En tant qu'acheteur, vous ne pouvez pas y échapper: conflits avec votre fournisseur. Parfois, il s'agit du prix, l'autre fois de la qualité, la prochaine fois des conditions et encore de la logistique. Ces conflits ont souvent un effet négatif sur la relation et finalement sur la performance. En effet, il faut consacrer beaucoup d’attention et de temps à la résolution des conflits et les parties peuvent devenir frustrées et irritées. Cependant, ils ont également un effet positif dans certains cas. De cette manière, ils peuvent conduire à une meilleure compréhension des positions de l'autre partie, des idées novatrices et des attitudes plus critiques des deux parties. L’analyse du conflit est l’un des facteurs de succès les plus importants qui garantissent la réalisation de ces résultats positifs. En tant qu'acheteur, vous devez être capable de classer les conflits de manière pertinente, puis d'utiliser une stratégie de gestion ultérieure. Malheureusement, cela arrive encore trop peu pour que les conflits ne soient pas résolus correctement et que le côté négatif prenne le dessus.

Dans ce blog, nous vous expliquerons le meilleur moyen de classer les conflits, d'analyser et d'extraire autant d'effets positifs que possible. Ces conseils sont le résultat de recherches scientifiques sur les conflits au sein de la relation acheteur-vendeur entre plus de 330 professionnels des achats et de la vente. Cette étude a été réalisée en 2016 en collaboration avec Supply Value.

Quels types de conflits existe-t-il?

Une première étape consiste à distinguer quatre types de conflits différents.

Conflits liés aux tâches concernent uniquement les tâches de fond convenues par les deux parties. Le désaccord sur les spécifications du produit et le degré d’échange d’informations en sont des exemples.

Conflits relationnels sont de nature personnelle. Cela concerne, par exemple, les collisions entre les personnages. Dans de nombreux cas, les conflits de ce type résultent d'autres conflits qui ne sont pas résolus correctement, mais ils peuvent également provenir, par exemple, de différences de culture (d'entreprise).

Conflit de contributionIl s’agit d’un désaccord sur le travail livré et de la contribution des différentes parties. Par exemple, ne pas respecter les rendez-vous ou ne pas être disponible.

Conflits logistiques sont des conflits concernant les processus utilisés pour effectuer une tâche conjointe. Cela concerne en particulier le désaccord sur les responsabilités des tâches, la méthode suivie et l'utilisation des ressources.

Quand les rencontrez-vous?

En pratique, on peut souvent constater que de nombreux conflits logistiques et liés à la tâche se produisent lors de la phase initiale de la relation acheteur / vendeur. Ce n’est pas surprenant, car il est important au début que les deux parties obtiennent le plus de profits et la plus grande partie possible des négociations, où l’intérêt personnel est primordial. Les conflits de contribution sont relativement courants à long terme. Ces conflits sont nécessaires pour se maintenir mutuellement au courant, mais ils entraînent également une réduction importante de la confiance et de l'engagement lorsqu'ils durent trop longtemps et ne sont pas correctement résolus. Lorsque l'acheteur et le vendeur renforcent leur coopération en intégrant davantage de processus et en échangeant des informations, le nombre de conflits diminue. En effet, les différentes parties se connaissent mieux et prennent plus souvent en compte leurs intérêts dans la recherche d'une solution. Cela permet non seulement de réduire le nombre de conflits, mais également de réduire leur impact négatif. Plus les gens cherchent ensemble une solution et, ce faisant, tiennent compte des intérêts de chacun, plus la relation s'améliorera, après quoi la performance suivra.

Où ça va mal?

Dans la plupart des cas, les conflits ont un effet négatif. C’est pourquoi l’acheteur et le vendeur doivent s’efforcer d’empêcher le plus possible les conflits. En revanche, éviter les conflits existants n’a aucun sens. Ils sont en effet refoulés. En outre, dans certains cas, il est simplement lucratif de rester sur ses pieds et de rechercher la confrontation, même si cela nuit à la relation. Il est donc important d’être bien préparé, puis d’analyser correctement la situation, puis d’agir rapidement et de manière décisive. Malheureusement, cela ne va pas toujours bien, en particulier les pièges suivants sont souvent rencontrés dans la pratique.

1. Accords peu clairs

Tout commence par la prise de rendez-vous. De nombreux conflits sont dus à une interprétation différente de celle-ci ou au manque de clarté des accords conclus. En clarifiant cela à l'avance pour les deux parties, cela peut être évité. Cela peut augmenter le nombre de conflits liés aux tâches lors de la négociation, mais réduit également le nombre de conflits à long terme liés à la logistique et aux contributions.

En outre, de nombreux conflits surviennent parce qu'une partie, selon l'autre partie, ne respecte pas les accords. Des accords peuvent également être conclus ici et des étapes ultérieures peuvent être définies. Tout comme les directives pouvant être utilisées pour la gestion des conflits. En discutant à l'avance de ce que l'on fait lorsqu'un conflit survient, on est mieux préparé et le conflit peut être résolu plus rapidement. Cela réduit le nombre de conflits de contribution et garantit que les conflits deviennent moins personnels, ainsi que le nombre de conflits de relations.

2. Manque de communication honnête et ouverte

Outre la clarté, l'ouverture et l'honnêteté sont d'une grande importance. En échangeant régulièrement des informations et en faisant preuve de franchise quant aux objectifs et aux attentes, les deux parties savent ce qu’elles sont en train de faire. Cela réduit en particulier le nombre de conflits de contribution, mais a également un effet positif sur les autres types de conflits. En l'absence de communication, les gens ne savent pas ce qui se passe, ce qui crée des troubles et de l'incertitude. L'honnêteté est essentielle pour éviter que les conflits ne deviennent personnels. Quand une partie découvre que l’autre personne n’a pas été honnête, la confiance tombera à un point bas, ce qui entraînera des conflits supplémentaires.

3. Voir la situation uniquement de votre propre point de vue

Les meilleurs résultats sont obtenus dans le cadre de relations où les différentes parties recherchent ensemble une solution donnant un bon résultat pour les deux. La soi-disant situation gagnant-gagnant. Dans le cadre de ces relations, non seulement les parties s’intéressent à leurs propres intérêts, mais elles tiennent également compte des intérêts de l’autre partie. Cela fournit généralement les meilleurs résultats à la fois pour la relation et pour la performance. Cependant, cela prend plus de temps et demande donc un certain degré d'engagement de la part des parties pour procéder de la sorte. Malgré cela, il reste important de ne pas perdre de vue le point de vue du vendeur. Prendre en compte ces considérations rend les conflits moins personnels.

4. Concentrez-vous sur la personne au lieu du contenu

Dans de nombreux cas, des conflits surviennent parce que d'autres types de conflits perdurent trop longtemps, provoquant frustration et colère. Comme ce sont les conflits les plus dommageables, il est important de prévenir ces conflits autant que possible. Nous avons déjà souligné ci-dessus que la clarté, l'honnêteté et la confiance garantissent que les conflits d'intérêts jouent un rôle moins important. En cas de conflit d’intérêts, il est important d’en discuter directement avec le fournisseur, ainsi qu’au sein de votre entreprise, avec, par exemple, un responsable. Des discussions contradictoires sont souvent une grande partie de la solution. Cependant, si cela ne conduit pas à une solution, on peut faire appel à un médiateur qui peut voir la situation plus objectivement et avec une nouvelle perspective. Cela peut aussi être une solution lorsque de lourdes négociations sont nécessaires. En externalisant cela, les bonnes relations avec le fournisseur peuvent être maintenues et ces négociations ne conduisent pas à des conflits personnels.

Conclusion

En conclusion, il est important que les acheteurs sachent quels conflits ils traitent afin de pouvoir ajuster leur solution en conséquence. Il est également important d'être ouvert, honnête et clair et de peser les intérêts du fournisseur dans les décisions. Les recherches montrent qu'il reste encore beaucoup à gagner pour de nombreuses entreprises. Pour cette raison, Supply Value a conçu le modèle de gestion des conflits de valeurs. Ce modèle inclut des recommandations, des meilleures pratiques et un plan détaillé pour démarrer immédiatement. Vous pouvez télécharger ce modèle gratuitement en utilisant le formulaire ci-dessous.

Meer informatie, of hulp nodig bij het oplossen van conflicten met uw leverancier(s)? Bel of mail ons voor een vrijblijvend gesprek.