En raison du coronavirus, tous les événements sont actuellement annulés et il est conseillé, si possible, de travailler autant que possible à domicile dans les semaines à venir. Par rapport à d'autres pays d'Europe, nous travaillons principalement à domicile aux Pays-Bas. La moyenne pour l'Europe est de 5 pour cent et aux Pays-Bas, 14 pour cent de la population active travaille régulièrement à domicile. Malgré le pourcentage plus élevé, le travail à domicile sera également décevant et difficile pour de nombreuses personnes aux Pays-Bas. Par exemple, comment pouvez-vous gérer vos projets depuis chez vous ? Comment pouvez-vous travailler avec vos collègues et/ou clients de chez vous pour mener à bien des projets ? Et quels sont les outils utiles pour la consultation numérique et le partage de documents ? Dans cet aperçu, un certain nombre de conseils et d'outils utiles sont donnés sur la façon dont vous pouvez démarrer de manière aussi productive et efficace que possible et vous assurer que votre projet se déroule de manière transparente, même à domicile.

1. Communiquez avec vos collègues et clients
Vous voulez savoir ce que font vos collègues à la maison et vous tenir informés ainsi que les clients ? Voici quelques conseils et outils utiles. Le travail à domicile ne signifie pas des réunions en face à face et des conversations (café) avec vos collègues ou clients. Ces conversations sont désormais menées par téléphone ou ordinateur portable. Mais à quoi devez-vous prêter une attention particulière lorsque vous communiquez numériquement ?

• Tout d'abord, il est important de s'assurer que vos données peuvent communiquer en toute sécurité. Les conversations numériques avec des collègues et des clients contiennent souvent des informations sensibles.
• De plus, il est important que vous puissiez échanger des informations rapidement et créer une bonne vue d'ensemble. Assurez-vous donc d'avoir une option de discussion directe qui peut remplacer les dizaines d'e-mails lorsque vous souhaitez démarrer une conversation plus longue et active.

Un certain nombre d'options utiles pour assurer une bonne communication numérique sont, par exemple, Microsoft Teams et Slack. Avec les deux, il est possible d'intégrer d'autres applications et services tels qu'Office 365 et/ou Dropbox. De plus, ces outils ont une option de chat où les documents et les messages peuvent facilement être envoyés en privé ou à des groupes. Vous pouvez également utiliser un « appel vidéo » pour rencontrer votre équipe de projet. Un avantage supplémentaire des appels vidéo est que vous vous voyez ! De cette façon, vous saisissez également cette communication non verbale très importante et la conversation devient beaucoup plus personnelle.

2. Créez et exécutez un programme à domicile
Les développements actuels concernant le coronavirus et les mesures qui sont introduites en conséquence peuvent influencer les calendriers de planification des projets actuels, mais aussi futurs. C'est pourquoi il est important de le revoir et d'estimer à quel point il est encore réaliste. Vous pouvez poser des questions telles que : quelle influence les mesures ont-elles sur vos projets ? Est-il possible de réaliser le planning actuel ou faut-il reporter quelque chose ? Qu'est-ce qui peut être reporté exactement ? Si rien ne peut être reporté, quelles mesures dois-je/puis-je prendre ? Il est également important de faire participer vos clients et autres parties prenantes à ces questions. Les changements dans la planification, les priorités, les méthodes de travail et les prochaines étapes doivent être clairement communiqués.
Lorsque vous ne pouvez plus vous asseoir physiquement autour d'une table pour élaborer et discuter d'un plan, quelles options avez-vous ? En ligne, il existe un certain nombre d'outils utiles pour une planification, une collaboration et une gestion de projet efficaces et efficientes. Les points ci-dessous sont importants lors de l'utilisation d'un outil de planification :

• Il convient à l'organisation et à la coordination d'équipes et à la gestion de projets. Les tâches peuvent être facilement divisées et attribuées à des coéquipiers.
• Il est important de surveiller facilement les délais, d'avoir un aperçu de l'état du projet et de planifier à l'avance.
• L'outil de planification peut facilement être utilisé et discuté comme un outil lors des réunions.
• Pour les groupes de projet qui aiment travailler de manière Agile, il est important que le travail à faire puisse être déterminé et suivi dans un sprint.

Certaines alternatives utiles et largement utilisées sont Microsoft's Planner, Trello (pour les projets plus petits), Asana (pour les projets plus importants) et PlanITpoker. Ce dernier outil est spécialement conçu pour les équipes de projet Agile afin d'estimer et de surveiller facilement les tâches via une application de poker de planification en ligne.