Het was donderdag 10 september 2015. De eerste dag bij mijn allereerste opdracht voor een grote semi overheidsorganisatie. Hoewel dit mijn eerste dag was, was het project waarvoor ik was ingehuurd al een jaar geleden gestart. De organisatie zat midden in een groot E-Procurement implementatieproces bestaande uit verschillende elementen (E-Ordering, E-Invoicing, Catalogue Buying, Master Data Management, Declaratie processen et cetera). Samengevat, het hele P2P proces was geautomatiseerd door middel van E-Procurement systemen.
Zoals je je misschien kunt voorstellen is dit een enorme klus. Hoe dan ook, veel mensen zijn betrokken (geweest) bij en/of verbonden aan de implementatie van E-Procurement. Binnen het P2P-project was ik verantwoordelijk voor de aansluiting van leveranciers op één van de systemen om E-Ordering en E-Invoicing mogelijk te maken. Dit betekent dat ik de inkopers hielp met het duidelijk maken aan de leveranciers wat de voordelen van E-Ordering zijn en wat E-Ordering voor hun organisatie kan betekenen en uiteindelijk om ze te overtuigen om over te stappen op E-Ordering/E-Invoicing. Je kunt uiteindelijk nog zo’n mooi systeem hebben wat technisch perfect werkt, maar als je geen leveranciers hebt die E-orders willen ontvangen en E-facturen willen sturen dan heb je er natuurlijk uiteindelijk alsnog niet zo veel aan.
In dit artikel lezen jullie meer over mijn ervaringen met de onboarding van leveranciers en in het bijzonder waar ik zoal tegenaan liep.

E-Ordering and E-Invoicing

In het P2P-project heb ik me gefocust op de elementen E-Ordering en E-Invoicing.

E-Ordering:
E-Ordering is ontwikkeld om bestaande communicatieflows gerelateerd aan orders te optimaliseren. Aan de ene kant is E-Invoicing heel interessant voor organisaties die veel facturen ontvangen, maar E-Ordering is juist interessant en nuttig voor de leverancier die veel orders ontvangt. Normaliter plaatst een klant een order door middel van een telefoontje of via de email als PDF bestand. De leverancier dient vervolgens handmatig de data om te zetten in hun eigen systeem. Wanneer je als organisatie veel orders ontvangt, kan dit een flinke klus worden. Door middel van E-Ordering wordt de order elektronisch geconverteerd naar de leveranciers.

E-Invoicing:

Dit is een vorm van elektronische facturatie. E-Invoicing bestaat uit een aantal verschillende technologieën en invoer mogelijkheden en wordt gebruikt als een verzamelnaam om methoden te beschrijven waarbij een factuur elektronisch ingediend wordt aan een klant om daarna betaald te worden. Een E-factuur kan worden gedefinieerd als gestructureerde data in EDI of XML formats, mogelijk gebruik makend van Internet gebaseerde web vormen. Deze documenten kunnen worden uitgewisseld op meerdere manieren zoals EDI, XML of CSV documenten.

Hoe krijg je leveranciers mee?

Oké dus je hebt een technisch goedwerkend systeem, dan is het natuurlijk wel fijn als je leveranciers je ook daadwerkelijk E-facturen willen sturen. Hoe kun je dit het beste bereiken?

• Bepaal je positie in de markt ten opzichte van je leveranciers. Ben je een grote speler in de markt? Als het antwoord hierop ja is, is dit nuttig om je leveranciers mee aan boord te krijgen, omdat het je zal voorzien van de juiste middelen om je leveranciers te overtuigen om over te stappen op E-Invoicing.
• Bepaal op welke leveranciers je je wil richten en waarvan je graag wilt dat ze overstappen op E-Invoicing. Dit zijn de leveranciers die de meeste facturen sturen. Hoe meer E-facturen je ontvangt, hoe beter dit is voor de organisatie. Analyseer de facturen van de afgelopen twee jaar om te bepalen op welke leveranciers je je moet richten. Bij de organisatie waar ik werkte, hebben we de grens getrokken bij 100 facturen per jaar. Dit betekent dat alle leveranciers die meer dan 100 facturen per jaar sturen, op welke manier dan ook, zouden moeten overstappen op E-Invoicing. Deze grens is natuurlijk willekeurig en subjectief: als een leverancier 99 facturen stuurt, betekent niet dat E-Invoicing niet handig is voor deze leverancier en als een leverancier 101 facturen stuurt betekent dit niet dat deze leverancier per se moet overstappen. Blijf altijd goed kijken naar het type leveranciers en de verwachtingen voor de toekomst, in het speciaal voor leveranciers die rondom het basisgetal (in dit geval 100) liggen.
• De reden waarom het het beste is om een voorselectie uit te voeren heeft te maken met afbakening en geld. Sommige organisaties hebben meer dan duizend leveranciers. Wanneer je met het project start, probeer je dan eerst te focussen op leveranciers die een impact kunnen maken op het resultaat. Leveranciers die tien facturen per jaar versturen zullen niet bijdragen aan jouw doelen op het gebied van efficiency. Daarnaast vraagt overstappen op E-Ordering/E-Invoicing een investering van je leveranciers. De grootte van deze investering hangt af van de optie/mate van integratie die de leverancier kiest. Desondanks is het niet waarschijnlijk dat leveranciers een positieve business case kunnen maken wanneer het maar om een paar facturen gaat. De investeringen en kosten vergeleken met de voordelen zijn waarschijnlijk niet groot genoeg om de investering te kunnen rechtvaardigen.
• Bepaal welke inkoper verantwoordelijk is voor elke geselecteerde leverancier. De inkoper kan je vertellen of de leverancier wel of geen geschikte kandidaat is voor E-Invoicing. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het contract binnenkort afloopt of dat de leverancier veel minder facturen is gaan sturen in de afgelopen jaren. Bovendien, wanneer je de leverancier benadert is dit het beste om te laten doen door iemand die de leverancier al kent. De inkoper heeft een relatie met de leverancier en kan de leverancier vragen om over te stappen naar E-Invoicing, of kan op zijn minst de juiste persoon vinden in de organisatie om dit onderwerp mee te bespreken.
• Uiteindelijk wil je het zo makkelijk mogelijk maken voor zowel je inkopers als je leveranciers, dus wees er zeker van dat je hen de goede informatie verstrekt. Organiseer een informatiebijeenkomst voor je inkopers om uit te leggen wat het inhoudt, wat er nodig is en wat er van hen verwacht wordt. Dit is ook nieuw voor hen. Help jouw inkopers door email templates, brochures en flyers te verstrekken die ze kunnen versturen naar hun leveranciers. Dit informatiemateriaal legt uit waarom de organisatie dit doet, wat het is, welke opties er zijn, wat de kosten zijn en heel belangrijk, wat de voordelen voor de leverancier zijn. Daarnaast, wanneer je hen vraagt een investering te maken, moet je heel duidelijk maken wat er voor hen ‘inzit’ en waarom je denkt dat deze investering gerechtvaardigd is.

En hoe gaat het nu echt?

Dus, je hebt een plan gemaakt, je hebt een lijst gemaakt van de leveranciers waar je je op wilt gaan richten, je hebt de inkopers geïnformeerd over wat je van hen verwacht en je hebt informatiemateriaal gemaakt zodat de klaar zijn om hun leveranciers mee aan boord te krijgen. Ik zal het nu vast vertellen: het is niet zo makkelijk als het lijkt. Verwacht niet dat het op deze manier zal gaan:

Organisatie X: “Lieve leveranciers, wij van organisatie X stappen over op E-Ordering/E-Invoicing. We vragen je vriendelijk om ook over te stappen en voortaan E-facturen te sturen in plaats van papieren of PDF facturen. Hier vind je wat informatie met de verschillende opties en kosten. Dus.. Welke optie heeft je voorkeur?”

Leverancier X: “Maar natuurlijk, wat een goed idee, ik wil graag optie X en ik zal dit proces gelijk in gang zetten zodat we snel kunnen beginnen met het implementeren van E-Invoicing.”

Helaas, zo makkelijk zal het niet gaan, dat kan ik je alvast vertellen. Een paar voorbeelden die illustreren wat je kan verwachten tijdens het hele onboarding proces:

1. Mensen reageren niet. Nooit. Je stuurt continue reminders, maar ze reageren alsnog niet of heel langzaam. Ze negeren je gewoon en denken dat wanneer ze dit volhouden dat het probleem, namelijk jouw aanvraag voor E-Invoicing, vanzelf weggaat (natuurlijk gaat dit niet lukken, omdat je simpelweg niet op gaat geven).
2. Sommige mensen zijn vreemd genoeg altijd op vakantie. Of ze hebben het kantoor net verlaten. Of ze werken niet op maandag. Of alleen niet op de dag dat jij hen belt om het onderwerp te bespreken.
3. Grote organisaties weten wat E-Invoicing is. En meerdere van die organisaties werken er al mee en zijn meer dan bereid om over te stappen op E-Invoicing. Maar de meeste organisaties hebben geen idee wat E-Ordering of E-Invoicing is en wat het voor hen kan betekenen. Ze sturen nog steeds papieren facturen of facturen in PDF via de email. Dit is voor deze leveranciers al heel digitaal en ze voelen niet de noodzaak om iets te veranderen, omdat de huidige manier voor hen goed werkt. Als je hen vraagt om een E-factuur te sturen dan reageren ze bijna altijd dat ze dat al doen, omdat ze facturen in PDF versturen. Ze begrijpen niet wat het is. Dus voor veel leveranciers is dit onderwerp onbekend en staat het dan ook niet bovenaan hun prioriteitenlijst.
4. Ze zien alleen het € teken. Ze zullen vragen waarom het nodig is dat ze moeten betalen voor iets wat jij wilt. Ze zien de voordelen van het systeem niet of realiseren niet dat dit de toekomst is en dat dit de standaard zal zijn binnen een paar jaar. Over een aantal jaar zullen veel andere klanten ook vragen of ze over willen gaan op E-Invoicing en zullen ze wijselijk kiezen voor een systeem dat ze ook kunnen gebruiken voor andere klanten. Maar voor nu zien ze de voordelen nog niet om te investeren.
5. Mensen lezen niet/slecht. Ze lezen de informatie die je opstuurt niet goed. Wanneer ze uiteindelijk besluiten om over te stappen op E-Invoicing, komen ze terug bij je als ze eenmaal hebben uitgevonden dat dit een investering vraagt en nemen ze je het kwalijk dat je dit nog niet hebt verteld.
6. Wanneer ze akkoord gaan met het overstappen naar E-Invoicing, en het E-procurement systeem stuurt ze een contract, kunnen ze het of niet meer vinden in hun e-mail of ze zijn niet bereikbaar meer. Het lijkt alsof ze verdwenen zijn van de aardbodem (zie punt 1).
7. Een ander knelpunt heeft ermee te maken dat bij de leverancier niet altijd meteen de juiste mensen worden aangehaakt. Een accountmanager kan akkoord geven op de overstap naar E-Invoicing, maar als de IT-afdeling daarin niet meegenomen is de kans groot dat er issues optreden die de implementatie vertragen (niet de juiste tools, andere prioriteiten etc.)
8. Het laatste punt heeft te maken met de inkopers. Zoals beschreven in de vorige paragraaf is het de bedoeling dat de inkoper contact opneemt met de leverancier en ervoor zorgt dat de leverancier overstapt op E-Invoicing. Als projectleider ben je dit hele proces aan het coördineren en dit betekent dat je de status van elke leverancier wil weten. Maar in veel gevallen doet de inkoper niet wat hem/haar gevraagd wordt, hij/zij negeert alle vragen die je stelt. Het overtuigen van leveranciers om over te stappen op E-Invoicing staat niet op hun prioriteitenlijst, waardoor er veel vertraging ontstaat en er geen concrete stappen worden gemaakt.

Aanbevelingen

Er is geen magisch antwoord op de vraag hoe je bovenstaande problemen kunt oplossen. Echter, er zijn wel een paar dingen die je kunt doen die het makkelijker maken voor jezelf en die voorkomen dat het onboardingsproces ‘stuck in the middle’ raakt, zonder enige vooruitgang.

• • Maak heel duidelijk wat je verwacht van bepaalde mensen. Je hebt de hulp nodig van inkopers dus het is belangrijk dat ze meewerken. Het is daarvoor noodzakelijk dat hun managers je kunnen helpen op het moment dat ze niet doen wat ze gevraagd wordt met betrekking tot het onboardingsproces. Denk aan het opnemen van KPI’s op het gebied van het aansluiten van leveranciers en het maandelijks rapporteren/sturen op de voortgang.
  • Zorg voor een goede escalatiestructuur. Wat doe je als een leverancier niet wil overstappen? Wat doe je als een inkoper niet wil meewerken? Je moet weten wie welke beslissingen kan namen over hoe nu verder met een bepaalde inkoper of leverancier.
  • Organiseer een informatiebijeenkomst voor leveranciers en leg ze uit wat E-Invoicing en E-Ordering is en wat je van hen verwacht. Nodig je E-Procurement systeem uit om een presentatie en een demonstratie te geven waarmee duidelijk wordt hoe alles werkt. Leg uit waarom je dit wil doen en wat de voordelen zijn. Dit maakt het makkelijker om te communiceren met je leveranciers, omdat ze niet direct weten waar je het over hebt. Ze voelen zich ook gewaardeerd als je de tijd neemt om zo’n evenement te organiseren.
  • Wees er zeker van dat jij en je collega’s gemotiveerd blijven. Het implementeren van een E-procurement systeem blijft een moeilijk proces. Wat we deden bij de organisatie waar ik werkte, was het maken van een grote kalender waar we bijhielden hoeveel dagen het nog duurde voor het E-procurement systeem live ging. Elke dag was het de bedoeling dat iemand die betrokken was bij het proces een selfie maakte en deze werd daarna op het intranet geplaatst. Hij/zij kon daarna een volgende persoon nomineren.

Tot slot

E-Ordering en E-Invoicing is de toekomst. Over een aantal jaar zal dit de nieuwe standaard zijn. Het aan boord krijgen van je leveranciers kan een lang en moeilijk proces zijn en dit maakt het er niet makkelijker op. Soms kost het wat tijd voor je de resultaten van je harde werk ziet, maar heel langzaam zullen meer leveranciers instappen. Het kost gewoon tijd.

Carmen van Kruisbergen
Consultant – Supply Value

Dit artikel verscheen eerder in online magazine consultancy.uk