Aanbesteding in 10 dagen
Regelmatig komen wij bij publieke organisaties die maanden doen over het opstellen van specificaties voor hun aanbesteding, vooral als het gaat om complexe diensten of producten of als er veel stakeholders betrokken zijn. Dat leidt niet alleen tot onnodig hoge kosten (denk alleen al aan de overhead) en lange doorlooptijden, maar ook tot onrechtmatigheid (mensen zoeken sluiproutes) en tot gebrekkige kwaliteit (zonder focus wordt er half werk geleverd). Onlangs hebben wij een ZBO, ministerie van VWS en een gemeente hierbij geholpen met behulp van de methodiek aanbesteding in 10 dagen. De gemeente had negen maanden gewerkt aan een programma van eisen voor het kopen van datacenterdiensten. Er lag een programma van eisen dat niet compleet, niet consistent en niet concreet was. Door inzet van onze aanbesteding in 10 dagen methodiek hielpen wij om binnen een zeer korte tijd alsnog een aanbesteding uit te voeren!
Een langdurige specificatiefase leidt tot hoge overheadkosten, verlies van energie, risico op inconsistenties en onnodig lange wachttijden. Het is tijd om een einde te maken aan al deze verspilling, daarom heeft Supply Value haar innovatiekracht ingezet om voor u binnen een zeer korte tijd, met de focus op een hogere kwaliteit, een aanbesteding te realiseren. Wij focussen op drie key elementen om dit te realiseren: het aanbestedingsteam, processen en tools & methodes.
1. Het aanbestedingsteam
Het eerste onderdeel betreft het team waarmee u werkt. Het is van belang om beschikking te hebben over een toegewijd team wat bevoegd is om besluiten te nemen. Met toegewijd bedoelen we ook echt toegewijd: gedurende die 10 dagen moet er niets anders op de agenda staan. Maar wat is nou de beste samenstelling van het team? Dit kan per aanbesteding verschillen, maar voor elke aanbesteding is het key om een multidisciplinair team in te richten. Denk hierbij aan een team met bijvoorbeeld de volgende experts: de opdrachtgever, inkoopafdeling, contract- en leveranciersmanagement, juridische zaken en de juiste experts vanuit de business. Daarnaast zie je ook in ieder geval twee facilitators in het team: een procesbegeleider en een procesondersteuner. Het is van belang om rekening te houden met het feit dat dit team 10 dagen lang met elkaar in één ruimte zit en zeer intensief samenwerkt, of vanuit thuis via een digitale werkomgeving. Een goede balans is daarom cruciaal in dit proces. Wij kunnen u adviseren over de juiste teamsamentelling en hoe u een goede balans en samenwerking kunt stimuleren tijdens die 10 dagen. Daarnaast kunnen wij u adviseren over de meest effectieve online tools om dit proces ook digitaal succesvol af te kunnen ronden.
2. Processen in kaart brengen en versnellen
Het in kaart brengen van het huidige inkoopproces is een tweede belangrijke stap om tijdwinst te behalen. We bekijken samen hoe we het proces kunnen versnellen. Dit doen we door de knelpunten en mogelijkheden van het huidige proces inzichtelijk te maken. Door de knelpunten aan te pakken en nieuwe kansen te benutten wordt de gewenste situatie in kaart gebracht. Een voorbeeld van een mogelijk knelpunt is besluitvorming. Besluiten nemen is een van de redenen waardoor de voorbereiding van een aanbesteding vaak veel tijd in beslag neemt. Tijdens een aanbestedingsproces moeten er nu eenmaal veel besluiten worden genomen. En die besluiten moeten ook nog eens door verschillende personen in de organisatie gereviseerd en geaccordeerd worden. Door deze werkwijze gaat een document vaak de hele organisatie door. Samen met u brengen we de mogelijkheden in kaart en pakken we de knelpunten aan in het aanbestedingsproces.
3. Tools, methodes en technieken
De derde manier waarop u tijd kunt besparen is door gebruik te maken van de Value Sprint methode. Deze methode is ontwikkeld door Supply Value en bestaat uit een iteratief proces, waarmee u via twee onderdelen tijdswinst kunt behalen. Allereerst stelt de Value Sprint methode u in staat om u in te leven in de gedachten en verwachtingen van uw klanten en stakeholders. Ten tweede kunt u met deze methode kort-cyclisch testen en evalueren of de besluiten die u neemt en de resultaten die u oplevert aansluiten bij hun verwachtingen. Op deze manier voorkomt u dat beslissingen worden genomen en uitgewerkt, waarvan later blijkt dat die niet aan de verwachtingen van uw klanten en stakeholders voldoen.
De traditionele manier van aanbesteden, waarbij men rond de tafel gaat zitten om wensen en eisen te bespreken, werkt in deze situatie niet. In plaats daarvan hanteren wij verschillende interactieve werkvormen. Op deze manier wordt de juiste informatie en kennis naar boven gehaald en discussie gevoerd. De Value Sprint methode wordt vaak ingezet met andere tools van Supply Value bijvoorbeeld het IT Value Sourcing model wanneer uw aanbesteding gerelateerd is aan IT. Met dit model worden op een gestandaardiseerde wijze alle doelstellingen, eisen en wensen voor het inkopen van IT in kaart gebracht.
Een ander voorbeeld is het Value Contract Management model. Dit model geeft het inkoopproces weer en brengt succesfactoren van verschillende methodieken samen, deze kunnen tijdens de juiste fase van het proces toegepast worden en voor een succesvolle inkoopproces zorgen.
Naast de genoemde methodes en tools, maken wij gebruik van een aantal technieken om een goede samenwerking te stimuleren en gezamenlijk het proces succesvol af te ronden. Denk hierbij aan verschillende interactieve werkvormen met out-of-the-box opdrachten en energizers die tussendoor worden ingezet om een juiste balans te creëren tussen samenwerken en documenten produceren.
Benieuwd hoe u deze drie stappen kunt inzetten om een aanbesteding te realiseren binnen 10 dagen, of zelfs korter bij een eenvoudigere vraagstelling, en ontvangt u graag meer informatie? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op! Of maak gelijk een afspraak met een van onze experts.
Wilt u zelf aan de slag met een aanbesteding in 10 dagen? Schrijf u dan hier in voor onze toolkit!
Nederlands 
English (UK) 
Deutsch 
Français