Kan uw organisatie zonder robots?
Voert u dagelijks standaard handelingen uit? Heeft u veel administratief werk om handen? Of typt u handmatig gegevens over in uw systemen? Dat kan sneller en nauwkeuriger door middel van Robotic Process Automation (RPA). RPA is de technologie waarbij computersoftware bedrijfsprocessen automatiseert die repetitief, gebaseerd op regels en gestructureerd zijn. Veel financiële organisaties passen deze technologie al toe, maar ook de populariteit in andere sectoren neemt toe. Daarentegen zien wij ook dat organisaties het lastig vinden om in te schatten of een bedrijfsproces geschikt is voor toepassing van RPA dan wel wat de te verwachten voordelen en kosten zijn. Wij nemen u in dit inzicht kort mee in de factoren die bepalend zijn voor het succesvol toepassen van RPA op een of meer van uw processen.
Invoeren van gegevens
De kans op een succesvolle inzet van RPA is het hoogst wanneer uw invoergegevens al digitaal en gestructureerd zijn. Dit betekent dat de benodigde gegevens voor uw proces digitaal of op zijn minst in een voorspelbaar formaat worden aangeleverd of beschikbaar zijn. Een robot werkt namelijk volgens vooraf geprogrammeerde regels, bijvoorbeeld als de waarde van X hoger is dan 500 dan veld Y in systeem Z vullen met ‘ja’. Als u uw gegevens niet digitaal ontvangt, raden wij u aan om uw invoer eerst te digitaliseren alvorens u begint met RPA. Oplossingen hiervoor variëren van het scannen van papieren post tot en met het creëren van een portal waarop de gegevens door uw klanten of een derde partij worden ingevoerd. Wanneer de invoer zelfs niet gestructureerd is, kunt u overwegen om, als laagdrempelige oplossing, formulieren of vragenlijsten te ontwerpen en de aanleverende partijen te vragen om deze te gebruiken.
Proces- en applicatiestabiliteit
Daarnaast is proces- en applicatiestabiliteit een belangrijke factor die meespeelt. Een softwarerobot werkt volgens vaste regels en kan niet omgaan met niet gedefinieerde uitzonderingen of onvoorspelbare scenario’s. Ook moet bij elke wijziging van het proces de geautomatiseerde versie daarvan worden aangepast. Veel van de huidige oplossingen kunnen wel ‘bijleren’, op basis van de ervaring met nieuwe invoer, maar dit vergt dan alsnog toezicht door uw mensen. Deze vorm van RPA, waarbij een menselijke handeling benodigd is om de robot te laten werken, wordt ook wel attended RPA genoemd. Bij de andere vorm van RPA, unattended RPA, is er, zoals de naam al zegt, geen menselijke handeling benodigd om de robot te laten werken. In de download zullen wij u verder meenemen in deze twee vormen van RPA.
Een RPA-oplossing is te allen tijde gerelateerd aan een of meer applicaties die het proces ondersteunen. Bij wijziging van een van deze applicaties moet in ieder geval de impact op de RPA-oplossing worden bepaald. Daarom is het goed om van tevoren na te denken of u verwacht dat uw proces of applicaties de komende zes maanden grote wijzigingen zullen ondergaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wetswijziging of organisatieverandering. In dat geval is het aan te bevelen om deze wijzigingen qua timing zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en het implementeren van een softwarerobot uit te stellen tot na de wijzigingen. Op deze manier kunt u de softwarerobot direct inrichten op de nieuwe situatie en haalt u maximaal voordeel uit de investering in RPA.
Procescomplexiteit
Tenslotte is het van belang om te kijken naar de complexiteit van uw proces. Uit hoeveel stappen bestaat uw proces, hoeveel beslispunten heeft uw proces en hoeveel verschillende applicaties gebruikt uw proces? Hoe meer stappen, beslispunten en applicaties uw proces heeft, des te complexer de automatisering. Deze beoordeling van de complexiteit is met name van belang om te bepalen of de baten opwegen tegen de investering.
Wilt u binnen vijf minuten weten of uw bedrijfsproces geschikt is voor RPA? Vul dan onze quick scan in, waarbij wij op basis van zestien vragen de complexiteit en de voordelen van het automatiseren van uw bedrijfsproces beoordelen.
Vijf voorbeelden van processen die geschikt zijn voor RPA
Data digitaliseren
Ontvangt u aanvraagformulieren nog op papier of als document via email of typt u data van het ene systeem over in het andere systeem? Een robot kan deze formulieren en data lezen en automatisch invoeren in het beoogde systeem. Zo heeft u, efficiënt, foutloos en zonder wachttijden, actuele data in uw systemen.
Afspraken plannen
Een robot is ook zeer geschikt voor het plannen van afspraken. Een mooi voorbeeld is het inplannen van patiëntafspraken. Een robot kan diverse gegevens verzamelen, zoals patiëntgegevens, het soort afspraakverzoek, locatievoorkeur en verzekeringsinformatie. De robot krijgt een duidelijke set aan ‘business rules’ mee op basis waarvan de robot de beslissingen kan nemen om de afspraak te plannen. Op deze manier kunnen de patiëntafspraken efficiënter en sneller worden gepland, maar wel volgens uw richtlijnen.
Onboarding van werknemers
Het ‘onboarden’ van nieuwe werknemers gaat vaak volgens een vastgesteld proces. Een robot kan ervoor zorgen dat nieuwe werknemers alle benodigde informatie krijgen om te voldoen aan de organisatierichtlijnen. Bovendien kan een robot vanuit een gescande ID-kaart en zoals hierboven genoemd ingevulde formulieren of zelfs een CV, alle benodigde gegevens in de juiste systemen zetten.
Combineren van data
Een robot is ook handig voor het combineren van verschillende data uit diverse bronnen. Een goed voorbeeld is het callcenter. Om de callcenter agent efficiënt te laten werken, wordt alle benodigde informatie over een klant op één scherm geconsolideerd, zodat de callcentermedewerker alle informatie in één oogopslag ziet en niet in diverse systemen hoeft te zoeken. Het wijzigen van deze gegevens vergt vaak dat meerdere systemen worden bijgewerkt; hierin kan RPA de call center agent veel werk uit handen nemen.
Standaardrapporten
Veel organisaties maken maandelijks terugkerende rapportages met standaardgegevens, denk aan bedrijfsgegevens en budgetten. Het automatisch ophalen van deze gegevens door een robot uit de juiste bronnen en invullen in de rapportage kan ook hier een laagdrempelig alternatief zijn voor volledig automatiseren van de rapportages. Zo wordt de administratieve druk verminderd en kunnen medewerkers zich richten op de interpretatie van de rapportage.