Als gevolg van het coronavirus worden momenteel alle evenementen afgelast en wordt er geadviseerd, indien mogelijk, om zo veel mogelijk thuis te werken de aankomende weken. In vergelijking met andere landen in Europa, werken we in Nederland het meeste vanuit thuis. Het gemiddelde voor Europa ligt op 5 procent en in Nederland werkt 14 procent van de werkende bevolking regelmatig vanuit thuis. Ondanks het hoger percentage, zal ook in Nederland voor veel mensen het thuiswerken tegenvallen en voor uitdagingen zorgen. Hoe kun je bijvoorbeeld je projecten vanuit thuis managen? Hoe kun je samenwerken met je collega’s en/of opdrachtgevers vanuit thuis om projecten succesvol af te ronden? En wat zijn handige tools om digitaal te overleggen en documenten te delen? In dit inzicht worden een aantal handige tips en tools gegeven hoe je zo productief en efficiënt mogelijk aan de slag kunt gaan en kunt zorgen dat jouw project, ook vanuit thuis, naadloos doorloopt.

1. Communiceren met je collega’s en opdrachtgevers
Weten waar je collega’s mee bezig zijn thuis en elkaar en de opdrachtgevers op de hoogte houden? Hier zijn een aantal handige tips en tools voor. Thuis werken betekent geen face-to-face vergaderingen en (koffie)gesprekken met je collega’s of opdrachtgevers. Deze gesprekken worden nu via de telefoon of laptop gevoerd. Maar waar moet je nu extra op letten wanneer je digitaal communiceert?

• Het is allereerst belangrijk om te zorgen dat je data veilig kan communiceren. Digitale gesprekken met collega’s en opdrachtgevers bevatten namelijk vaak gevoelige informatie.
• Daarnaast is het belangrijk dat je informatie snel kan uitwisselen en een goed overzicht hiervan creëert. Zorg dus voor een directe chatoptie die de tientallen mails kan vervangen voor wanneer je een langer en actief gesprek aan wil gaan.

Een aantal handige opties om voor een goede digitale communicatie te zorgen zijn bijvoorbeeld Microsoft Teams en Slack. Bij beide is het mogelijk om andere apps en services te integreren zoals office 365 en/of Dropbox. Daarnaast hebben deze tools een chat optie waar documenten en berichten gemakkelijk privé of naar groepen verstuurd kunnen worden. Ook kan er gebruik worden gemaakt van een “videocall” om met je projectteam te vergaderen. Een bijkomend voordeel aan videobellen is dat je elkaar ziet! Zo pik je ook die o zo belangrijke non-verbale communicatie op en wordt het gesprek een stuk persoonlijker.

2. Een planning maken en uitvoeren vanuit thuis
De huidige ontwikkelingen omtrent het coronavirus en de maatregelen die hierdoor worden ingevoerd kunnen van invloed zijn op huidige, maar ook toekomstige projectplanningenkalenders. Daarom is het belangrijk om deze opnieuw te bekijken en in te schatten hoe realistisch deze nog is. Hierbij kun je vragen stellen zoals: wat voor invloed hebben de maatregelen op jouw projecten? Is het mogelijk om de huidige planning waar te maken, of moet er iets uitgesteld worden? Wat kan er precies uitgesteld worden? Als er niets uitgesteld kan worden, welke maatregelen moet/kan ik dan nemen? Bij deze vragen is het ook van belang om je opdrachtgevers en andere stakeholders te betrekken. De wijzigingen in de planning, prioritering, werkwijze en de vervolgstappen moeten duidelijk gecommuniceerd worden.
Wanneer je niet meer fysiek om een tafel met elkaar kunt zitten om een planning te maken en te bespreken, welke opties heb je dan? Online zijn een aantal handige tools voor efficiënt en effectief plannen, samenwerken en projectmanagement. De onderstaande punten zijn belangrijk wanneer je een planningstool gaat gebruiken:

• Het is geschikt voor het organiseren en coördineren van teams en het managen van projecten. Taken kunnen gemakkelijk verdeeld en toegewezen worden aan teamgenoten.
• Het is van belang om gemakkelijk deadlines te monitoren, inzicht te krijgen in de projectstatus en vooruit te kunnen plannen.
• De planningstool kan op een gemakkelijke manier als hulpmiddel tijdens meetings ingezet en besproken worden.
• Voor projectgroepen die graag op een Agile manier werken is het belangrijk dat het werk dat gedaan moet worden in een sprint vastgesteld en bijgehouden kan worden.

Een aantal handige en veel gebruikte alternatieven hiervoor zijn de Planner van Microsoft, Trello (voor kleinere projecten), Asana (voor grotere projecten) en PlanITpoker. De laatste tool is specifiek gemaakt voor Agile projectteams om via een online planning poker app taken op een makkelijke manier in te schatten en te monitoren.