How do I sabotage the collaboration in my chain?

At Supply Value, our mission is to improve the world sustainably by making organizations work together smarter. We are convinced that results that are unattainable for an individual will be surpassed when you work together. This applies not only to individuals, but also to organizations. However, good cooperation between organizations is very difficult to achieve. In practice, we see that organizations encounter various barriers that hinder cooperation with their chain partners. In this insight, we will discuss which barriers we see most often, and what your organization can do to remove these barriers. In this way we help you to recognize, prevent and remedy the way in which effective collaboration can be sabotaged.

De barrières die wij het meest terugzien in de praktijk zijn grofweg onder te verdelen in 2 onderwerpen: IT-systemen & communicatie en verschillende belangen & resources. Bij IT-systemen & communicatie gaat het veelal om het probleem dat organisaties verschillende IT-systemen gebruiken die niet compatibel zijn met elkaar, waardoor communicatie en (vertrouwelijke) informatie-uitwisseling moeilijk verloopt. Verschillende belangen & resources gaat over het feit dat de organisaties in de keten het gemeenschappelijk belang van een effectieve ketensamenwerking moeten herkennen en bereid moeten zijn om hierin te investeren. Hieronder leggen we uit welke problemen hierbij kunnen optreden en hoe u daarmee om kunt gaan.

IT-systemen & communicatie

Een van de meest voorkomende problemen bij organisaties die samenwerken met hun ketenpartners is dat verschillende organisaties vaak gebruik maken van verschillende IT-systemen. Dit bemoeilijkt de samenwerking doordat deze systemen vaak niet op elkaar aansluiten of niet (voldoende) met elkaar kunnen communiceren. Hierdoor is goede en efficiënte informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners zeer lastig, terwijl dit een van de belangrijkste kenmerken is van een effectieve samenwerking. Vaak gaat het hierbij om vertrouwelijke informatie die niet zomaar op straat mag komen te liggen: simpelweg een e-mail sturen of de cloud openzetten voor ketenpartners is lang niet altijd verantwoord. Bovendien zijn het niet alleen de informatie-uitwisselingssystemen die hier voor problemen kunnen zorgen, maar ook bijvoorbeeld de planningssystemen. Wanneer u bijvoorbeeld met een van uw ketenpartners intensiever wilt gaan samenwerken om zo de levertijd naar de eindklant te verkorten, is het van belang dat de planningssoftware die uw ketenpartner gebruikt geïntegreerd kan worden met de planningssoftware binnen uw organisatie.

Hoe gaan organisaties hier nu mee om? Er zijn verschillende manieren om de barrière van verschillende IT-systemen te verhelpen:

  1. Nieuw IT-systeem: De meest voor de hand liggende oplossing is om de oude systemen los te laten en gezamenlijk met uw ketenpartners een nieuw en eenzelfde IT-systeem te implementeren. Ondanks dat het gezamenlijk inkopen van een nieuw IT-systeem goedkoper is dan alleen, is dit echter nog steeds een vrij dure en tijdrovende oplossing. Dit betekent namelijk dat alle gegevens uit het oude systeem overgezet moeten worden naar het nieuwe systeem, en uw medewerkers met dit nieuwe systeem moeten leren werken.
  2. Broker-systeem: Een eenvoudigere oplossing is door gebruik te maken van een tussensysteem, ook wel een “broker” genoemd. Dit systeem koppelt de verschillende systemen aan elkaar en vertaalt de informatie uit het ene systeem zo dat het andere systeem die informatie begrijpt. Zo kan ieder gebruik blijven maken van het eigen, vertrouwde systeem. De kosten die verbonden zijn aan zo’n broker worden hierbij gecompenseerd door de besparingen die de efficiëntere informatie-uitwisseling met zich meebrengt.

Tot slot zijn er voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie relatief eenvoudige oplossingen. De meest makkelijke optie is het afsluiten van een Non-Disclosure Agreement. Een alternatief is een derde partij in vertrouwen te nemen die alle informatie van alle partijen beheert.

Verschillende belangen & resources

De tweede veel voorkomende barrière voor ketensamenwerking gaat om het belang van de organisaties in de keten. Een effectieve samenwerking komt alleen van de grond als alle organisaties in de keten hetzelfde belang nastreven. Wanneer ketenpartners nog niet met elkaar samenwerken houden ze nog geen rekening met elkaars doelen en belangen: er wordt gewerkt in een silo. Voor een goede samenwerking wilt u die silo doorbreken door gezamenlijke doelen op te stellen; dit kan echter erg lastig zijn vanwege tegenstrijdigheden in reeds bestaande doelen. Zo kan het zijn dat een organisatie als doel heeft haar producten tegen een zo laag mogelijke prijs aan te bieden aan de eindklant, maar dat de leverancier van deze organisatie als doel heeft om de hoogst mogelijke kwaliteit te leveren met de beste materialen, en daarbij niet kijkt naar kosten. Wat wij ook veel zien gebeuren is dat de ketenpartners een andere prioriteit geven aan gezamenlijke projecten. Dit leidt vervolgens tot discussie over de investering en de planning, waardoor het project niet opgestart kan worden.

De resources waarover een ketenpartner beschikt spelen hierin een belangrijke rol: meestal vereist een effectieve samenwerking een investering vooraf, die later ruimschoots terugverdiend wordt. Kleinere organisaties in de keten hebben echter niet altijd voldoende resources om zo’n investering te doen. Als de andere ketenpartners in dat geval niet bereid zijn om de kosten van de kleinere organisaties te dragen en de investering niet doorgaat, loopt de hele keten de baten van de investering mis. Bovendien is het zo dat de plek waar de kosten vallen lang niet altijd hetzelfde is als de plek waar de baten vallen. Doordat organisaties dit weten, zijn ze vaak erg terughoudend om investeringen te doen waarvan ze niet zeker weten dat ze daar ook de vruchten van zullen plukken. Tot slot komt het ook voor dat er binnen een enkele organisatie discussie is over het belang van samenwerkingsprojecten: zo kan het zijn dat bestuurders graag willen samenwerken met de ketenpartners, maar de lagen eronder zien het nut er niet van in, of dit wordt niet goed gecommuniceerd.

Vanzelfsprekend is dit laatste het eerste wat opgelost moet worden. Het is essentieel dat een organisatie intern eensgezind is over de behoefte aan ketensamenwerking. Zorg er daarom voor dat iedereen het nut van de samenwerking inziet, en er commitment vanuit het top management ontstaat welke door de hele organisatie gevoeld wordt. De eerste stap hierbij is het helder formuleren van de samenwerkingsdoelstelling: wat gaan we precies bereiken met deze samenwerking? Communiceer deze doelstelling vervolgens helder naar de ketenpartners, en breng in kaart wie de stakeholders zijn en welke belangen zij hebben. Samenwerking wordt vaak gezien als een ‘soft’ begrip, terwijl het in de kern draait om meer rendement te halen op investeringen door beter op elkaar af te stemmen en schaalvoordelen te realiseren: iets wat juist heel ‘hard’ is. Het is daarom van belang om over eventuele tegengestelde belangen het gesprek te voeren, waarbij het onvermijdelijk is dat er onderhandelingen gevoerd moeten worden. Houd daarom altijd de samenwerkingsdoelstelling in gedachten, zodat het gemeenschappelijk belang prioriteit krijgt.

Wanneer de hele keten dit gemeenschappelijk belang inziet zal dit ertoe leiden dat de houding ten opzichte van benodigde investeringen verandert: ketenpartners met de meeste resources zullen bereid zijn om meer te investeren om de samenwerking van de grond te krijgen. Om er vervolgens voor te zorgen dat degenen die meer investeren ook meer gaan profiteren van de baten, kunt u overwegen een fonds op te zetten. Ketenpartners storten hun resources dan in dat fonds, waaruit vervolgens de investeringen worden betaald. Door in het fonds overzichtelijk te houden welke organisatie welk deel heeft ingelegd, kunnen de baten afkomstig uit de investeringen ook evenredig naar inleg worden verdeeld over de ketenpartners. Te hard en commercieel onderhandelen is uit den boze; dit verpest de relatie voordat de samenwerking begonnen is. Bouw vertrouwen op door minder te beloven en meer te leveren, en geef elkaar aandacht. Door erkenning te geven aan de verschillende belangen die iedere ketenpartner heeft, een gemeenschappelijk plan te bedenken om aan die belangen te voldoen zonder daarbij de samenwerkingsdoelstelling uit het oog te verliezen, en bovenal door elkaar te vertrouwen, gaan de neuzen dezelfde kant op staan en wordt een goede en effectieve ketensamenwerking mogelijk, waarbij iedere ketenpartner kan profiteren.

Quick Scan chain cooperation maturity

Herkent u bovenstaande barrières bij uw eigen organisatie of bij een van uw ketenpartners? Bent u benieuwd hoe uw organisatie presteert op het gebied van ketensamenwerking, en wilt u weten welke dingen u kunt doen om deze prestatie te verbeteren? Supply Value is op dit moment druk bezig met het realiseren van de Quick Scan ketensamenwerking volwassenheid. Door de vragen uit deze Quick Scan te beantwoorden ontvangt u gratis en vrijblijvend concrete adviezen en actiepunten om het samenwerkingsniveau in uw keten te verbeteren. Wilt u meer weten over deze Quick Scan? Lees dan ons inzicht of meld u nu vast aan via de voorinschrijving en ontvang direct de link wanneer deze Quick Scan online komt!

Want to know more?

We'd love to hear what you thought of this article. Would you like to know more about this topic or do you have any questions after reading this article? Contact Supply Value via 088 0555 999 or info@supplyvalue.nl