Cas client : Bonne mise en service dans une collaboration en réseau
Notre environnement évolue rapidement, avec les fournisseurs et partenaires nous avançons pas à pas vers une collaboration en réseau. Mais comment agir en tant que client dans une collaboration en réseau ? Une collaboration dans laquelle les flux d'informations ne passent plus tous par vous en tant que client, mais vous souhaitez inciter fournisseurs et partenaires à échanger des informations entre eux. L'évolution vers la collaboration en réseau réduit les coûts de transaction, augmente la confiance et augmente le degré de propriété. Vous pouvez lire dans cet aperçu comment votre organisation peut donner corps à la mise en service dans une telle collaboration.
En tant que client, vous choisissez les fournisseurs qui peuvent le mieux servir les objectifs de l'organisation. Ils doivent s'inscrire dans la stratégie que l'entreprise a en tête. Les propres intérêts et interdépendances du fournisseur ne sont pas toujours pris en compte. Comment vous assurez-vous que les fournisseurs adoptent une attitude affirmée afin que vous, en tant que client, ayez à effectuer une coordination minimale, sans que les délais, l'argent et la qualité ne soient compromis ? Le modèle dans lequel vous, en tant que client, êtes le point central de toutes les informations est obsolète et, dans de nombreux cas, ne fonctionne plus en raison du flux rapide de décisions ultérieures qui doivent être prises. Travailler en réseau, la collaboration offre de nombreuses solutions et est donc l'avenir de notre façon de travailler avec des fournisseurs ou des partenaires, chacun basé sur sa propre expertise, avec un objectif commun. Nous utilisons un exemple tiré de la pratique pour expliquer comment cela fonctionne.
Figure 1- Mise en service traditionnelle
Figure 2- Collaboration en réseau
Une équipe projet pour favoriser la collaboration
Dans la majorité des projets où Supply Value agit en tant que chef de projet, les fournisseurs ou partenaires jouent un rôle. Beaucoup est donc investi dans la collaboration, à tous les niveaux. Dans l'exemple discuté ici, cela était également d'une grande importance, car les différentes parties étaient très dépendantes les unes des autres pour pouvoir livrer un bon produit. Pour cette raison, une équipe de projet a été créée. L'exemple concerne un projet dans lequel une application informatique est construite avec des fournisseurs. Nous travaillons selon la méthode Prince2/Agile, ce qui signifie que le processus opérationnel est réalisé par une équipe Scrum. Le chef de projet gère l'équipe Scrum en concertation avec le Product Owner et rend compte au groupe de pilotage. Le passage d'Agile à Prince2 revient donc au chef de produit et au chef de projet. Un certain nombre de choses ont été mises en place au niveau opérationnel pour stimuler une coopération optimale entre les fournisseurs :
- Tous ceux qui contribuent au produit final font partie de l'équipe Scrum. L'équipe Scrum est donc composée d'employés de l'organisation du client et d'employés des différents fournisseurs. Tout le monde est censé connaître la méthode Agile.
- Un coach Agile forme l'équipe à la mêlée et assiste le scrum master dans la promotion de la coopération au sein de l'équipe. Le coach Agile donne également des conseils sur le rôle de l'équipe Scrum au sein du reste de l'organisation, qui n'est pas structurée Agile.
- Les fournisseurs doivent se faire part de leurs commentaires sur leurs méthodes de travail et sur la manière dont ils peuvent travailler plus efficacement et plus efficacement en équipe.
- Avant de construire des pièces complexes dans lesquelles aucune expérience n'a encore été acquise, une preuve de concept est réalisée. De cette façon, il devient rapidement clair où se trouvent les goulots d'étranglement et une solution peut être trouvée avant que cette pièce ne soit construite.
- L'équipe Scrum doit proposer et discuter conjointement des risques. Donc même si des risques sont identifiés chez un autre fournisseur.
Cette façon de travailler entre les fournisseurs requiert la confiance et la compréhension mutuelle, ce qui conduit finalement à une coordination minimale du client et à de faibles coûts de transaction. Beaucoup d'énergie a donc été mise pour réaliser une bonne rétrospective par un bon scrum master. C'est agréable de voir que l'équipe est devenue plus mature à chaque sprint et avait donc aussi de plus en plus d'énergie.
Attention au projet à tous les niveaux
Afin d'être résilient lorsque les choses tournent mal dans le projet, il a été veillé à ce que la coopération soit bien organisée à tous les niveaux. En plus de la coopération opérationnelle qui vient d'être expliquée, le niveau tactique et opérationnel a été fusionné à des moments clés. Cela signifie, par exemple, que tous les chefs de projet de tous les fournisseurs sont impliqués dans le démarrage du projet, afin qu'ils se connaissent et puissent se contacter si nécessaire. De plus, des architectes (à la fois du client et des fournisseurs) et des analystes commerciaux sont impliqués dans les améliorations et la planification du sprint afin qu'il n'y ait pas de surprises pendant le sprint. En fédérant les analystes d'affaires et les architectes de toutes les parties, on réfléchit déjà en amont là où des difficultés peuvent survenir. Ceux-ci sont ensuite signalés au chef de projet comme un risque.
La mise en place de ces structures n'est pas la seule nécessaire, car comment éviter que si le projet menace de ne pas pouvoir livrer, les fournisseurs ne se replient sur leur contrat et s'assurent d'avoir livré ce qui était demandé ? Après tout, vous, en tant que client, voulez un produit fonctionnel, plutôt qu'un contrat qui est livré à la lettre. Pour cette raison, une réunion stratégique a également été mise en place au cours de laquelle le directeur de l'organisme commanditaire invite les directeurs des fournisseurs. Au cours de cette consultation, il est discuté de la façon dont les organisations traitent les unes avec les autres lorsque des revers peuvent survenir. Existe-t-il une manière traditionnelle de travailler ensemble et chacun se concentre-t-il individuellement sur le client un par un ? Ou est-ce qu'on s'appelle d'abord pour trouver une solution ? Dans ce cas, une véritable collaboration en réseau se met en place.
Figure 3- Collaboration à tous les niveaux
Résistant aux échecs grâce à la coopération
En mettant en place l'organisation du projet et la structure de concertation de la manière qui vient d'être décrite, le projet peut résister à des revers majeurs. Et ceux-ci l'étaient certainement. Par exemple, il est arrivé que des fournisseurs s'attendent mutuellement à pouvoir réaliser certaines parties du produit à livrer. Lorsqu'il s'est avéré que cela n'était pas le cas à quelques reprises, les fournisseurs et le client ont à chaque fois cherché à coopérer afin de trouver une solution. Cela signifiait également que, dans certains cas, un fournisseur proposait une solution possible, ce qui lui permettait également de réaliser des bénéfices commerciaux. De cette façon, tout le monde était satisfait et le projet était empêché de devenir sans gouvernail ou pointé l'un sur l'autre.
Bonne mise en service
Une bonne mise en service dans ce cas, c'est investir dans vos fournisseurs en investissant du temps en collaboration avec d'autres fournisseurs et employés de l'organisation de mise en service. De cette façon, les fournisseurs apprennent également à se connaître et une véritable collaboration en réseau se crée. Ils peuvent apprendre de leur collaboration ensemble et l'utiliser également avec d'autres clients, de sorte que leur intérêt commercial soit également nourri. En discutant des inconvénients d'une telle collaboration de manière ouverte et transparente, vous créez la confiance et les fournisseurs feront également un effort supplémentaire lorsque les choses se compliquent.
Il n'est pas facile de s'entraider lorsque les choses tournent mal ou menacent de mal tourner, au lieu de sauvegarder sa propre part. Supply Value a appris que cela est possible et que cela apporte de nombreux avantages à tous les niveaux et surtout permet de gagner du temps et de l'argent.
Vous souhaitez en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de collaboration réseau et de bonne mise en service ? Veuillez nous contacter ou prendre rendez-vous avec l'un de nos experts sans engagement.
Télécharger
Souhaitez-vous lire attentivement toutes les informations ? Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez gratuitement ce cas client.