Eén projectteam om samenwerking te bevorderen

In het gros van de projecten waar Supply Value als projectmanager optreedt spelen leveranciers of partners een rol. Er wordt dan ook veel geïnvesteerd in samenwerking, op alle niveaus. In het voorbeeld dat hier wordt aangekaart was dit ook van groot belang, verschillende partijen waren namelijk erg afhankelijk van elkaar om een goed product op te kunnen leveren. Om deze reden is er één projectteam gecreëerd. Het voorbeeld betreft een project waarin een IT-applicatie wordt gebouwd samen met leveranciers.  Er wordt volgens Prince2/Agile methode gewerkt wat betekent dat het operationele proces door een scrumteam wordt uitgevoerd. De projectleider stuurt in overleg met de product owner het scrumteam aan en rapporteert aan de stuurgroep. De overgang van Agile naar Prince2 zit dus bij de product owner en de projectleider. Om een optimale samenwerking tussen leveranciers te stimuleren is een aantal zaken op operationeel niveau ingericht:

• Iedereen die een bijdrage aan het eindproduct levert zit in het scrumteam. Het scrumteam bestaat dus uit werknemers uit de organisatie van de opdrachtgever, en uit werknemers van de verschillende leveranciers. Van iedereen wordt verwacht dat zij de Agile werkwijze kennen.
• Een Agile coach traint het team in scrum en assisteert de scrum master in het bevorderen van de samenwerking binnen het team. Ook geeft de Agile coach adviezen over de rol van het scrumteam binnen de rest van de organisatie, welke niet Agile is gestructureerd.
• Leveranciers dienen elkaar feedback te geven over hun werkwijze en hoe als team efficiënter en effectiever gewerkt kan worden.
• Voordat ingewikkelde onderdelen worden gebouwd waar nog geen ervaring in is opgedaan, wordt een Proof of Concept uitgevoerd. Op deze manier wordt snel inzichtelijk waar bottlenecks zitten en kan hier een oplossing voor worden gezocht voordat dit onderdeel wordt gebouwd.
• Het scrumteam dient gezamenlijk risico’s aan te dragen en te bespreken. Dus ook als er risico’s bij een andere leverancier worden geconstateerd.

Deze manier van werken tussen leveranciers vergt vertrouwen en een goede onderlinge verstandhouding, wat uiteindelijk lijdt tot minimale coördinatie van opdrachtgever en lage transactiekosten. Er is daarom veel energie gestoken in het uitvoeren van een goede retrospective door een goede scrum master. Het is mooi om te zien dat het team elke sprint volwassener werd en daardoor ook steeds meer energie kreeg.

Aandacht voor het project op alle niveaus

Om ook bestand te zijn op het moment dat er zaken in het project misgaan, is ervoor gezorgd dat de samenwerking op alle niveaus goed ingericht is. Naast de operationele samenwerking zoals net uitgelegd, is tactisch en operationeel niveau samengevoegd op belangrijke momenten. Dit betekent bijvoorbeeld dat alle projectmanagers van alle leveranciers bij de projectstart betrokken zijn, zodat zij elkaar kennen en wanneer het nodig is elkaar kunnen aanspreken. Daarnaast zijn architecten (zowel van opdrachtgever als leveranciers) en business analist bij de refinements en sprint planning betrokken zodat tijdens de sprint men niet voor verrassingen komt te staan. Door business analist en architecten van alle partijen te verenigen wordt aan de voorkant al uitgedacht waar moeilijkheden kunnen optreden. Deze worden vervolgens als risico aangekaart bij de projectmanager.

Het inrichten van deze structuren is niet het enige wat nodig is, want hoe kan voorkomen worden dat wanneer het project niet dreigt te kunnen leveren, de leveranciers niet terugvallen op hun contract en zich indekken dat zij hebben geleverd wat gevraagd is? U als opdrachtgever wilt immers een werkend product, liever dan een contract dat op de letter netjes wordt geleverd. Om deze reden is ook een strategisch overleg opgezet waarin de directeur van opdracht gevende organisatie de directeuren van de leveranciers uitnodigt. Tijdens dit overleg wordt ingegaan op hoe de organisaties met elkaar omgaan wanneer tegenslagen zich mogelijk voordoen. Wordt op traditionele wijze samengewerkt en richt iedereen zich één voor één afzonderlijk richting opdrachtgever? Of bellen we eerst elkaar, om onderling tot een oplossing te komen? In dat geval wordt een echte netwerksamenwerking opgezet.