Une équipe projet pour favoriser la collaboration

Dans la majorité des projets où Supply Value agit en tant que chef de projet, les fournisseurs ou partenaires jouent un rôle. Beaucoup est donc investi dans la collaboration, à tous les niveaux. Dans l'exemple discuté ici, cela était également d'une grande importance, car les différentes parties étaient très dépendantes les unes des autres pour pouvoir livrer un bon produit. Pour cette raison, une équipe de projet a été créée. L'exemple concerne un projet dans lequel une application informatique est construite avec des fournisseurs. Nous travaillons selon la méthode Prince2/Agile, ce qui signifie que le processus opérationnel est réalisé par une équipe Scrum. Le chef de projet gère l'équipe Scrum en concertation avec le Product Owner et rend compte au groupe de pilotage. Le passage d'Agile à Prince2 revient donc au chef de produit et au chef de projet. Un certain nombre de choses ont été mises en place au niveau opérationnel pour stimuler une coopération optimale entre les fournisseurs :

• Tous ceux qui contribuent au produit final font partie de l'équipe Scrum. L'équipe Scrum est donc composée d'employés de l'organisation du client et d'employés des différents fournisseurs. Tout le monde est censé connaître la méthode Agile.
• Un coach Agile forme l'équipe à la mêlée et assiste le scrum master dans la promotion de la coopération au sein de l'équipe. Le coach Agile donne également des conseils sur le rôle de l'équipe Scrum au sein du reste de l'organisation, qui n'est pas structurée Agile.
• Les fournisseurs doivent se faire part de leurs commentaires sur leurs méthodes de travail et sur la manière dont ils peuvent travailler plus efficacement et plus efficacement en équipe.
• Avant de construire des pièces complexes dans lesquelles aucune expérience n'a encore été acquise, une preuve de concept est réalisée. De cette façon, il devient rapidement clair où se trouvent les goulots d'étranglement et une solution peut être trouvée avant que cette pièce ne soit construite.
• L'équipe Scrum doit proposer et discuter conjointement des risques. Donc même si des risques sont identifiés chez un autre fournisseur.

Cette façon de travailler entre les fournisseurs requiert la confiance et la compréhension mutuelle, ce qui conduit finalement à une coordination minimale du client et à de faibles coûts de transaction. Beaucoup d'énergie a donc été mise pour réaliser une bonne rétrospective par un bon scrum master. C'est agréable de voir que l'équipe est devenue plus mature à chaque sprint et avait donc aussi de plus en plus d'énergie.

Attention au projet à tous les niveaux

Afin d'être résilient lorsque les choses tournent mal dans le projet, il a été veillé à ce que la coopération soit bien organisée à tous les niveaux. En plus de la coopération opérationnelle qui vient d'être expliquée, le niveau tactique et opérationnel a été fusionné à des moments clés. Cela signifie, par exemple, que tous les chefs de projet de tous les fournisseurs sont impliqués dans le démarrage du projet, afin qu'ils se connaissent et puissent se contacter si nécessaire. De plus, des architectes (à la fois du client et des fournisseurs) et des analystes commerciaux sont impliqués dans les améliorations et la planification du sprint afin qu'il n'y ait pas de surprises pendant le sprint. En fédérant les analystes d'affaires et les architectes de toutes les parties, on réfléchit déjà en amont là où des difficultés peuvent survenir. Ceux-ci sont ensuite signalés au chef de projet comme un risque.

La mise en place de ces structures n'est pas la seule nécessaire, car comment éviter que si le projet menace de ne pas pouvoir livrer, les fournisseurs ne se replient sur leur contrat et s'assurent d'avoir livré ce qui était demandé ? Après tout, vous, en tant que client, voulez un produit fonctionnel, plutôt qu'un contrat qui est livré à la lettre. Pour cette raison, une réunion stratégique a également été mise en place au cours de laquelle le directeur de l'organisme commanditaire invite les directeurs des fournisseurs. Au cours de cette consultation, il est discuté de la façon dont les organisations traitent les unes avec les autres lorsque des revers peuvent survenir. Existe-t-il une manière traditionnelle de travailler ensemble et chacun se concentre-t-il individuellement sur le client un par un ? Ou est-ce qu'on s'appelle d'abord pour trouver une solution ? Dans ce cas, une véritable collaboration en réseau se met en place.