Aanbesteden in 10 dagen: MRO-artikelen

Op maandag 27 september 2021 startte een team van 11 personen van netwerkbedrijf Alliander en Supply Value met de voorbereiding van de Europese aanbesteding MRO- artikelen. Het streven was om deze aanbesteding in 10 werkdagen geschreven te hebben. Supply Value sprak met Annemieke Theloosen en Anouk van Dam hoe zij dit traject hebben ervaren.


Over MRO-artikelen

MRO staat voor Maintenance, Repair en Operations. Deze onderdelen zijn noodzakelijk om het primaire proces van Alliander in stand te houden, te weten het aanleggen en onderhouden van het gas- en elektriciteitsnetwerk, en worden gebruikt door monteurs, aannemers en in projecten, uitgevoerd door en voor Alliander. Voorbeelden van deze artikelen zijn gereedschappen, bevestigingsmiddelen, maar ook moeren en boutjes.

Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces wat vaak lang duurt

Bij Alliander duurt het gemiddeld zo’n 9 maanden voordat een aanbesteding is gepubliceerd. Het is een complex en tijdrovend proces. Alliander heeft door haar cruciale rol in het energiedomein namelijk te maken met uitgebreide besluitvormingsprocedures, veelal complexe vraagstukken, een breed scala aan stakeholders en een intensieve samenwerking tussen de diverse bedrijfsonderdelen. Door het intensieve samenwerken is het onvermijdelijk dat er discussies ontstaan. Het voorbereiden van aanbestedingen is vaak een tijdrovend en complex traject.

Niet alle aanbestedingen zijn geschikt voor deze aanpak

Er is lang onderzocht welke aanbesteding jullie met deze aanpak van Supply Value in de markt wilden zetten. Achteraf bleek de aanbesteding voor MRO-artikelen toch nog best complex. Zijn jullie achteraf blij voor deze aanbesteding is gekozen? Of hadden jullie wellicht toch voor een minder complexe aanbesteding willen kiezen?

“Wij zijn zeker blij dat we deze aanbesteding hebben voorbereid met behulp van jullie aanpak. Wij liepen tegen tijdsdruk aan met deze aanbesteding, maar door middel van de 10-daagse hebben wij binnen een zeer kort tijdsbestek de stukken kunnen opstellen en kunnen presenteren aan de Raad van Bestuur.  Het dwingt ons om ook complexere vraagstukken op een effectievere wijze voor te bereiden.

De aanbesteding voor MRO-artikelen is wel kenmerkend voor de complexiteit van de aanbestedingen bij Alliander en daarmee is het een goede toets geweest om het überhaupt toe te passen op andere aanbestedingen.”

De ervaringen met deze aanpak zijn erg positief

Voor Alliander was deze manier van aanbesteden nieuw. Supply Value, die deze aanpak bij tal van opdrachtgevers inzet, ziet dat vele organisaties moeite hebben om de voorbereiding op de aanbesteding leuk en effectief te organiseren. Daarnaast is het mooi om te zien dat de interne organisatie de vorderingen van de aanbesteding nauwlettend in de gaten houdt. Wat zijn jullie ervaringen?

“Wij hanteren binnen Alliander de woorden SAMEN, FOCUS en DOEN. De aanpak van de aanbesteding in 10 dagen sluit daar perfect bij aan! De aanpak helpt Alliander om sneller beslissingen te maken, haar tijd efficiënt te besteden en geeft 100% focus. De aanbesteding in 10 dagen vereist een dedicated team dat is vrijgespeeld voor de 10-daagse, daardoor ben je volledig gefocust op de aanbesteding. Daarnaast merkten wij dat plenaire discussies binnen het team vaak lang duurden, maar door de aanpak werden wij ‘gedwongen’ keuzes te maken.

 Wel is 10 dagen aaneengesloten samen werken aan de aanbesteding behoorlijk intensief, het vergt veel van het team en het was lastig om ervoor te waken dat we toch niet ‘s avonds nog aan ons reguliere werk gingen zitten.”

De onderlinge samenwerking verliep vloeiend

Hoe verliep de samenwerking? Wat ging volgens jullie goed of wat kon beter?

“De intensieve samenwerking is door het gehele team als zeer prettig ervaren. Door de intensiteit ontstond een vertrouwensband: iedereen had vertrouwen in elkaars expertise, maar durfde ook aan te geven wanneer hij of zij het er niet mee eens was. De collega’s van Supply Value waren echt onderdeel van het team en stonden niet aan de zijlijn te kijken, maar werkten actief mee. De energizers hielpen mee om elkaar informeel te leren kennen, dat zorgt er ook voor dat men elkaar vertrouwt en elkaar in hun waarde laat. Je denkt op voorhand dat een energizer niet nodig is, maar je merkte daarna toch echt dat het hielp. Het team vond het ook erg leuk.”

Deze manier van aanbesteden is zeker aan te bevelen

Zou je de aanbesteding nog een keer op deze manier doen? “Wij gaan absoluut vaker op deze manier aanbesteden en gaan ook kijken naar een hybride model.” De belangrijkste argumentatie hiervoor is dat het Alliander de ruimte biedt op jaarbasis meer aanbestedingen te publiceren, dat gaat bijdragen aan haar rol m.b.t. de energietransitie.

Een aantal lessons learned

  • Denk vooraf goed na over de randvoorwaarden en regel deze goed in. Is het kern- en validatieteam echt goed genoeg vertegenwoordigd? Kijk vooral ook welke op te leveren aanbestedingsdocumenten eventueel vertraging kunnen opleveren.
  • Denk goed na welke standaard templates al beschikbaar zijn binnen jouw organisatie en waar je mogelijk nog wat zaken moet gaan optuigen. Dit zorgt ervoor dat je tijdens de 10-daagse niet blanco begint.
  • Doe een aanbesteding in 10 dagen met een toegewijd team dat bevoegd is om besluiten te nemen. Toegewijd betekent in dit geval: gedurende die 10 dagen moet er niets anders op de agenda staan.
  • Maak ook ruimte om elkaar persoonlijk te leren kennen, je werkt toch (zeer) intensief samen gedurende twee weken.
  • Plan genoeg schrijftijd in. Het is van belang om de klantvraag, eisen en wensen zo duidelijk en concreet mogelijk te beschrijven. Het kost tijd om deze zaken goed op papier te krijgen, maar let wel op dat discussies vanaf het begin van het traject kort gehouden worden.
  • Plan daarnaast genoeg reviewtijd, zodat iedereen weet wat er in de stukken staat.
  • Zorg ervoor dat je iedere dag terugblikt op wat er goed ging en wat er beter kan, zo blijf je ook binnen de 10 dagen continu verbeteren.
  • Plan als deelnemer van de 10-daagse achteraf een extra dag in om uitloop te borgen of juist rustig even bij te kunnen werken.

Het projectteam

Namens Alliander: Annemieke Theloosen, Wouter Bregonje, Anouk van Dam, Elsbeth Janssens, Roberto Pavan, Marnix de Vries, Thole Prenger en Bert van Norden

Namens Supply Value: Joris van Lierop en Vincent Abbenhuis


Appel d'offres en 10 jours

Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces wat vaak tot wel 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat dit sneller kan. Door drie onderdelen van het aanbestedingsproces anders aan te pakken, is het mogelijk het proces te verkorten naar slechts 10 dagen. De drie ingrediënten hiervoor zijn: Een toegewijd & multidisciplinair team, besluitvorming in eigen hand, en het gebruik van de Value Sprint Methode. Download de toolkit op onze website voor meer informatie!