E-commande fournisseur Et E-Invoicing: Un œuf de pomme ou pas?

C'était le jeudi 10 septembre 2015. Le premier jour de ma toute première mission pour une grande organisation semi-gouvernementale. Même si c’était mon premier jour, le projet pour lequel j’ai été embauché avait déjà commencé il ya un an. L'organisation se trouvait au milieu d'un vaste processus de mise en œuvre de la passation de marchés en ligne comprenant divers éléments (commande en ligne, facturation électronique, achat de catalogue, gestion des données de base, processus de déclaration, etc.). En résumé, l’ensemble du processus de P2P a été automatisé via des systèmes d’approvisionnement en ligne.
Comme vous pouvez l’imaginer, c’est un travail énorme. Quoi qu’il en soit, de nombreuses personnes sont (ont) été impliquées et / ou associées à la mise en œuvre de la passation électronique des marchés publics. Dans le cadre du projet P2P, j'étais responsable de la connexion des fournisseurs à l'un des systèmes permettant la commande en ligne et la facturation électronique. Cela signifie que j'ai aidé les acheteurs à expliquer clairement aux fournisseurs quels sont les avantages de la commande en ligne et ce que la commande en ligne peut signifier pour leur organisation et, finalement, à les convaincre de passer à la commande en ligne / à la facturation électronique. . Vous pouvez enfin disposer d’un système aussi performant et techniquement parfait, mais si vous n’avez pas de fournisseurs souhaitant recevoir des commandes électroniques et envoyer des factures électroniques, il est évident que vous n’en avez pas vraiment beaucoup.
Dans cet article, vous en apprendrez plus sur mes expériences en matière d'intégration de fournisseurs et en particulier sur ce que j'ai rencontré.

Commande en ligne et facturation électroniqueavantages-de-commande en ligne

Dans le projet P2P, je me suis concentré sur les éléments Commande en ligne et Facturation électronique.

Commande en ligne:
La commande en ligne a été développée pour optimiser les flux de communication existants liés aux commandes. D'un côté, la facturation électronique est très intéressante pour les organisations qui reçoivent de nombreuses factures, mais la commande en ligne est intéressante et utile pour le fournisseur qui reçoit de nombreuses commandes. Normalement, le client passe sa commande par un appel téléphonique ou par courrier électronique sous forme de fichier PDF. Le fournisseur doit ensuite convertir manuellement les données dans son propre système. Lorsque vous recevez beaucoup de commandes en tant qu’organisation, cela peut être un gros travail. Au moyen de la commande en ligne, la commande est convertie électroniquement en fournisseur.

avantages-de-recevoir-factures électroniquesFacture électronique:

C'est une forme de facturation électronique. La facturation électronique consiste en un certain nombre de technologies et d'options d'entrée différentes et est utilisée comme nom collectif pour décrire les méthodes selon lesquelles une facture est soumise électroniquement à un client pour paiement par la suite. Une facture électronique peut être définie comme des données structurées aux formats EDI ou XML, éventuellement à l'aide de formulaires Web basés sur Internet. Ces documents peuvent être échangés de plusieurs manières, telles que des documents EDI, XML ou CSV.

nouveau-processus-facture électroniquevieux processus papier et courrier

Comment obtenez-vous des fournisseurs?

Si vous avez un bon système technique, il est bien sûr que vos fournisseurs souhaitent réellement vous envoyer des factures électroniques. Comment pouvez-vous le mieux y parvenir?

  • Déterminez votre position sur le marché par rapport à vos fournisseurs. Êtes-vous un acteur important sur le marché? Si la réponse est oui, il est utile de faire participer vos fournisseurs, car cela vous donnera le moyen de persuader vos fournisseurs de passer à la facturation électronique.
  • Déterminez les fournisseurs sur lesquels vous souhaitez vous concentrer et sur lesquels vous souhaitez passer à la facturation électronique. Ce sont les fournisseurs qui envoient le plus de factures. Plus vous recevez de factures électroniques, mieux cela vaut pour l'organisation. Analysez les factures des deux dernières années pour déterminer les fournisseurs sur lesquels vous devriez vous concentrer. Dans l’organisation où j’ai travaillé, nous avons établi la limite à 100 factures par an. Cela signifie que tous les fournisseurs qui envoient plus de 100 factures par an, de quelque manière que ce soit, doivent passer à la facturation électronique. Bien entendu, cette limite est arbitraire et subjective: si un fournisseur envoie 99 factures, cela ne signifie pas que la facturation électronique ne lui convient pas et si un fournisseur envoie 101 factures, cela ne signifie pas que ce fournisseur doit nécessairement changer de fournisseur. Gardez toujours un œil attentif sur le type de fournisseurs et les attentes pour l'avenir, en particulier pour les fournisseurs proches du chiffre de base (dans ce cas 100).
  • La meilleure raison pour laquelle il est préférable de procéder à une présélection est liée à la démarcation et à l'argent. Certaines organisations ont plus d'un millier de fournisseurs. Lorsque vous démarrez le projet, essayez d’abord de vous concentrer sur les fournisseurs qui peuvent avoir un impact sur le résultat. Les fournisseurs qui envoient 10 factures par an ne contribueront pas à vos objectifs d'efficacité. En outre, le passage à la commande en ligne / à la facturation électronique nécessite un investissement de vos fournisseurs. La taille de cet investissement dépend de l'option / du degré d'intégration choisi par le fournisseur. Néanmoins, il est peu probable que les fournisseurs puissent faire une analyse de rentabilisation positive s’agissant de quelques factures. Les investissements et les coûts par rapport aux avantages ne sont probablement pas assez importants pour justifier l'investissement.
  • Déterminez quel acheteur est responsable de chaque fournisseur sélectionné. L'acheteur peut vous dire si le fournisseur est un bon candidat pour la facturation électronique. Par exemple, il se peut que le contrat expire bientôt ou que le fournisseur envoie beaucoup moins de factures au cours des dernières années. De plus, lorsque vous contactez le fournisseur, le mieux est de le faire par quelqu'un qui connaît déjà le fournisseur. L'acheteur entretient une relation avec le fournisseur et peut lui demander de passer à la facturation électronique ou au moins de trouver la personne appropriée au sein de l'organisation pour discuter de ce sujet.
  • En fin de compte, vous souhaitez simplifier au maximum les acheteurs et les fournisseurs. Veillez donc à leur fournir les informations correctes. Organisez une réunion d’information pour que vos acheteurs expliquent ce que cela signifie, ce qui est nécessaire et ce que l’on attend d’eux. C'est aussi nouveau pour eux. Aidez vos acheteurs en leur fournissant des modèles d'e-mail, des brochures et des dépliants qu'ils peuvent envoyer à leurs fournisseurs. Ce matériel d’information explique pourquoi l’organisation fait cela, ce qu’elle est, quelles options il y a, quels en sont les coûts et ce qui est très important, quels sont les avantages pour le fournisseur. En outre, lorsque vous leur demandez de faire un investissement, vous devez indiquer très clairement ce qui est «en place» pour eux et pourquoi vous pensez que cet investissement est justifié.

Et comment c'est vraiment?

Donc, vous avez fait un plan, vous avez fait une liste des fournisseurs sur lesquels vous souhaitez vous concentrer, vous avez informé les acheteurs de ce que vous attendiez d'eux et vous avez créé des supports d'information afin qu'ils soient prêts à engager leurs fournisseurs. pour obtenir. Je vais maintenant vous dire: ce n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Ne vous attendez pas à ce que cela se passe ainsi:

Organisation X: "Chers fournisseurs, de l'organisation X, nous passons à la commande en ligne / facturation électronique. Nous vous prions de bien vouloir également échanger et envoyer des factures électroniques au lieu de factures papier ou PDF. Vous trouverez ici des informations sur les différentes options et coûts. Alors .. Quelle option préférez-vous? "

Fournisseur X: "Mais bien sûr, quelle bonne idée, j'aimerais l'option X et je commencerai immédiatement ce processus afin que nous puissions commencer rapidement à mettre en œuvre la facturation électronique."

Malheureusement, ce ne sera pas si facile, je peux vous le dire à l'avance. Quelques exemples illustrant ce à quoi vous pouvez vous attendre pendant tout le processus d’intégration:

1. Les gens ne répondent pas. Jamais. Vous envoyez des rappels continus, mais ils ne réagissent pas encore ou très lentement. Ils vous ignorent et pensent que s’ils affirment que le problème, à savoir votre demande de facturation électronique, disparaît automatiquement (bien sûr, cela ne fonctionnera pas, car vous n’abandonnerez tout simplement pas).
2. Certaines personnes sont curieusement toujours en vacances. Ou ils viennent de quitter le bureau. Ou ils ne travaillent pas le lundi. Ou tout simplement pas le jour où vous les appelez pour discuter du sujet.
3. Les grandes organisations savent ce qu'est la facturation électronique. Et plusieurs de ces organisations travaillent déjà avec et sont plus que disposés à passer à la facturation électronique. Mais la plupart des organisations n’ont aucune idée de ce qu’est la commande en ligne ou la facturation électronique et ce qu’elle peut faire pour elles. Ils envoient toujours des factures papier ou au format PDF par courrier électronique. C'est déjà très numérique pour ces fournisseurs et ils ne ressentent le besoin de changer quoi que ce soit car la méthode actuelle leur convient bien. Si vous leur demandez d'envoyer une facture électronique, ils répondent presque toujours qu'ils le font déjà, car ils envoient des factures au format PDF. Ils ne comprennent pas ce que c'est. Donc, pour de nombreux fournisseurs, ce sujet est inconnu et ne figure pas en tête de liste de leurs priorités.
4. Ils ne voient que le signe €. Ils demanderont pourquoi il est nécessaire qu'ils doivent payer pour quelque chose que vous voulez. Ils ne voient pas les avantages du système ou ne réalisent pas que c'est l'avenir et que ce sera la norme dans quelques années. Dans quelques années, de nombreux autres clients vont également demander s'ils souhaitent passer à la facturation électronique et choisir judicieusement un système qu'ils pourront également utiliser pour d'autres clients. Mais pour l'instant, ils ne voient pas encore les avantages à investir.
5. Les gens ne lisent pas / mal. Ils ne lisent pas les informations que vous envoyez. Lorsqu'ils décident finalement de passer à la facturation électronique, ils vous reviennent une fois qu'ils ont inventé qu'il s'agit d'un investissement et ils vous en veulent de ne pas vous l'avoir encore dit.
6. Lorsqu'ils acceptent de passer à la facturation électronique et que le système de passation électronique des marchés leur envoie un contrat, ils peuvent le trouver ou ne plus dans l'e-mail ou encore ne plus pouvoir être contacté. On dirait qu'ils ont disparu de la surface de la terre (voir point 1).
7. Un autre goulot d'étranglement est lié au fait que les bonnes personnes ne sont pas immédiatement liées au fournisseur. Un responsable de compte peut accepter le passage à la facturation électronique, mais si le service informatique n'est pas inclus, il y a des chances qu'il y ait des problèmes qui retardent la mise en œuvre (pas les bons outils, autres priorités, etc.)
8. Le dernier point concerne les acheteurs. Comme décrit dans la section précédente, l'acheteur a l'intention de contacter le fournisseur et de s'assurer que ce dernier passe à la facturation électronique. En tant que chef de projet, vous coordonnez l'ensemble du processus, ce qui signifie que vous souhaitez connaître le statut de chaque fournisseur. Mais dans de nombreux cas, l'acheteur ne fait pas ce qu'on lui demande, il ignore toutes les questions que vous posez. Convaincre les fournisseurs de passer à la facturation électronique ne figure pas sur leur liste de priorités, ce qui occasionne beaucoup de retards et aucune mesure concrète n'est prise.

Recommandations

Il n'y a pas de réponse magique à la question de savoir comment résoudre les problèmes ci-dessus. Cependant, vous pouvez faire certaines choses qui vous facilitent la tâche et empêchent le processus embarqué de rester «bloqué au milieu» sans aucun progrès.

    • Faites bien comprendre ce que vous attendez de certaines personnes. Vous avez besoin de l'aide des acheteurs, il est donc important qu'ils coopèrent. Il est donc nécessaire que leurs responsables puissent vous aider au moment où ils ne font pas ce qu'on leur demande de faire en ce qui concerne le processus d'intégration. Pensez à inclure des indicateurs de performance clés dans le domaine de la connexion des fournisseurs et du reporting / pilotage mensuel des progrès.
    • Assurer une bonne structure d'escalade. Que faites-vous si un fournisseur ne veut pas changer? Que faites-vous si un acheteur ne veut pas coopérer? Vous devez savoir qui peut prendre quelles décisions quant à la manière de procéder avec un acheteur ou un fournisseur spécifique.
    • Organisez une réunion d’information pour les fournisseurs et expliquez-leur en quoi consiste la facturation électronique et les commandes électroniques, et ce que vous attendez d’eux. Invitez votre système E-Procurement à donner une présentation et une démonstration montrant comment tout fonctionne. Expliquez pourquoi vous voulez faire cela et quels sont les avantages. Cela facilite la communication avec vos fournisseurs car ils ne savent pas immédiatement de quoi vous parlez. Ils se sentent également appréciés lorsque vous prenez le temps d’organiser un tel événement.
    • Assurez-vous que vos collègues et vous restez motivés. La mise en place d'un système de passation électronique des marchés publics reste un processus difficile. À l’organisation où j’ai travaillé, nous avons créé un grand calendrier nous indiquant le nombre de jours nécessaires au système d’achats électroniques. Chaque jour, l'intention était que quelqu'un impliqué dans le processus fasse un selfie et cela a été placé sur l'intranet. Il / elle pourrait alors nommer une autre personne.

Enfin

La commande électronique et la facturation électronique sont l'avenir. Ce sera la nouvelle norme dans quelques années. Obtenir vos fournisseurs à bord peut être un processus long et difficile et cela ne facilite pas les choses. Parfois, il faut un certain temps avant de voir les résultats de votre dur labeur, mais davantage de fournisseurs embarqueront très lentement. Cela prend juste du temps.

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Carmen van Kruisbergen
Consultant - Valeur de l'offre

Cet article a déjà été publié dans le magazine en ligne consultancy.uk