Que peut faire la RPA pour vous ?

Processus répétitifs, tâches chronophages ou gaspillage de talent de vos employés à cause de la bureaucratie ? Reconnaissez-vous ces problèmes ? Les robots logiciels peuvent vous aider à améliorer cette situation. Presque toutes les activités qui se produisent fréquemment et ont un caractère répétitif, se prêtent à une amélioration au moyen de l'automatisation des processus robotiques (RPA). Un robot logiciel est plus rapide par action, fait moins d'erreurs, est moins cher et apprend de son propre travail. Les coûts initiaux de programmation d'un tel robot, qui étaient autrefois très élevés, n'ont cessé de baisser tandis que les possibilités fonctionnelles se sont élargies. Cela rend la RPA applicable dans de plus en plus de processus et l'investissement en vaut la peine !

Lorsqu'il est correctement programmé, il peut avoir de grands avantages et fonctionner beaucoup plus rapidement et mieux que les humains. Nos propres recherches ont montré que de nombreuses organisations connaissent peu ou pas du tout la RPA et ne savent donc pas par où commencer. Dans le même temps, ils sont confrontés à divers défis, tels que :

  • Retaper manuellement les dossiers médicaux ou les cartes d'identité ;
  • Traitement des réclamations dans le monde de l'assurance ;
  • Traitement des demandes de permis par une municipalité ;
  • Vérifier manuellement le stock de produits ;
  • Rédaction de rapports standards.

Quelle valeur ajoutée la RPA peut-elle avoir pour votre organisation ?
La RPA offre aux organisations la possibilité de permettre aux employés d'effectuer des tâches de réflexion plus significatives. Les soulager des tâches répétitives, souvent administratives, crée un espace pour organiser le travail d'une manière plus significative et stimulante. Envisagez, par exemple, de vous concentrer davantage sur le contact client et la gestion des relations. Cela augmente l'efficacité des employés. De plus, la vitesse opérationnelle est augmentée et les erreurs réduites en automatisant les tâches répétitives. Parce que les robots sont disponibles 24h/24 et 7j/7 pour effectuer des tâches, certaines activités peuvent également se poursuivre en dehors des heures de bureau. Cela augmente l'efficacité globale des processus.

Défis de la mise en œuvre de la RPA

La RPA présente également un certain nombre de défis. Après tout, il s'agit de l'intégration de nouvelles technologies dans l'architecture commerciale actuelle et d'une collaboration renouvelée entre les personnes et la technologie. Il existe différents types de défis et de malentendus courants qui doivent être résolus si vous souhaitez mettre en œuvre avec succès la RPA. En particulier, nous voyons les défis suivants dans les implémentations de RPA :

  1. La RPA est généralement une solution à court terme/provisoire.
    Bien sûr, la RPA peut fournir une solution et un avantage immédiats, mais à long terme, la RPA nécessite également des plates-formes plus complexes et une évaluation et une optimisation fréquentes du processus.
  2. RPA automatise un processus clairement défini.
    Cela peut être un défi pour les organisations qui n'ont pas défini de processus clairs. Il arrive souvent que les organisations commencent à automatiser, mais soit automatisent les mauvaises choses, soit n'ont pas d'objectif clair du processus.
  3. Coûts fixes élevés, coûts variables faibles.
    C'est un fait que les processus automatisés sont coûteux à mettre en œuvre, avec des avantages qui s'accumulent au fil du temps. Il nécessite des compétences spécifiques et pratiquées pour réaliser avec succès les processus automatisés. Il faut donc du volume pour que cela en vaille la peine, que ce soit au niveau de l'organisation elle-même ou chez un fournisseur embauché. Cependant, le seuil financier continue de baisser car les logiciels et l'expérience de mise en œuvre sont de plus en plus disponibles.
  4. Entretien RPA.
    Lors de l'exécution des processus, les solutions RPA nécessitent une certaine maintenance. Un robot logiciel RPA est sensible aux modifications de l'interface utilisateur, il est donc nécessaire de maintenir les robots RPA. Lorsqu'un robot logiciel a plusieurs tâches, la maintenance peut devenir complexe et difficile.
  5. Résistance des employés.
    La résistance, ou pour le moins, l'accoutumance est l'un des plus grands défis des trajectoires RPA en raison du fait que les gens n'aiment naturellement pas le changement. Tout changement lié à la mise en œuvre d'une nouvelle technologie peut être stressant pour les employés, car ils subissent un changement dans leurs responsabilités. De plus, lors de la mise en œuvre de la RPA, on craint souvent la disparition d'emplois en raison de l'automatisation des tâches.

Comment Supply Value peut-elle aider à surmonter ces défis ? 

Nous pouvons vous aider à surmonter les défis de la RPA et guider une mise en œuvre réussie. Nous vous accompagnons tout au long du processus, de la préparation à la sécurisation des processus automatisés et des bénéfices associés.

Nous commençons par établir le business case et l'architecture. Souvent, la RPA s'avère particulièrement utile pour les organisations qui cherchent à moderniser leurs systèmes pris en charge par des applications héritées. Pensez aux systèmes ERP qui sont utilisés depuis des décennies. Il peut être assez difficile de remplacer ces types d'implémentations, car les fonctionnalités et les données uniques d'une entreprise sont littéralement « à l'intérieur des systèmes ». Les robots logiciels peuvent fournir une assistance lors du passage à un système moderne. Ils effectuent ensuite plusieurs tâches et étapes. Pensez à vous connecter à l'ancien système pour en extraire des fichiers, puis à vous connecter à la nouvelle application et à saisir les données du fichier. Les robots RPA peuvent alors effectuer les tâches assignées dans le nouveau système.

Dans l'analyse de rentabilisation, nous calculons la complexité et le potentiel d'automatisation des processus. Nous cartographions ensuite les avantages et hiérarchisons les processus entre eux. De cette façon, nous faisons un choix bien fondé d'automatiser ou non les processus et dans quel ordre cela est fait.

Nous vous aidons dans la sélection des packages et réalisons l'analyse commerciale. Nous nous concentrons d'abord sur l'optimisation de vos processus, avant de commencer à automatiser. En collaboration avec le propriétaire du processus, nous cartographions le processus actuel et toutes les données pertinentes. Nous concevons ensuite le processus souhaité avec le propriétaire du processus, le développeur RPA et l'administrateur système. Nous identifions à l'avance ce qui peut être amélioré ou repensé pour éviter toute erreur RPA. De plus, nous impliquons vos employés dans ce processus pour réfléchir aux prochaines étapes. Naturellement, nous documentons soigneusement cela, afin que le développeur RPA puisse immédiatement commencer à construire la solution après l'analyse et la sélection de la solution.

Modèle : Document de conception de processus

Dans la phase de mise en œuvre, nous nous occupons de la gestion du projet pour vous. Nous gérons les risques et les changements qui surviennent lors de la création de la solution RPA. De plus, nous nous assurons que tous les tests sont effectués et documentés. Tous les problèmes qui surviennent au cours des cas de test sont enregistrés dans un journal des problèmes et traités individuellement.

Modèle : Cas de test

Lorsque la solution RPA est prête à être mise en service, il est important que les employés soient formés en temps opportun et que les instructions de travail soient rédigées ou adaptées à la nouvelle situation. Une saine gestion du changement est essentielle pour une mise en œuvre réussie. Nous vous aidons à bien mettre en place la communication avec toutes les personnes impliquées dans l'organisation, afin que toutes les parties prenantes soient pleinement et en temps opportun informées. Nous pouvons également vous accompagner tout au long du processus de changement. Par exemple, nous pouvons vous aider à mettre en place et mettre en œuvre une stratégie de changement adaptée, susciter l'adhésion des collaborateurs et atteindre vos objectifs.

Après la mise en œuvre et dans la phase opérationnelle des processus automatisés, nous pouvons effectuer des évaluations de performance et gérer les demandes de changement.

Modèle : Demander une initiative de changement

La solution RPA en pratique

Secteur des soins de santé

Des défis reconnaissables
  1. Garder les dossiers médicaux transparents
  2. Traitement des réclamations
  3. Atteindre une dotation en personnel optimale

RPA peut offrir une solution en :
  1. Déployez des robots logiciels pour maintenir et synchroniser avec précision les dossiers médicaux entre les fournisseurs de services, les laboratoires et les pharmacies.
  2. Lancez une tâche RPA qui collecte toutes les données nécessaires et les transfère en toute sécurité vers le système de gestion des réclamations.
  3. Automatisez les échanges de données entre les différentes applications. Les applications synchronisées et à jour garantissent que le personnel peut travailler au bon endroit et efficacement.

Secteur FMCG

Des défis reconnaissables
  1. Un état de livraison à jour
  2. Une solution pour les livraisons tardives ou incorrectes
  3. Paiement plus rapide des factures impayées

RPA peut offrir une solution en :
  1. Automatisez le traitement système d'un statut de livraison. Cela augmente l'efficacité et limite le risque de données incorrectes.
  2. Laissez les robots logiciels comparer les documents de livraison avec une commande et signaler et corriger les livraisons de produits incorrectes.
  3. Automatisez le téléchargement des documents et la mise en correspondance avec les commandes clients correspondantes avec les robots logiciels RPA.

Secteur public

Des défis reconnaissables
  1. Sécurité et fiabilité des données
  2. Augmentation des coûts et de la complexité
  3. Service client réactif
RPA peut offrir une solution en :
  1. Créez la possibilité de « regarder en arrière » les étapes de processus effectuées. RPA conserve un essai d'audit dans lequel toutes les actions effectuées sont enregistrées.
  2. Automatisez toutes les tâches administratives récurrentes. Cela permet aux départements d'effectuer facilement des ajustements au sein du processus, réduisant ainsi les coûts et la complexité.
  3. Automatisez les systèmes et réduisez ainsi le délai d'exécution du service. Cela garantit une meilleure qualité de service et la satisfaction du client.

     

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