E-Procurement & Big Data: Waar te beginnen

Terwijl e-Procurement systemen steeds meer gemeengoed worden bij inkoopafdelingen blijft het gebruik van big data veelal achterwege bij het doen van inkopen. In het e-Procurement trends onderzoek van 2016 (Supply Value, 2016) is gebleken dat een trend voor komende jaren het gebruik van big data is binnen e-Procurement systemen.

Daarnaast is ook in het inkooptrend onderzoek (Supply Value, 2017) gebleken dat er een hoge prioriteit wordt gegeven aan het gebruik van Big Data binnen inkoop komend jaar. Big data-analyses kunnen zorgen voor verbetering van het inkoopproces en zorgen voor betere forecasting binnen inkoop. Met zulke voordelen blijft dan de vraag: waarom wordt Big data-analyse zo weinig gebruikt binnen e-Procurement systemen?

Als we kijken naar de huidige stand van zaken binnen e-Procurement systemen wordt er nog niet volop gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Big Data-analyse met zich meebrengt. Niet alleen op het vlak van de data over ingekochte artikelen en diensten, maar ook over de achterliggende data over de inkoop processen en de doorlooptijden daarvan. Het probleem dat dit nog niet wordt gebruikt is in mijn optiek tweeledig.

Ten eerste werken er op inkoopafdelingen veelal geen dataspecialisten die kunnen helpen met het opzetten van data-verzameling en -verwerking. Om big data te laten slagen moet niet alleen een hoop data aanwezig zijn, maar veelal moet dit ook bewerkt of anders verzameld worden. Alleen bij goede input kan er goede en effectieve output worden geleverd. Om big data te laten slagen in combinatie met e-Procurement moet er vooruit worden gekeken binnen de afdeling inkoop. Er moet niet alleen worden geïnvesteerd in inkopers, maar ook in data analisten die kunnen ondersteunen.

Het tweede wat veelal ontbreekt is de afwezigheid van een goede koppeling of integratie tussen Big Data-analyse tools en e-Procurement systemen. In de markt zijn zeer veel e-Procurement systemen en misschien nog meer data-analyse systemen, maar de koppeling tussen de twee is vaak niet aanwezig. Dit leidt tot een hoop data die wel verzameld maar niet gebruikt wordt binnen een organisatie.

Zoals te verwachten bij bovenstaande twee onderwerpen, versterken deze problemen elkaar. Zonder goede data specialisten binnen inkoop zal er ook geen goede tooling gebruikt worden binnen e-Procurement om grote hoeveelheden data te analyseren en te gebruiken. Vanaf de andere kant kan er echter ook beargumenteerd worden dat zonder goede tooling er ook geen data specialisten zijn die binnen een afdeling inkoop willen gaan werken. Het probleem moet dus van 2 kanten aangepakt worden.

De grote vraagt blijft nu nog steeds hoe dit dat moet gebeuren. Hier is jammer genoeg nog geen goed eenduidig antwoord op. Forse investeringen in de afdeling inkoop zijn een optie, maar veelal wordt dit niet gedaan omdat dit geen vitale/primaire activiteit is van een organisatie. Een betere keuze is om geleidelijk aan meer data specialisme binnen de inkoop afdeling te krijgen door bijvoorbeeld inkopers met een beta achtergrond aan te nemen of de vaste inkopers bij te scholen in data analyse.

Wilt u meer weten over e-Procurement en e-facturatie, neem contact op met de auteur via w.blom@supplyvalue.nl.