Wat kan RPA voor u betekenen?

Repeterende processen, tijdsintensieve taken of verspilling van het talent van uw medewerkers door bureaucratie? Herkent u deze problemen? Softwarerobots kunnen u helpen bij het verbeteren van deze situatie. Vrijwel alle werkzaamheden die vaak voorkomen en een repeterend karakter hebben, lenen zich voor verbetering door middel van Robotic Proces Automation (RPA). Een softwarerobot is per handeling sneller, maakt minder fouten, is goedkoper en leert van zijn eigen werk. De initiële kosten voor het programmeren van zo’n robot, die vroeger heel hoog waren, zijn steeds verder afgenomen terwijl de functionele mogelijkheden zijn uitgebreid. Hierdoor is RPA in steeds meer processen toepasbaar en is de investering de moeite waard!

Wanneer goed geprogrammeerd, kan het grote voordelen hebben en vele malen sneller en beter werken dan mensen kunnen. Uit eigen onderzoek is gebleken dat veel organisaties weinig of geheel niet bekend zijn met RPA en daarom niet goed weten waar ze kunnen beginnen. Tegelijkertijd lopen zij tegen diverse uitdagingen aan, denk bijvoorbeeld aan:

  • Het handmatig overtikken van medische dossiers of ID kaarten;
  • Het afhandelen van schadeclaims in de verzekeringswereld;
  • Het in behandeling nemen van vergunningsaanvragen door een gemeente;
  • Het handmatig checken van de voorraad van producten;
  • Het schrijven van standaardrapporten.

Welke toegevoegde waarde kan RPA voor uw organisatie hebben?
RPA biedt organisaties de mogelijkheid om medewerkers meer zinvolle denktaken te laten vervullen. Door hen repeterende, vaak administratieve handelingen uit handen te nemen, ontstaat de ruimte om de werkzaamheden zinvoller en uitdagender in te delen. Denk bijvoorbeeld aan meer focus op klantcontact en relatiebeheer. Hierdoor wordt de effectiviteit van de medewerkers verhoogd. Daarnaast wordt de operationele snelheid verhoogd en het aantal fouten beperkt door repeterende taken te automatiseren. Doordat de robots 24/7 beschikbaar zijn om taken te verrichten, kunnen bepaalde werkzaamheden ook buiten kantoortijden doorgaan. Dit verhoogt de algehele efficiëntie van de processen.

Uitdagingen bij het implementeren van RPA

RPA kent ook een aantal uitdagingen. Het betreft immers wel het integreren van nieuwe technologie in de huidige bedrijfsarchitectuur en een vernieuwde samenwerking tussen mens en technologie. Er zijn verschillende soorten uitdagingen en veel voorkomende misverstanden die aangepakt moeten worden wanneer u RPA succesvol wilt implementeren. Wij zien met name de volgende uitdagingen bij RPA implementaties:

  1. RPA is meestal een korte-termijn/interim oplossing.
    Uiteraard kan RPA een onmiddellijke oplossing en voordeel bieden, maar op de lange termijn vereist ook RPA meer complexe platformen en frequente evaluatie en optimalisatie van de werkwijze.
  2. RPA automatiseert een duidelijk omschreven proces.
    Dit kan een uitdaging zijn voor organisaties die geen duidelijke processen hebben gedefinieerd. Het komt vaak voor dat organisaties beginnen te automatiseren, maar ofwel de verkeerde zaken automatiseren, ofwel de doelstelling van het proces niet duidelijk hebben.
  3. Hoge vaste kosten, lage variabele kosten.
    Het is een feit dat geautomatiseerde processen duur zijn om te implementeren, waarbij de opbrengsten pas in de loop van de tijd ontstaan. Het vereist specifieke en geoefende vaardigheden om de geautomatiseerde processen succesvol te realiseren. Het heeft dus volume nodig om het lonend te maken, bij de organisatie zelf of bij een ingehuurde leverancier. De financiële drempel gaat wel steeds verder omlaag omdat software en implementatie-ervaring steeds ruimer voorhanden zijn.
  4. RPA-onderhoud.
    Tijdens het uitvoeren van de processen vereisen RPA-oplossingen enig onderhoud. Een RPA softwarerobot is gevoelig voor veranderingen in de gebruikersinterface, daardoor is het noodzakelijk om de RPA robots te onderhouden. Wanneer een softwarerobot meerdere taken heeft, kan het onderhouden complex en lastig worden.
  5. Weerstand van werknemers.
    Weerstand, of op zijn zachtst gewenning, is een van de grootste uitdagingen in RPA trajecten vanwege het feit dat mensen van nature nu eenmaal niet dol zijn op verandering. Elke verandering die gepaard gaat met de implementatie van nieuwe technologie kan stressvol zijn voor de werknemers, omdat ze een verandering in hun verantwoordelijkheden ervaren. Daarnaast is er bij de implementatie van RPA vaak angst dat banen verdwijnen doordat taken worden geautomatiseerd.

Hoe kan Supply Value helpen bij het overwinnen van die uitdagingen? 

Wij kunnen u helpen met het overwinnen van de RPA uitdagingen en het (bege)leiden van een succesvolle implementatie. Wij ondersteunen u bij het gehele proces van de voorbereiding tot aan de borging van de geautomatiseerde processen en de bijbehorende baten.

We beginnen bij het opstellen van de business case en de architectuur. Vaak blijkt RPA vooral nuttig voor organisaties die hun door legacy-applicaties ondersteunde systemen willen moderniseren. Denk dan aan ERP-systemen die al tientallen jaren in gebruik zijn. Het kan een behoorlijke uitdaging zijn om dit soort implementaties te vervangen, omdat er unieke features en data van een bedrijf letterlijk ‘in de systemen zitten. De softwarerobots kunnen ondersteuning bieden bij het overstappen naar een modern systeem. Ze voeren dan meerdere taken en stappen uit. Denk daarbij aan het inloggen in het oude systeem om er bestanden uit te halen, om daarna in te loggen in de nieuwere applicatie en de bestandsdata in te voeren. Vervolgens kunnen de RPA robots toegewezen taken uitvoeren in het nieuw systeem.

In de business case berekenen wij de automatiseringscomplexiteit en -potentie van de processen. Vervolgens brengen wij de voordelen in kaart en prioriteren wij de processen onderling. Op deze manier maken wij een onderbouwde keuze in het (al dan niet) automatiseren van processen en in welke volgorde dit wordt gedaan.

Wij helpen u met pakketselectie en voeren de businessanalyse uit. Hierbij focussen we eerst op het optimaliseren van uw processen, voordat we beginnen met automatiseren. Samen met de proceseigenaar brengen we het huidige proces en alle relevante data in kaart. Vervolgens ontwerpen wij samen met de proceseigenaar, RPA-ontwikkelaar en systeembeheerder het gewenste proces. We identificeren wat vooraf verbeterd of anders ingericht kan worden om eventuele RPA-fouten te voorkomen. Bovendien betrekken wij in dit proces uw medewerkers om over de komende stappen na te denken. Uiteraarddocumenteren wij dit zorgvuldig, zodat de RPA-ontwikkelaar na de analyse en de selectie van de oplossing direct aan de slag kan met het bouwen van de oplossing.

Template: Proces Ontwerp Document

In de uitvoeringsfase verzorgen wij het projectmanagement voor u. Wij beheersen risico’s en wijzigingen die opduiken tijdens het bouwen van de RPA-oplossing. Daarnaast zorgen wij dat alle tests worden uitgevoerd en gedocumenteerd. Alle issues die zich voordoen tijdens de testcases worden vastgelegd in een issuelog en per stuk behandeld.

Template: Testcase

Als de RPA-oplossing gereed is voor livegang is het zaak dat medewerkers tijdig worden getraind en werkinstructies worden opgesteld of aangepast voor de nieuwe situatie. Voor een succesvolle implementatie is gedegen verandermanagement essentieel. Wij helpen u om de communicatie naar alle betrokkenen in de organisatie goed in te richten, zodat alle belanghebbenden volledig en tijdig geïnformeerd worden. Ook kunnen wij u ook begeleiden tijdens het gehele verandertraject. Hierbij kunnen wij u bijvoorbeeld helpen met het opzetten en uitvoeren van een passende veranderstrategie, draagvlak creëren bij de medewerkers en het realiseren van uw doelstellingen.

Na de invoering en in de operationele fase van de geautomatiseerde processen kunnen wij performance assessments uitvoeren en wijzigingsverzoeken managen.

Template: Aanvraag Veranderinitiatief

RPA-oplossing in de praktijk

Zorgsector

Herkenbare uitdagingen
  1. Het inzichtelijk houden van medische dossiers
  2. Het verwerken van claims
  3. Het bereiken van optimale personeelsbezetting

RPA kan een oplossing bieden door:
  1. Softwarerobots in te zetten voor het nauwkeurig bijhouden en synchroniseren van medische dossiers tussen dienstverleners, laboratoria, apotheken.
  2. Een RPA taak te initiëren die alle benodigde data verzamelt en op een veilige manier naar het claim management systeem overdraagt.
  3. Gegevensuitwisselingen tussen verschillende applicaties te automatiseren. De gesynchroniseerde en up-to-date applicaties zorgen dat personeel op de juiste plaats en efficiënt kan werken.

FMCG sector

Herkenbare uitdagingen
  1. Een actuele leveringsstatus
  2. Een oplossing bij niet tijdige of foutieve leveringen
  3. Een snellere betaling van openstaande facturen

RPA kan een oplossing bieden door:
  1. De systeemverwerkingen van een leveringsstatus te automatiseren. Dit zorgt voor meer efficiëntie en beperkt de kans op foutieve gegevens.
  2. Softwarerobots leveringsdocumenten laten vergelijken met een order en foutieve productleveringen te rapporteren en herstellen.
  3. Het uploaden van documenten en matchen met de bijbehorende verkooporders te automatiseren met RPA softwarerobots.

Publieke sector

Herkenbare uitdagingen
  1. Gegevensveiligheid en -betrouwbaarheid
  2. Toenemende kosten en complexiteit
  3. Responsieve klantenservice
RPA kan een oplossing bieden door:
  1. De mogelijkheid te creëren om uitgevoerde processtappen ‘terug te kijken’. RPA houdt een audit trial bij waarin alle doorgevoerde handelingen geregistreerd worden.
  2. Alle terugkerende administratieve taken te automatiseren. Dit stelt de afdelingen in staat om makkelijk aanpassingen te doen binnen het proces en daarmee kosten en complexiteit terug te dringen.
  3. Systemen te automatiseren en hiermee de doorlooptijd van de dienstverlening te reduceren. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van de dienstverlening en klanttevredenheid.

     

Download

Download hier alles over de RPA technologie in één duidelijk overzicht.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over Supply Value?

Neem contact op