Ramon Abbenhuis et Willem Blom, consultants chez Supply Value, donnent un aperçu des étapes nécessaires à la mise en œuvre d'une solution d'approvisionnement électronique, du lancement du projet d'approvisionnement électronique à l'acquisition, la réalisation, la mise en œuvre et le suivi / évaluation.

Lancement du projet

Pour commencer avec un projet d’e-approvisionnement a analyse de rentabilisation devrait être développée avec des détails sur la stratégie de l'entreprise, l'utilisation du système d'approvisionnement électronique, les ressources disponibles et le calendrier. Deuxièmement, il s'agit d'un projet à projet basé sur une méthodologie de gestion de projet telle que la gestion de projet PRINCE2. Dans la phase de lancement du projet, un document de lancement du projet (PID) a été élaboré. Ce document peut être utilisé pour créer des limites dans la portée, les objectifs, les résultats, les dépendances et les hypothèses. De plus, le PID contient une planification exhaustive, une évaluation des risques, une gouvernance et une vue d'ensemble des parties prenantes (RACI).

La dernière partie du projet initial consiste à faire approuver l'analyse de rentabilisation et le document de lancement du projet sur les ressources disponibles (temps, argent, main-d'œuvre) et à démarrer les travaux sur le projet d'approvisionnement électronique.

Acquisition
Après le lancement du projet, il est temps de commencer par l’acquisition de l’application e-Procurement. Tout d'abord, il est important de mieux comprendre la stratégie d'achat. Les chefs de projet doivent savoir où se trouve leur entreprise et où ils souhaitent aller. Il est également important de connaître le montant des transactions, leur taille et leur type avant de choisir un système.

Si tout cela est connu, alors l'énoncé du problème, les objectifs et les limites définis pour le projet. Ces trois spécifications peuvent servir de guide pour choisir le bon système. Valeur d'achat Conseillez à leurs clients d'utiliser Best Value Procurement (BVP) comme méthode et processus d'achat pour l'acquisition du système de passation électronique des marchés publics, car il existe des experts sur le marché et que les marchés publics électroniques ne sont probablement pas l'activité principale de l'entreprise. 

À l'aide du cadre IT Value Sourcing, les fonctions du système e-Procurement ne sont pas spécifiées techniquement en détail, mais sont spécifiées de manière fonctionnelle en termes d'objectifs que le système e-Procurement devrait atteindre. D'autre part, les exigences en matière d'interface et de sécurité sont spécifiées en détail. L'énoncé du problème, les objectifs, les spécifications et le processus d'approvisionnement sont décrits dans un document d'appel d'offres qui est distribué aux fournisseurs de services d'approvisionnement électronique (liste longue). Supply Value a un document d'appel d'offres et des modèles de présentation.

Par la suite, une session d’information à l’intention des fournisseurs est consacrée aux fournisseurs de services d’approvisionnement électronique. Les fournisseurs peuvent répondre aux questions posées pendant les sessions ou ultérieurement sur papier.

Sur la base du document d'appel d'offres et de la session de questions-réponses, les fournisseurs de services d'approvisionnement en ligne rédigent et soumettent leurs offres avec. Dans le processus d'approvisionnement de la meilleure valeur, il contient les performances, le fichier de risque et les options de création de valeur (avec des références dans le secteur privé). Les documents sont classés par l'équipe de projet et les fournisseurs. Les meilleurs soumissionnaires sont invités à faire une démonstration de leur système de passation électronique des marchés et à interroger des employés clés lors de l'exécution du projet lorsque le contrat est attribué au fournisseur.

Enfin, le fournisseur numéro un est invité à rédiger un plan de projet détaillé pour la mise en œuvre de son outil d’approvisionnement en ligne, son évaluation des risques et sa présentation finale. Lorsqu'il s'agit d'une équipe de projet satisfaisante, le contrat pour le logiciel d'approvisionnement électronique est signé avec le fournisseur numéro un. Il est important de garder à l'esprit de conclure des accords de niveau de service et des plans de transition avant la phase de réalisation.

Réalisation

La réalisation du système d’e-approvisionnement par les fournisseurs comporte trois phases. Tout d’abord, les fournisseurs en e-Procurement élaborent un projet détaillé avec des experts internes ou des experts:

• Processus: quel est le processus d'approvisionnement de l'organisation? Cela s’intègre-t-il parfaitement dans l’outil d’approvisionnement en ligne ou s’il ya des ajustements (mineurs)?
• Système: quelles étapes sont effectuées dans chaque système informatique du réseau. Comment les différents systèmes informatiques (financiers, par exemple) sont-ils intégrés?
• Gestion informatique: comment est géré le système e-Procurement? Quel outillage utilisent-ils?
• Sécurité: quelles mesures de sécurité faut-il assigner pour sécuriser l'application?
• Transition: quelle est la stratégie de transition lorsque le contrat avec ce fournisseur d’approvisionnement en ligne a pris fin à la fin du cycle de vie ou prématurément?

La deuxième partie de la réalisation du logiciel e-Procurement est la configuration de l'outil. Au cours de cette phase, l'outil d'approvisionnement électronique est configuré par le fournisseur d'approvisionnement électronique sur la base des paramètres de la phase précédente: Réalisation - Conception détaillée. À la fin de cette étape, le fournisseur e-Procurement fournit le système e-Procurement et des interfaces avec d'autres systèmes, tels que le système financier, en coopération avec le service informatique et les fournisseurs des systèmes intégrés, tels que le système financier. Plus d'informations sur les processus de gestion, l'organisation et les outils sont fournies.

La troisième partie de la réalisation de l'outil d'approvisionnement électronique consiste à tester l'outil d'approvisionnement électronique fourni. Cela consiste à:

• Test unitaire: teste chaque partie du système d'approvisionnement électronique.
• Tests d'intégration du système: Après avoir testé chaque composant, le système complet doit être testé tout en travaillant ensemble. S'il n'y a pas d'erreur, le test peut être lancé.
• Test d'acceptation: Les exigences et les exigences sont-elles correctes? Est-ce que tout fonctionne correctement et peut être fait avec le système. Il existe plusieurs types de tests d'acceptation tels que:
  • Test d'acceptation fonctionnel
  • Test d'acceptation de performance
  • Test d'acceptation de sécurité
  • Test d'acceptation utilisateur

Mise en œuvre

Au cours de la phase de mise en œuvre, le système d’e-approvisionnement fourni lors des phases de réalisation est en cours de mise en œuvre dans l’organisation et ses processus. Une partie importante de la phase de mise en œuvre consiste à informer tout le monde du nouveau système mis en œuvre. Pas seulement les employés de l'entreprise, mais aussi les autres parties prenantes telles que les fournisseurs et les partenaires.

Deuxièmement, il est important de former les personnes qui vont utiliser le système. Sans une formation adéquate des utilisateurs finaux avec le nouveau système, le retour sur investissement ou un système de passation de marchés en ligne sera beaucoup plus faible qu'avec une équipe de formateurs appropriée. Outre la formation des utilisateurs du service des achats en ligne, il est également important de créer des documents de support adéquats pour les processus du système des achats en ligne. Étant donné que chaque entreprise utilise des processus et des règles différentes, il est important de créer des documents faciles à comprendre.

Enfin, il est temps de mettre en œuvre. Comme la plupart des entreprises disposent déjà d’un système de gestion des données, ou peut-être d’un système plus ancien de passation électronique des marchés publics, il est maintenant temps de convertir les données dans le nouveau système. Une fois que tout est mis en œuvre, il est temps de mettre en œuvre la phase de planification.

Après soins

L'évaluation du projet constitue la dernière étape d'un projet de mise en œuvre de la passation électronique des marchés publics. Pour l'instant, un système de passation électronique des marchés publics a été mis en place et sera utilisé pendant plusieurs années, mais ce système, ou d'autres, pourrait être remplacé dans quelques années. Il est donc important d’évaluer le projet et d’apprendre des facteurs de succès et d’échec. Une fois l'évaluation terminée, il est enfin temps de terminer le projet et de l'arrêter formellement.

Téléchargez et lisez le rapport complet.

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Cet article a été publié précédemment dans le magazine en ligne Consultancy.uk.: http://www.consultancy.uk/news/12551/overview-of-the-implementation-process-for-a-e-procurement-solution