Hoe kom je wendbaarder uit de coronacrisis

Door verscherpte maatregelen om het coronavirus in te perken, werd van de ene op de andere dag een groot deel van Nederland verzocht zoveel mogelijk vanuit huis (samen) te werken. Noodgedwongen leidde dit tot een enorme boost aan creativiteit onder ondernemers om de business draaiende te houden, maar ook om het sociale contact met collega’s, klanten en leveranciers te bewaren. Onze consultants hebben samen met klanten gezocht naar manieren om aan deze nieuwe werkelijkheid te wennen. In dit inzicht delen wij onze belangrijkste geleerde lessen uit deze periode tot nu toe. Wat zijn de inzichten die we verkregen hebben? En hoe zorg je dat je de geleerde lessen uit deze turbulente periode vasthoudt na de crisis?

Met de coronacrisis staat de bedrijfsvoering van veel organisaties op zijn kop en houden organisaties hun beslissingen en investeringen nog eens goed tegen het licht. Onze consultants zijn actief bij veel verschillende organisaties, waardoor wij zien welke maatregelen er getroffen worden en wat de geleerde lessen daaruit zijn. De twee hoofdonderwerpen die we daaruit afleiden zijn: (1) omgaan met onzekerheid en (2) het scheppen van focus en begrip. Deze inzichten kunnen zowel nu als in de toekomst helpen om je organisatie wendbaarder te maken. Onderstaand lichten wij deze inzichten toe en delen wij handvatten om deze toe te passen binnen je eigen organisatie.

1. Omgaan met onzekerheid

Wij zien dat er bij veel organisaties ad-hoc oplossingen worden bedacht om door deze crisis te komen. Dit zijn buitengewone omstandigheden die moeilijk te voorspellen zijn, waardoor er veel onzekerheid heerst. Twee mogelijke oplossingen om met deze onzekerheid om te gaan zijn scenarioplanning en multiple sourcing.

Scenarioplanning Met scenarioplanning ontwikkel en vergelijk je mogelijke toekomstscenario’s en bedenk je verschillende maatregelen om je zo goed mogelijk voor te bereiden op deze scenario’s. Men heeft van nature de neiging om binnen een realistisch, herkenbaar referentiekader (bijv. gebaseerd op historische data) beslissingen te maken.  Om management goeroe Peter Drucker te quoten: “The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence; it is to act with yesterday’s logic.” Met andere woorden: het is juist waardevol om buiten je eigen referentiekader te stappen en verschillende scenario’s uit te denken, ook als deze onwaarschijnlijk lijken. Wie had begin dit jaar kunnen denken dat de hele wereld zo zou lijden onder het coronavirus, en grotendeels ‘op slot’ zit? Met scenario denken verbreed je je horizon en kan je organisatie wendbaarder en adequater reageren, ook onder uitzonderlijke omstandigheden.

Een creatieve manier voor het komen tot oplossingen voor complexe situaties is design thinking. Dit is een methode waarmee je buiten de gebruikelijke referentiekaders om oplossingen voor mogelijke toekomstscenario’s uit kunt denken. Lees hieronder meer over deze methode.

Design thinking

Make-or-Buy en Multiple Sourcing Volgens het inkooptrendsonderzoek – dit jaar voor de 8e jaar op rij gepubliceerd door het Procurement team van Supply Value – is leveranciersmanagement de nummer 1 inkooptrend voor 2020. In deze huidige onzekere tijd geldt dat misschien nog wel meer. Door het coronavirus is zowel de productie als het transport van goederen over de hele wereld verstoord. Dat heeft direct gevolgen voor veel organisaties, zeker als zij afhankelijk zijn van één of een beperkt aantal leveranciers. De geleerde les is dan ook dat het waardevol is te onderzoeken of het mogelijk is om toekomstig risico te spreiden en afhankelijkheid te verminderen door middel van multiple sourcing. Dit houdt in dat je producten of diensten bij meerdere leveranciers afneemt en zo je leveringsrisico vermindert. Ook is het raadzaam om in deze periode bewust te investeren in de relatie met je leveranciers, om meer vertrouwen en transparantie in de samenwerking te creëren. Kijk daarbij vooral ook wat je sámen kunt doen, bijvoorbeeld door leveranciers te vragen om de resources die vanwege de crisis nu niet aangewend worden samen in te zetten voor innovatieprojecten. Daarnaast (her)overwegen veel organisaties nu ook de make-or-buy beslissingen van strategische of bottleneck producten en diensten. ‘Moeten we dit niet zelf doen?’ of ‘kunnen we het veroorloven dit uit te besteden?’ zijn actuele vragen die ook na deze crisis blijven spelen. Om onzekerheid en afhankelijkheid van anderen te verminderen, zou ‘het zelf doen’ een logische keuze kunnen worden.

2. Focus en begrip

Om het coronavirus in te perken worden er diverse maatregelen getroffen door de overheid, welke op basis van nieuwe kennis en inzichten telkens verder worden verscherpt. Wij zien dat hierdoor bij verschillende organisaties onderlinge communicatie is toegenomen, bijvoorbeeld om naar medewerkers te communiceren hoe het beleid van de organisatie aangepast wordt op de landelijke maatregelen. Niemand heeft alle antwoorden in deze tijd, maar door daar als organisatie open over te communiceren, zorgen te delen, en medewerkers te betrekken in het zoeken naar oplossingen wordt de afstand tussen managementlagen verkleind. Hierdoor ontstaat er onderling sneller begrip en consensus over de gekozen richting en het beleid, waardoor er sneller overgegaan kan worden tot actie. Zo zien we bijvoorbeeld dat ziekenhuizen zich volop inzetten om IC-bedden uit te breiden; OV-dienstverleners richten zich op het aanpassen van de dienstregeling nu er beduidend minder reizigers zijn; en de politiek zet binnen zeer korte tijd nieuwe maatregelen op. Dit alles kan gerealiseerd worden doordat er met één team gefocust wordt op één specifiek doel. Een manier om, ook na de crisis, deze focus aan te brengen in je organisatie, is door de OGSM-methode toe te passen bij het opstellen en uitvoeren van het jaarplan. Lees hier meer over het opstellen van een gefocust, doeltreffend jaarplan.

Daarnaast is het belangrijk om te erkennen dat deze omstandigheden meer druk kunnen leggen op de thuissituatie van werknemers, als zij bijvoorbeeld door gesloten scholen overdag meer zorg dragen voor hun kinderen. Dit vergt aanpassingsvermogen. Door hier begrip voor te tonen en te verbinden op persoonlijk niveau, creëer je een omgeving van vertrouwen, open communicatie en een gevoel van rust en veiligheid in deze tijd van onzekerheid.

Hoe kom je wendbaarder uit de coronacrisis

De coronacrisis leert ons dat er in tijden van onzekerheid urgentie ontstaat om te focussen op één doel: door de crisis komen. Je merkt dan ook dat je nu als organisatie vaak meer gedaan krijgt, omdat iedereen een duidelijke focus heeft. Door in de toekomst proactief na te denken over toekomstscenario’s, je keten en afhankelijkheden in beeld te hebben, en voldoende focus en begrip in je organisatie te behouden, kan je organisatie gemakkelijker anticiperen op onvoorziene omstandigheden.

Meer weten? Neem dan contact op met Sander van der Laan.

Wij horen graag wat u van dit artikel vond. Heeft u nog vragen na het lezen van dit artikel? Neem contact op met Supply Value via 088 0555 999 of info@supplyvalue.nl