Informations et leçons tirées de l'intégration des fournisseurs avec E-procurement dans le magazine consultancy.uk

C'était jeudi le 10th ou septembre 2015. Le premier jour de ma toute première mission pour une grande organisation semi-gouvernementale. Bien que ce soit mon premier jour, le projet pour lequel j'avais été embauché il y a environ un an. L'organisation se trouvait au beau milieu d'un vaste processus de mise en œuvre de la passation électronique de marchés, contenant plusieurs éléments différents (commande électronique, facturation électronique, achat de catalogue, gestion des données de base, processus de déclaration, etc.). En bref, tout le processus de P2P a été automatisé au moyen de systèmes de passation électronique de marchés.

Comme vous pouvez l’imaginer, c’est un travail énorme. D'une manière ou d'une autre, de nombreuses personnes ont été impliquées et / ou impliquées dans la mise en œuvre de la passation électronique des marchés publics. Dans ce chapitre, Je voudrais vous raconter mon expérience lors de la mise en œuvre de la passation électronique de marchés publics, en particulier en ce qui concerne les fournisseurs dans le processus de mise en œuvre. Pas simplement comment cela devrait aller, mais comment ça se passe réellement dans la vie réelle.

Commande en ligne et facturation électroniqueavantages-de-commande en ligne

Comme mentionné précédemment, les systèmes de passation électronique de marchés couvrent plusieurs éléments. Je me suis concentré sur les éléments E-Ordering et E-Invoicing.

  • Commande en ligne: La commande en ligne a été développée pour optimiser les flux de communication existants liés aux commandes. Si la facturation électronique est très intéressante pour le client qui reçoit de nombreuses factures, la commande électronique est intéressante et utile pour le fournisseur qui reçoit de nombreuses commandes. Habituellement, un client passe une commande au moyen d’un appel téléphonique ou d’un fichier PDF. Le fournisseur doit ensuite transférer les données de la commande dans son propre système. Lorsque vous recevez de nombreuses commandes, cela peut prendre beaucoup de temps. E-Ordering est en réalité une commande de biens et de services via la technologie Internet. Grâce à la commande en ligne, les employés de l'entreprise peuvent demander, visualiser, commander et recevoir des produits et des services par voie électronique via un système de commande par catalogue. Une fois qu'un employé a reçu sa demande de commande, celle-ci (éventuellement automatiquement via des procédures d'approbation) est approuvée et convertie en commandes électroniques aux fournisseurs.avantages-de-recevoir-factures électroniques
  • Facture électronique: C'est une forme de facturation électronique. La facturation électronique comprend un certain nombre de technologies et d'options de saisie différentes et est présentée électroniquement à un client pour paiement. Une facture électronique peut être définie en tant que données de facture structurées aux formats EDI ou XML, éventuellement à l'aide de formulaires Web basés sur Internet. Ces documents peuvent être échangés de différentes manières, notamment: EDIXML ou des fichiers CSV. L'activation de la facturation électronique implique généralement des membres des comptes fournisseurs, de l'informatique et des achats. La facturation électronique se situe à la frontière des marchés publics et des finances. Mais à quoi ressemble ce processus et quelle est la différence avec l'ancien processus de facturation par papier ou par courrier électronique?

vieux processus papier et courrier

nouveau-processus-facture électronique

Mes tâches

Je faisais partie du projet de commande en ligne et de facturation électronique et ma responsabilité principale consistait à coordonner le processus d'intégration / activation des fournisseurs, ce qui voulait dire que j'aiderais les acheteurs. basculer vers E-Ordering / E-Invoicing. Après tout, vous pourriez avoir un beau système qui fonctionne parfaitement sur le plan technique. Si vous n’avez aucun fournisseur qui souhaite recevoir des commandes électroniques et vous envoyer des factures électroniques, il n’est toujours pas très utile.

Une fois que le fournisseur a déclaré explicitement qu'il est "à bord" et souhaite passer à la commande en ligne / facturation électronique, je mets la responsabilité de ce fournisseur sur la base de celle qui implémentera techniquement le système.

Comment embarquer les fournisseurs?

Pour que votre système d’approvisionnement électronique fonctionne, il serait bon que les fournisseurs veuillent vous envoyer des factures électroniques afin que vous puissiez réellement faire le travail. . Comment y parvenir?

  • Déterminez votre position sur le marché par rapport à vos fournisseurs. Êtes-vous un acteur important sur le marché? Êtes-vous un client important pour vos fournisseurs? Si la réponse est oui, cela sera très utile dans le processus d'intégration des fournisseurs car il vous fournira les moyens nécessaires pour persuader vos fournisseurs de passer à la facturation électronique. Si la réponse est non, vous avez certainement besoin d'un consultant qualifié pour vous aider. Heureusement pour vous, j'en connais un.
  • Vous devez passer à la facturation électronique. Ce sont les fournisseurs qui vous envoient le plus de factures. Plus vous recevez de factures électroniques, mieux cela vaut pour votre organisation. Vous voulez probablement dire que vous obtenez des résultats plus rapides en commençant par le plus gros. Maintenant, la phrase se lit comme si vous pouviez être heureux lorsque vous devez payer beaucoup (recevoir beaucoup de factures). Analyse des relevés de facturation des deux années précédentes pour identifier les fournisseurs à cibler. Dans l’organisation dans laquelle je travaillais, nous appliquions la limite de 100 factures par an, ce qui signifie que tous les fournisseurs qui envoient plus de 100 factures par an devraient passer à la facturation électronique, d’une manière ou d’une autre. Cette limite est arbitraire et subjective: si un fournisseur envoie 99 factures, cela ne signifie pas qu'il est «du crochet», et si un fournisseur envoie, cela ne signifie pas qu'il doit changer de fournisseur. Regardez toujours de quel type de fournisseur il s'agit et quelles sont les attentes pour 100%.

La raison pour laquelle il s'agirait d'une présélection au lieu de toucher tous les fournisseurs est liée à la portée et à l'argent. Certaines organisations ont plus de mille fournisseurs. Lorsque vous démarrez ce projet, essayez de vous concentrer sur les fournisseurs. Les fournisseurs qui envoient des factures ne contribuent pas à vos objectifs de gains d'efficacité. En outre, le passage à la commande en ligne et / ou à la facturation électronique nécessite un investissement de vos fournisseurs. La taille de cet investissement dépend de l'option choisie par le fournisseur. Néanmoins, l'analyse de rentabilisation pour les fournisseurs ne sera probablement pas faite. Les coûts d'investissement ne seront probablement pas assez importants pour justifier l'investissement.

  • Déterminez quel acheteur est responsable de chaque fournisseur sélectionné. L'acheteur peut vous dire si le fournisseur est un bon candidat pour la facturation électronique. Par exemple, le contrat sera résilié ou le fournisseur enverra beaucoup moins de factures au cours des prochaines années. De plus, lorsque vous contactez le fournisseur, il serait préférable de le faire par l'intermédiaire d'une personne connaissant le fournisseur. L'acheteur entretient une relation avec E-Invoicing ou, du moins, détermine qui est la bonne personne au sein de l'organisation pour discuter de ce sujet.
  • Enfin, vous souhaitez simplifier au maximum la situation pour vos acheteurs et vos fournisseurs. Veillez donc à leur fournir les bonnes informations. Organisez une réunion avec vos fournisseurs pour leur expliquer en quoi consiste ce qu’ils doivent faire. Cela est également nouveau pour eux et ne fait pas partie de leurs tâches principales d’achat. Aidez vos acheteurs en leur fournissant des modèles de courrier électronique, des brochures et des dépliants qu'ils peuvent envoyer à leurs fournisseurs. Ce matériel d'information explique pourquoi vous faites cela, ce que c'est, quels sont les coûts, quels sont les avantages. Après tout, vous demandez un investissement. Vous devez donc leur expliquer clairement ce qui leur est destiné et pourquoi vous pensez que cet investissement est justifié.

Comment ça va vraiment

Donc, vous avez élaboré le plan, et c'est un bon plan. Vous êtes le fournisseur de tous les matériaux dont vous avez besoin. Je vais simplement vous dire tout de suite: ce n'est pas si facile. Ne pensez pas que ça va aller quelque chose comme ça:

Organisation X: "Cher fournisseur, de l’organisation X, nous passons à la commande en ligne / facturation électronique. Nous vous demandons de bien vouloir changer et nous envoyer des factures électroniques au lieu de papier ou de PDF. Ici, vous avez des informations importantes avec les différentes options et coûts. Alors, quelle option aimeriez-vous? "

Fournisseur X: "Bien sûr, quelle bonne idée, j'aimerais que cette option soit activée afin que nous puissions mettre en œuvre rapidement la facturation électronique".

Non, ça ne se passera pas comme ça. Quelques exemples de ce à quoi vous pouvez vous attendre lors du processus d'intégration:

  1. Les gens ne répondent pas. Jamais. Vous leur envoyez des rappels à plusieurs reprises, mais ils ne répondent toujours pas ou très lentement. Ils vous ignorent et pensent que si vous faites cela, le problème, à savoir vous-même et votre demande de facturation électronique, ne se trompera pas.
  2. Certaines personnes sont juste toujours en vacances. Ou ils viennent de quitter le bureau. Ou ils ne travaillent pas le lundi. Ou du moins pas le jour où vous les appelez pour discuter de ce sujet.
  3. Les grandes organisations savent ce qu'est la facturation électronique. Et la plupart d’entre eux travaillent déjà avec ou sont plus que disposés à passer à la facturation électronique. Mais la plupart des organisations n'ont aucune idée de ce qu'est la commande en ligne / facturation électronique et de ce que cela signifierait pour elles. Ils envoient toujours des factures papier ou vous envoient des PDF par courrier électronique. C'est déjà très numérique pour eux et ils n'ont rien à changer, car cela leur convient. Si vous leur demandez d'envoyer des factures électroniques, ils vous répondront qu'ils ont des factures électroniques car elles sont au format PDF. Ils ne comprennent pas ce que c'est. Pour de nombreux fournisseurs, ce sujet est inconnu et ne figure pas en haut de leur liste de priorités.
  4. Ils ne voient que le Ils vous demanderont pourquoi ils ne veulent pas payer pour quelque chose que vous voulez qu'ils fassent. Ils ne voient pas les avantages de ce système et ne réalisent pas non plus que c'est l'avenir et que c'est la norme dans quelques années. Dans quelques années, de nombreux autres clients leur demanderont de passer à la facturation électronique. S'ils choisissent judicieusement leur système, ils pourront également l'utiliser pour d'autres clients. Mais pour le moment, ils ne veulent tout simplement pas investir.
  5. Les gens ne lisent pas. Ils ne lisent pas les informations que vous leur envoyez. Lorsqu'ils acceptent enfin de passer à la facturation électronique, ils vous reviennent. Mais vous avez fait. Plusieurs fois.
  6. Lorsqu'ils acceptent de passer à la facturation électronique, le système de passation électronique des marchés leur envoie le contrat, ou ils ne peuvent plus être utilisés. C'est comme s'ils avaient disparu de la terre (voir le premier point).
  7. Lorsque l'acheteur et le vendeur ont convenu de mettre en œuvre le service informatique, c'est difficile. La mise en œuvre technique du système est retardée car le service informatique ne fait pas de la facturation électronique l'une des priorités.
  8. Enfin, cela n'a rien à voir avec les fournisseurs, mais avec les acheteurs. Comme mentionné dans le paragraphe précédent, l'acheteur est censé contacter le fournisseur pour la facturation électronique. En tant que chef de projet, vous coordonnez l'ensemble du processus, ce qui signifie que vous souhaitez connaître le statut de chaque fournisseur. Mais dans de nombreux cas, l'acheteur ne sait pas ce qu'on lui demande, il vous ignore également lorsque vous lui posez des questions. Amener les fournisseurs à passer à la facturation électronique ne figure pas sur leur liste de priorités.

Recommandations

Il n'y a pas de réponse magique sur la façon de résoudre les problèmes ci-dessus. Cependant, vous pouvez faire certaines choses pour éviter que le processus d’intégration ne reste bloqué au milieu, sans aucun progrès.

  • Faites bien comprendre ce que vous attendez de certaines personnes. Vous avez besoin de l'aide des acheteurs, ils ont donc besoin de savoir à quel point il est important qu'ils coopèrent. Il est donc nécessaire que leurs responsables puissent vous aider une fois qu'ils ont été sollicités.
  • Mettre en place une structure d'escalade propre. Que faites-vous lorsqu'un fournisseur ne veut pas changer? À qui allez-vous quand un acheteur ne coopère pas? Vous devez savoir quel type d’acheteur ou de fournisseur.
  • Organisez des sommets de fournisseurs où vous invitez les fournisseurs ciblés et expliquez-leur ce qu'est la commande en ligne / facturation électronique et ce que vous attendez d'eux. Invitez votre système E-Procurement à donner une démonstration de son fonctionnement. Expliquez pourquoi vous le faites et quels en sont les avantages. Cela facilite la communication avec vos fournisseurs, car ils savent de quoi vous parlez. Ils estiment également que vous pouvez organiser un tel événement.
  • Assurez-vous que vos collègues et vous restez motivés. La mise en œuvre d'un système de passation électronique de marchés peut être un processus difficile. Ce que j’ai fait à l’organisation où je travaillais, c’était de créer un gros calendrier bloc qui avait été dit qu'il restait de nombreux jours avant la mise en service du système d’approvisionnement électronique. Chaque jour, une personne impliquée dans ce processus était supposée prendre un selfie et la placer sur l'intranet. Ensuite, il / elle pourrait désigner la personne suivante.

Un dernier mot

L'approvisionnement électronique, et en particulier la commande électronique et la facturation électronique, est l'avenir. Dans quelques années, ce sera la nouvelle norme. L'intégration des fournisseurs est un processus long et difficile, ce qui le rend difficile. Vous devez attendre un certain temps avant de voir les résultats de votre dur labeur, mais lentement, les fournisseurs s’engageront. Cela prend juste du temps.

Carmen3Carmen van Kruisbergen
Consultant - Valeur de l'offre

Cet article a été publié pour la première fois dans le magazine en ligne consultancy.uk