Inkoopbeleid en governance:​
De inkoopstrategie en het beleid van een organisatie zijn als het goed is afgeleid van de organisatiestrategie die op haar beurt gebaseerd is op een interne en externe analyse. Een goed inkoopbeleid onderscheidt zich door: SMART doelstellingen, focus en duidelijke keuzes waardoor iedereen in de organisatie weet wat er van hem/haar verwacht wordt.​

De inrichting van de inkooporganisatie is in grote mate afhankelijk van de omvang en complexiteit van hetgeen ingekocht wordt en van de volwassenheid van de inkoopfunctie. Onvolwassen inkoopfuncties kenmerken zicht door een administratieve inrichting en zijn vaak decentraal georganiseerd. Meer volwassen inrichtingen richten zich op prijs en kosten (commerciële oriëntatie) en zijn vaak meer centraal georganiseerd. De meest volwassen inkooporganisaties zijn gericht op waarde creatie. Er zijn bedrijfsbrede standaards en rapportage lijnen en de uitvoering vindt zo dicht mogelijk bij de business plaats.​

Primaire inkoopprocessen​
Iedere organisatie heeft processen om producten en diensten te bestellen en geleverd te krijgen. Meer professionele organisaties bestellen zoveel mogelijk onder contract en managen de contracten en leveranciers selectief. De meest volwassen inkooporganisaties voeren categoriemanagement uit en kijken samen met de business eigenaren meerdere jaren en op strategisch niveau naar datgene dat nodig is.​

• Categoriemanagement richt zich op het opstellen en uitvoeren van een lange termijn sourcingsstrategie (zelf maken, uitbesteden, inhuren, samen doen) en kijkt 3-5 jaar vooruit. Dit gebeurt per inkoopcategorie, waardoor beter kan worden ingespeeld op de specifieke kenmerken van de leveranciersmarkt voor die categorie.  Doel van categoriemanagement is het maximaliseren van de toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico, impact op mens en milieu en kosten.
  ​
• ​Source to contract richt zich op het opstellen van een tenderstrategie, het doen van marktverkenningen (RFI), het uitschrijven van tenders/aanbestedingen (RFP), het selecteren van de beste leverancier en het concretiseren van de aanpak en plannen om vervolgens de leverancier te kunnen contracteren.​Bekijk het IT value Contractmanagement model
• ​Contract en leveranciersmanagement richt zich op het situationeel beheren en managen van (de performance van) contracten en leveranciers om zo te zorgen dat u maximale waarde krijgt voor uw geld gedurende de gehele levenscyclus van het contract cq de relatie met de leverancier.​Bekijk het IT value sourcing model
• Aanvraag tot betalen richt zich op het afroepen van goederen en diensten onder bestaande contracten, de ontvangst, kwaliteitscontrole/prestatieverklaring en vervolgens het afhandelen van facturen.

Ondersteunende processen​

• Personeelsmanagement richt zich op het opstellen en uitvoeren van het strategisch, tactisch en operationeel personeelsplan inclusief de plan – voortgang – beoordeling cyclus op basis van persoonlijk ontwikkelplan en resultaatafspraken en de bijbehorende opleidingsplannen.
  
• Kennis- en informatiemanagement richt zich op het beschikbaar stellen van de juiste kennis en informatie over de interne klanten, de markt en de eigen processen.
• Prestatiemanagement richt zich op het definiëren, cascaderen, monitoren en bijsturen op basis van (kritische) prestatieindicatoren. Inkoop specifieke onderdelen van deze functie zijn rapportages over leveranciersperformance en inkoopuitgaven.
• Digitale ondersteuning gaat over het beschikbaar stellen van tools voor het uitvoeren van veilingen, tenders, contractbeheer en -management, leveranciersmanagement en het bestellen tot betalen proces. ​

Zie ook ons onderzoek naar de e-procurement software markt.