De eerste maanden van 2020 zijn voorbij en het is tijd om de (eerste) balans op te maken met betrekking tot het jaarplan 2020. Als organisatie ben je hard op weg om de (strategische) doelstellingen, die in het doeltreffende jaarplan van de organisatie staan, een kickstart te geven. Een goede executie van de strategie kenmerkt zich onder andere door regelmatige sturing. Wat vaak mist is de tools en inrichting om informatie te krijgen om deze sturing in te kleden. Lukt het jouw organisatie om met de juiste informatie sturing te geven aan de realisatie van de strategie?

Met alleen een pakkend jaarplan red je het als organisatie niet. Talloze onderzoeken focussen zich op redenen waarom het bedrijven en organisaties niet lukt om een strategie succesvol te realiseren, kortom ‘Why strategy execution fails’ (Forbes, 2019). Veel bedrijven concluderen te vroeg dat hun strategie niet gewerkt heeft en vallen terug op de ‘business as usual’. Maar, op welke informatie wordt deze conclusie gebaseerd? Veel bedrijven weten namelijk niet hoe ze daadwerkelijk presteren op hun strategische doelen en hebben er daarom nooit op kunnen sturen. Ze krijgen bijvoorbeeld managementrapportages van twee maanden geleden, hebben geen idee wat de KPI’s in de rapportage betekenen, steken uren in het begrijpen van een rapportage en worden achtergelaten zonder actiepunten op basis van de resultaten. De vraag is dan hoe dit bedrijf tot deze conclusie kwam en waarom ze van een, misschien wel succesvolle, strategie zijn afgestapt?

Creëren, monitoren en bijsturen

De oplossing ligt in het inrichten van een structuur waar goede beslis- en stuurinformatie geproduceerd wordt. Helaas zien we dat veel van dit soort managementrapportages, als ze al bestaan, zich focussen op het rapporteren van prestaties van afgelopen maand. Echter prestaties uit het verleden zijn niet altijd relevant en bieden niet de gewenste informatie die nodig is voor bijsturing richting de toekomst. Om een manager van informatie te voorzien waar hij of zij mee uit de voeten kan is het in ieder geval belangrijk dat de informatie de volgende kenmerken heeft:

1. Stuurinformatie is up-to-date

In een eerder inzicht hebben we het over het succesvol halen van doelstellingen met de  de drie R’en: richting, ruimte en regelmaat. En de R ‘Regelmaat’, betekent dat er regelmatig (maandelijks) naar de KPI’s gekeken moet worden. Hierbij is het cruciaal dat de cijfers recent en up-to-date zijn. Dit lijkt overbodig te zeggen, echter blijkt in de praktijk dat dit lang niet altijd het geval is. Vaak vergt het veel tijd om de juiste informatie op te halen en te bundelen tot een managementrapportage waardoor de informatie die gepresenteerd wordt alweer verouderd is. Bespreek dus niet de resultaten van februari pas eind maart! Het is niet alleen belangrijk om te zorgen dat er recente data is, maar ook dat je proces goed is ingericht om snel informatie te leveren wanneer dat nodig is.

2. Stuurinformatie is een vertaling van de strategie

Naast up-to-date informatie is het belangrijk de juiste informatie te tonen. Juiste management- en stuurinformatie wordt gekenmerkt door een koppeling met dit jaarplan. In het jaarplan (waar OGSM een voorbeeld van is) zijn namelijk de doel KPI’s (wat is de stip op de horizon) gedefinieerd die moeten leiden tot de realisatie van je strategie. Het zijn ook deze KPI’s waar je, samen met de financiële KPI’s, op moet sturen. Alleen sturen op financiële KPI’s zal niet leiden tot strategie realisatie.

3. Visueel en verhalend

In een onderzoek, door Supply Value uitgevoerd, is het effect van verhalende effecten aan een dashboard beproefd. Keller en Tergan (2005) concludeerden dat “datavisualisaties datagedreven besluitvorming ondersteunen door te zorgen dat het menselijk verwerkingssysteem efficiënter wordt gebruikt”. Het gaat om zowel de hoeveelheid informatie alsmede de mentale inspanning die het een manager kost om de informatie tot zich te nemen. Zorg daarom voor een goede opbouw alsmede visuele technieken om de stuurinformatie daadkrachtig tot de beslisser te brengen.

4. Toekomstgericht en biedt inzichten

Indien aan alle drie de eerdere elementen is voldaan, kan men echt de slag maken van data naar informatie. Het laatste element dat stuurinformatie bruikbaar maakt, is een doorkijk naar de toekomst. Uit ervaring zien we dat veel management informatie rapporterend en beschrijvend is. Wij achten dat een manager wil weten wat de prestaties van afgelopen maand(en) betekenen voor de voortgang op strategie in de komende maand. Indien de prestaties de voortgang op de strategie negatief beïnvloeden, maar binnen vooraf afgesproken toleranties blijft hoeft men niet (noodzakelijk) te sturen.  Er zal echter bijgestuurd moeten worden indien de strategierealisatie in gevaar is. Als een manager hier niet van op de hoogte is zal het bijsturen altijd op onvolledige informatie plaatsvinden.

Goede managementinformatie kenmerkt zich door op doelstellingen niveau de juiste handvatten te bieden om adequaat te sturen op resultaat. Het maandelijks sturen en vermogen om de executie van je strategie te itereren maakt je als organisatie erg wendbaar!