UBR|HIS est un centre de mise en œuvre des achats pour six ministères. Manuela est conseillère principale aux achats chez UBR|HIS et Richard y est directeur. Ils construisent un écosystème d'achat et pensent que donner de l'espace à la fois aux employés et aux partenaires garantit que tout le monde grandit et s'épanouit en conséquence.  

On ne peut pas vraiment parler d'une vision unique de l'Etat sur les achats, comment faire en sorte qu'il y ait un esprit de communauté ?  

Richard: Il n'y a pas une vision unique du « gouvernement central » sur les achats. Le gouvernement national décrit ce qu'il veut réaliser avec la passation des marchés, qui comprend le retour social, l'ISR et l'innovation. La manière dont nous mettons en œuvre la profession d'approvisionnement est la vision des personnes qui travaillent au SIS et elle peut différer de la façon dont les autres organisations d'approvisionnement du gouvernement central fonctionnent.

Ce que nous essayons de transmettre, c'est que nous pensons comme un écosystème, dans lequel vous grandissez et prospérez tous. Vous faites cela ensemble et jamais au détriment des autres. Il faut s'entraider et se renforcer, avoir un œil les uns sur les autres sans forcément en tirer profit. Cela signifie aussi que vous osez faire quelque chose au profit d'un autre, ce qui est parfois au détriment de vous-même. À plusieurs niveaux, « nous » est « nous du gouvernement », mais il en va de même pour nos partenaires de marché. Nous devons leur accorder quelque chose et ils doivent nous accorder quelque chose.

Manuela : Je vois la même chose. Ce que nous voulons, c'est créer un impact social. Mais vous avez aussi juste un travail pour faire fonctionner le marché comme il le fait maintenant. Nous avons pour mission de stimuler les PME et de donner une chance aux indépendants. Mais aussi d'appliquer des moyens innovants à nos achats, afin que nous laissions de plus en plus les solutions au marché et qu'ils puissent utiliser leur caractère innovant.

Richard: Nous sommes plus une extension pour atteindre des objectifs politiques qu'un organisme qui doit tout retirer du marché au prix le plus bas. Cela peut parfois être contradictoire, car un client veut le meilleur du marché au prix le plus bas. Nous sommes là pour assurer l'équilibre.

Vous indiquez que vous recherchez un équilibre à cet égard, dans quelle mesure allez-vous vous asseoir à la place du client afin d'affiner ces objectifs politiques ?

Manuela : Il ne s'agit pas vraiment de s'asseoir sur la chaise, mais de faire prendre conscience que nous, en tant que gouvernement, avons un objectif à atteindre et qu'il ne s'agit pas seulement de dépenser le moins d'argent possible pour le budget de votre ministère. Il arrive de plus en plus souvent que nous entamions des discussions avec des clients et indiquions ce que nous défendons en tant que gouvernement.

Richard: Et nous travaillons ensuite à deux niveaux. D'une part, bien sûr, nous aidons le client à mettre en œuvre les achats, mais d'autre part, nous aidons également à concevoir le système de manière à ce que les incitations se retrouvent aux bons endroits.

Et cet écosystème, ça a l'air très bien, mais si vous êtes le seul, le danger est que vous restiez debout à crier dans le désert. Comment essayez-vous d'empêcher cela?

Richard: Je pense qu'il s'agit de continuer à rayonner, à se propager et à être très cohérent. L'essentiel est que vous ne commettiez pas l'erreur de faire une sorte de calcul ; que tu as donné trois fois et que tu n'as rien reçu en retour, alors j'arrête. Un exemple est la chaise que nous avons réussi à réaliser, ce qui n'aurait jamais été possible tout seul. Avec deux pages sous le bras, j'ai parcouru les organisations qui pensent la même chose, toutes ces organisations ont dit de contribuer alors qu'elles n'obtiennent rien de visible en retour. Il s'agit donc pour moi de continuer à montrer l'exemple. Si vous continuez à donner, vous obtiendrez automatiquement quelque chose en retour.

Manuela : Oui, nous sommes très favorables à l'ouverture et à la transparence. Tant que nous pouvons le partager, nous le ferons. Et vice versa, nous essayons cela aussi. La manière dont notre MT est impliquée vous donne beaucoup de liberté dans votre travail. Cela signifie que vous pouvez de plus en plus sortir des sentiers battus et oser prendre des risques. Si vous avez bien réfléchi. Je pense que c'est un très bon point de départ.

Est-ce que cela rend votre travail plus amusant, plus facile et meilleur ?

Manuela : Putain, oui. Un exemple de ceci est l'appel d'offres en 10 jours que nous avons fait avec vous (Supply Value). Je pense que c'est une meilleure façon de travailler que de colorier dans les lignes parce que c'est juste comme ça que c'est censé être. Il m'a fallu un certain temps avant de pouvoir donner une place à cela, mais cela rend vraiment votre profession plus amusante et apporte d'excellentes solutions.

Richard: J'aime la façon dont Manuela dit ça, « ça m'a pris du temps pour ressentir ça ». Il est bon de se rendre compte qu'on ne peut pas du coup travailler de cette manière, mais que cela demande du temps et donc de la persévérance.

Comment créez-vous une telle culture d'aversion au risque ou non au risque ?

Richard: Quand j'ai rejoint le HIS à la mi-2016, il y avait une culture selon laquelle il fallait tout couvrir. Je voulais faire ça différemment. Je crois que vous obtenez beaucoup plus lorsque vous donnez de l'espace au marché que lorsque vous tout embarquer. Un procès concernait la pire chose qui puisse arriver, qui encourage les gens à rester prudents. J'ai donc commencé à l'aborder différemment : si vous allez au tribunal parce que vous avez repoussé vos limites, vous obtenez une bouteille de vin. Tu comprends et place publique et pour le verdict, car c'est très facile de donner une bouteille de vin quand on a déjà gagné. Au département ils pensaient qu'il y avait un fou au HIS qui a stimulé une injonction. Ce n'est pas le cas, j'encourage seulement à chercher des limites. Il a fallu 8 mois avant que la première bouteille de vin ne soit distribuée. Si vous regardez vraiment à quelle fréquence nous avons des poursuites, il n'y en a presque pas. S'ils étaient là, nous n'aurions pas pu les empêcher.

Manuela : 2016 a été un tournant à cet égard. Richard a un style de gestion très différent de celui des autres avant lui. Dans la fonction publique, vous êtes élevé d'une certaine manière, quelque peu enraciné. En tout cas, Richard m'a mis dans un autre mode, j'ai commencé à regarder plus en avant, à innover et à penser différemment sur certaines choses.

Comment voyez-vous l'avenir de l'organisation des achats pour vous ?

Manuela : Je pense que nous allons numériser de plus en plus. Nous travaillons sur le stockage des données et sur la façon dont nous pouvons mieux fournir des données à contrôler et à ajuster. L'informatique peut nous aider à générer de meilleures informations d'achat et à mieux servir nos clients. Cela peut vous soulager du travail le plus simple, afin que nous puissions nous concentrer sur la personnalisation. Vous l'avez vu, par exemple, dans l'appel d'offres de 10 jours. À l'époque, nous étions beaucoup plus concentrés sur un seul travail et vous voyez à quelle vitesse une telle stratégie est établie. Si vous étalez l'appel d'offres sur plusieurs mois, beaucoup plus de temps et d'informations seront éventuellement perdus. En faisant la même chose en moins de temps, il est possible de déployer des personnes différemment et d'offrir plus de qualité au client. Cela rend nos clients plus heureux, mais cela nous rend aussi nous-mêmes plus heureux. Comment allons-nous appliquer ce genre de méthodes de travail innovantes au sein du SIS est tout un défi. Je vois une sorte d'équipe d'innovation émerger au HIS.

Richard: Une partie de notre organisation est déjà préparée pour plus de numérisation. Par exemple, depuis plusieurs années, aucune personne permanente n'a été embauchée pour la gestion des contrats. Incidemment, beaucoup de données ne nous appartiennent pas du tout. Par exemple, les paiements concernent les systèmes financiers et de nombreux contrats sont encore conclus avec les ministères eux-mêmes. Ce que nous pouvons aider, c'est à déverrouiller conjointement ces données en tant qu'écosystème (avec nos départements, notre centre de services financiers et nos fournisseurs) et à les transformer en quelque chose de beau. C'est assez complexe, mais les premiers pas ont été faits. Nous étudions également déjà les données Open source. L'Administration fiscale et douanière, par exemple, a déjà parcouru un long chemin à cet égard. D'une simple pression sur un bouton, ils peuvent voir quels sont les mouvements sur le marché et quel est le comportement de paiement, par exemple. Je pense que nous y arriverons dans les années à venir. Nous appliquerons principalement de nombreuses techniques modernes, comme nous le faisons déjà ; des processus plus courts, des systèmes plus agiles et en effet nous y aident.

Pour conclure : soyez cohérent, continuez à rayonner la valeur en laquelle vous croyez et recherchez finalement la coopération. C'est un bon résumé ?

Richard: Absolu. Cela semble tellement cool, n'est-ce pas, comme si nous faisions des plans de science de fusée très cool tous les 3 ans. Nous savons que ces plans à long terme ne feront pas la différence à eux seuls. La différence réside dans ces centaines de décisions que tout le monde prend chaque jour. En prenant ces décisions, vous vous assurez d'aller de l'avant, c'est ainsi que vous faites la différence.

Que voudriez-vous transmettre à vos collègues acheteurs du pays ?

Manuela : Pour grandir, il faut lâcher prise. Les opinions sont là pour être ajustées par les croyances. Soyez ouvert à cela, alors seulement vous grandirez. Une opinion bien arrêtée ne fait pas nécessairement de vous une personne plus forte, elle vous fait juste faire une pause.

Richard: Osez penser et agir dans l'intérêt commun plutôt que dans votre propre intérêt. Comme Manuela a indiqué que cela prend du temps, cela s'applique également beaucoup à moi. Avant, il était très clair que j'avais une opinion et mon attitude était la suivante : vous ne me convainquez de rien d'autre. Apparemment, il faut avoir quelques années sur le comptoir pour être heureux d'être convaincu. Si les gens pensent que je suis un twister, vous pouvez le penser, mais j'ai changé d'avis. Dans le passé, j'aurais vraiment aimé ça. Alors n'ayez pas peur d'agir comme un twister.