Flexibel jaarplan: OKR

In een continu veranderende omgeving wordt het al snel moeilijk om een plan te maken welke vooraf de juiste richting geeft. Onze ervaring leert dat dit niet aan de kwaliteit van de jaarplannen ligt, maar dat dusdanig veel onzekerheid meespeelt dat de exact goede route vooraf niet uit te stippelen is. In dat geval is Objectives and Key Results (OKR) een methode die u in staat stelt om flexibiliteit in te bouwen in uw jaarplan en manier van werken.

Zoals de naam al aangeeft, omvat OKR twee componenten: een duidelijk omschreven doelstelling (Objective) en een of meer kernresultaten (Key Results). Dit zijn specifieke maatregelen die worden gebruikt om de doelstelling te verwezenlijken. OKR hanteert een bottom-up benadering voor het stellen van doelen, waarbij medewerkers en teams zelf de verantwoordelijkheid dragen voor het opstellen en uitvoeren van hun eigen doelstellingen. Deze doelen worden regelmatig herijkt en meestal per kwartaal opgesteld. Dit vereist erg gedreven en sterk volwassen medewerkers en teams. Daarnaast vereist het van het management ook het ‘loslaten’ en vertrouwen in de medewerkers om hier zelfstandig invulling aan te geven.

Ondanks dat OKR en OGSM twee verschillende methodes zijn, zijn ze in zekere opzichten ook complementair aan elkaar. Het kan bijvoorbeeld een uitdaging zijn om met OGSM alle concrete acties voor het gehele jaar vooraf uit te denken. OKR kan hierin ondersteunen door meerdere herijkingsmomenten in te bouwen. Zie onderstaande afbeelding voor hoe dit eruit kan zien.

Er zijn twee soorten doelstellingen: roofshots en moonshots. Roofshots zijn realistische, haalbare doelen. Wanneer zo een doel gesteld wordt, moet deze 100% behaald worden. OKR bestaat uit zogenaamde moonshots. Dit houdt in dat er ambitieuze, moedige doelen worden gesteld welke moeilijk te behalen zijn en welke ook wat met je gevoel doen. Als je het haalt, heb je samen echt wat moois neergezet.  Het advies is om moonshots te gebruiken om op deze manier mensen uit te dagen en te motiveren om het meeste uit zichzelf te halen. Ook al worden deze doelstellingen “maar” voor 75% behaald, in de praktijk zien we dat er dan meer behaald wordt dan wanneer je lagere (realistischere) doelen stelt. Bijvoorbeeld: voor dit jaar stelt een verbeterprogramma het doel om de punctualiteit van treinen te verbeteren van 92 naar 97% (moonshot). Ook al wordt er “maar” een verbetering tot 95% gerealiseerd, dan is dat toch meer dan wanneer er een roofshot doelstelling van 94% gesteld wordt.

Echter, door alleen op moonshots te focussen kan men gedemotiveerd raken en de doelstellingen uit het oog verliezen. Om dit te voorkomen, is het raadzaam om roofshots aan moonshots te koppelen, zodat de haalbaarheid in het zicht blijft en het team gemotiveerd blijft. Een simpel voorbeeld: u stelteen doelstelling van € 20 mio (moonshot) voor dit jaar. Dit splitst u vervolgens op in kleinere kwartaaldoelstellingen van 3, 4, 6 en 7. De tussendoelstellingen (roofshots) zijn realistischer en worden gemakkelijker gehaald, waardoor de motivatie hoog blijft en het hele team blijft streven naar de moonshot.