en vertrouwen in de medewerkers om hier zelfstandig invulling aan te geven.
Ondanks dat OKR en OGSM twee verschillende methodes zijn, zijn ze in zekere opzichten ook complementair aan elkaar. Het kan bijvoorbeeld een uitdaging zijn om met OGSM alle concrete acties voor het gehele jaar vooraf uit te denken. OKR kan hierin ondersteunen door meerdere herijkingsmomenten in te bouwen. Zie onderstaande afbeelding voor hoe dit eruit kan zien.
Er zijn twee soorten doelstellingen: roofshots en moonshots. Roofshots zijn realistische, haalbare doelen. Wanneer zo een doel gesteld wordt, moet deze 100% behaald worden. OKR bestaat uit zogenaamde moonshots. Dit houdt in dat er ambitieuze, moedige doelen worden gesteld welke moeilijk te behalen zijn en welke ook wat met je gevoel doen. Als je het haalt, heb je samen echt wat moois neergezet. Het advies is om moonshots te gebruiken om op deze manier mensen uit te dagen en te motiveren om het meeste uit zichzelf te halen. Ook al worden deze doelstellingen “maar” voor 75% behaald, in de praktijk zien we dat er dan meer behaald wordt dan wanneer je lagere (realistischere) doelen stelt. Bijvoorbeeld: voor dit jaar stelt een verbeterprogramma het doel om de punctualiteit van treinen te verbeteren van 92 naar 97% (moonshot). Ook al wordt er “maar” een verbetering tot 95% gerealiseerd, dan is dat toch meer dan wanneer er een roofshot doelstelling van 94% gesteld wordt.
Echter, door alleen op moonshots te focussen kan men gedemotiveerd raken en de doelstellingen uit het oog verliezen. Om dit te voorkomen, is het raadzaam om roofshots aan moonshots te koppelen, zodat de haalbaarheid in het zicht blijft en het team gemotiveerd blijft. Een simpel voorbeeld: u stelteen doelstelling van € 20 mio (moonshot) voor dit jaar. Dit splitst u vervolgens op in kleinere kwartaaldoelstellingen van 3, 4, 6 en 7. De tussendoelstellingen (roofshots) zijn realistischer en worden gemakkelijker gehaald, waardoor de motivatie hoog blijft en het hele team blijft streven naar de moonshot.
Welke methode Is geschikt voor uw organisatie?
OGSM en OKR zijn beide methodes die succesvol ingezet worden door verschillende organisaties, zoals bijvoorbeeld P&G, NS, Google en Linkedin. Wat zijn de verschillen? Allereerst worden OKR’s meestal eens per kwartaal opgesteld, OGSM’s eens per jaar. Dit maakt OKR’s tastbaarder en flexibeler voor verandering. OKR werkt goed in veranderende en complexe omgevingen, waarbij richting geven lastig is. OGSM daarentegen zorgt voor een overzichtelijk en samenhangend plan met bijbehorende acties door de gehele organisatie.
OKR gaat uit van de volwassenheid en autonomie van teams en met behulp van moonshots worden teams uitgedaagd om bottom-up uitdagende doelen te bepalen. De volwassenheid van het team bepaalt of eem team klaar is om met OKR en moonshots te werken. Een valkuil is dat het leidt tot demotivatie en het niet serieus nemen van doelstelling. Wees hier van bewust. Bij gebruik van OGSM wordt de koers top-down bepaald, maar is er ook ruimte voor invulling en betrokkenheid van onderliggende afdelingen in de uitvoering ervan. OKR werkt vooral goed wanneer er resultaatgericht wordt gestuurd. Wanneer er veel taakgericht wordt gestuurd, is OGSM de geschiktere methode.