Invoeren van gegevens

De kans op een succesvolle inzet van RPA is het hoogst wanneer uw invoergegevens al digitaal en gestructureerd zijn. Dit betekent dat de benodigde gegevens voor uw proces digitaal of op zijn minst in een voorspelbaar formaat worden aangeleverd of beschikbaar zijn. Een robot werkt namelijk volgens vooraf geprogrammeerde regels, bijvoorbeeld als de waarde van X hoger is dan 500 dan veld Y in systeem Z vullen met ‘ja’. Als u uw gegevens niet digitaal ontvangt, raden wij u aan om uw invoer eerst te digitaliseren alvorens u begint met RPA. Oplossingen hiervoor variëren van het scannen van papieren post tot en met het creëren van een portal waarop de gegevens door uw klanten of een derde partij worden ingevoerd. Wanneer de invoer zelfs niet gestructureerd is, kunt u overwegen om, als laagdrempelige oplossing, formulieren of vragenlijsten te ontwerpen en de aanleverende partijen te vragen om deze te gebruiken.

Proces- en applicatiestabiliteit

Daarnaast is proces- en applicatiestabiliteit een belangrijke factor die meespeelt. Een softwarerobot werkt volgens vaste regels en kan niet omgaan met niet gedefinieerde uitzonderingen of onvoorspelbare scenario’s. Ook moet bij elke wijziging van het proces de geautomatiseerde versie daarvan worden aangepast. Veel van de huidige oplossingen kunnen wel ‘bijleren’, op basis van de ervaring met nieuwe invoer, maar dit vergt dan alsnog toezicht door uw mensen. Deze vorm van RPA, waarbij een menselijke handeling benodigd is om de robot te laten werken, wordt ook wel attended RPA genoemd. Bij de andere vorm van RPA, unattended RPA, is er, zoals de naam al zegt, geen menselijke handeling benodigd om de robot te laten werken. In de download zullen wij u verder meenemen in deze twee vormen van RPA.

Een RPA-oplossing is te allen tijde gerelateerd aan een of meer applicaties die het proces ondersteunen. Bij wijziging van een van deze applicaties moet in ieder geval de impact op de RPA-oplossing worden bepaald. Daarom is het goed om van tevoren na te denken of u verwacht dat uw proces of applicaties de komende zes maanden grote wijzigingen zullen ondergaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wetswijziging of organisatieverandering. In dat geval is het aan te bevelen om deze wijzigingen qua timing zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en het implementeren van een softwarerobot uit te stellen tot na de wijzigingen. Op deze manier kunt u de softwarerobot direct inrichten op de nieuwe situatie en haalt u maximaal voordeel uit de investering in RPA.

Procescomplexiteit

Tenslotte is het van belang om te kijken naar de complexiteit van uw proces. Uit hoeveel stappen bestaat uw proces, hoeveel beslispunten heeft uw proces en hoeveel verschillende applicaties gebruikt uw proces? Hoe meer stappen, beslispunten en applicaties uw proces heeft, des te complexer de automatisering. Deze beoordeling van de complexiteit is met name van belang om te bepalen of de baten opwegen tegen de investering.

Wilt u binnen vijf minuten weten of uw bedrijfsproces geschikt is voor RPA? Vul dan onze quick scan in, waarbij wij op basis van zestien vragen de complexiteit en de voordelen van het automatiseren van uw bedrijfsproces beoordelen.