Utilisez Tenderboards pour la professionnalisation de votre processus d'achat

Travaillez-vous dans le domaine des achats au sein d'organisations publiques? Ensuite, vous avez entendu parler d'un «panneau d'appel d'offres» ou avez-vous déjà eu à le gérer lors de l'exécution d'un appel d'offres? Dans les organisations privées, on utilise de plus en plus un tableau d'affichage lors d'une procédure d'achat. Joyce, consultant en achats chez Supply Value, a effectué des recherches sur l'utilisation des tableaux d'appels d'offres dans les organisations publiques et privées.

Que sont les panneaux d'appel d'offres?

Un autre mot pour un appel d'offres est un comité d'appel d'offres. Ce comité peut être décrit comme un comité d'experts qui (d'un point de vue stratégique) utilisent leur expertise pour évaluer les documents d'appel d'offres et donner des conseils tout au long du processus de passation de marché. Grâce à cette expertise, les offres peuvent être mieux placées sur le marché, ce qui contribue à la professionnalisation du processus d'achat de l'organisation qui l'utilise.

En 2018, des recherches ont été menées sur les types actuels de tableaux d'affichage des marchés publics dans les organisations publiques et privées néerlandaises et sur les facteurs qui déterminent la composition du tableau d'appel d'offres. Dans la description des offices de passation de marchés mentionnée ci-dessus, les cinq facteurs déterminants pour la mise en place d’un tel système ont été nommés. Ce sont les suivantes:
- l'offreprocessus dans lequel un panneau d'appel d'offres joue un rôle;
- le fonction qui a un panneau d'appel d'offres;
- le tendre discuté dans un panneau d'appel d'offres;
- le des experts dans le panneau d'appel d'offres;
- le des documents cela sera discuté lors d'une réunion d'un comité d'appel d'offres.

À l'aide de ces cinq facteurs, une organisation peut déterminer comment, quand et dans quel but un appel d'offres peut être utilisé. Cela signifie qu’il existe une gamme de possibilités en ce qui concerne le type de comité de sélection et que les organisations peuvent déterminer cette configuration et l’utilisation d’un tel système.

Les tenders en pratique

Au cours de l’enquête sur les différents types de bureaux d’appel d’offres d’appel d’offres, il a été examiné comment différentes organisations utilisent un tel système. Cela a montré que les organisations publiques utilisent un panneau d'appel d'offres en particulier au début du processus d'appel d'offres. Dans cette phase, il y a toujours le plus de contrôle sur l'appel d'offres, souvent cité comme une raison pour laquelle il a lieu en particulier au début du processus. Une distinction peut également être faite entre les ministères et les municipalités. Lorsque les ministères utilisent un tableau des appels d'offres, en particulier pour déterminer les besoins d'achat, les municipalités le font principalement dans la stratégie et les documents relatifs aux appels d'offres. Les organisations privées, d’autre part, utilisent les appels d’offres tout au long du processus de passation des marchés, de l’exigence d’achat à l’attribution et à l’évaluation.

Pour les deux types d’organisations, il arrive qu’un appel d’offres soit utilisé une seule fois dans un processus d’achat, mais il est également possible qu’un appel d’offres soit utilisé plusieurs fois dans un processus d’appel d’offres ou d’achat. Ce choix dépend de la politique d'achat de l'organisation concernée et des offres qui sont effectuées. Par exemple, les organisations publiques peuvent choisir d’utiliser un tableau d’appel d’offres uniquement lorsque l’offre dépasse un certain seuil. Les organisations décident également d'utiliser le tableau des appels d'offres dans toutes les offres pour en garantir la qualité.

La composition d'un comité d'appel d'offres diffère dans cette étude de 3 à 12 personnes qui sont des experts du comité d'appel d'offres. Une différence a également été constatée entre les experts internes et externes d’un conseil d’appel d’offres ayant une composition fixe ou une composition tournante. Dans les organisations publiques, des différences entre les municipalités et les ministères ont de nouveau été découvertes. Les municipalités ont de 3 à 6 experts internes et externes, tous deux nommés et en rotation dans un comité d'appel d'offres. Les ministères ont recours à un groupe permanent de 9 à 10 experts internes et externes. Les organisations privées ont à la fois une composition d'appel d'offres et une composition plus petite et plus grande et utilisent uniquement un groupe fixe d'employés internes.

Recherche de suivi

Comme vous l'avez lu plus haut, la pratique a montré que les appels d'offres peuvent se présenter sous toutes sortes de combinaisons différentes. Ces combinaisons peuvent toutes être liées aux cinq facteurs déterminants d’un appel d’offres. La question qui peut être posée ici est de savoir quand les combinaisons de facteurs fonctionnent dans un panneau d'appel d'offres et quand elles ne fonctionnent pas. Pour répondre à cette question, Joyce a commencé ses recherches ultérieures dans lesquelles elle examinera ce thème dans la pratique.

Wilt u naar aanleiding hiervan meer weten over de verschillende typen tenderboards of wilt u zelf aan de slag met het inzetten van een op maat ingerichte tenderboard in uw organisatie? Neem gerust contact op met ons via info@supplyvalue.nl of 088-0555 999 Ook als u wilt meedenken over het vervolgonderzoek, staat Joyce uiteraard open voor uw reactie.