1. Hoe kom ik van doelstelling naar aanpak en actie?
Een goede eerste stap is om met behulp van de OGSM-methode (Objective, Goals, Strategies and Measures) een overzichtelijk jaarplan te schrijven. Met deze methode wordt de visie en strategie van uw organisatie vertaald naar concrete acties en meetbare resultaten. Zo worden de strategie en het bijbehorende jaarplan tastbaarder voor alle onderdelen van de organisatie. Doordat het duidelijk is hoe afdelingen bijdragen aan overkoepelende organisatiedoelstellingen, wordt er met een OGSM meer betrokkenheid gecreëerd binnen de organisatie.

2. Hoe zorg ik dat het team zelf eigenaar wordt?
Het is van belang dat de OGSM geborgd blijft in de organisatie en daadwerkelijk tot uitvoering gebracht wordt. Hoe je dit kunt aanpakken? Geef het team ruimte, richting en regelmaat. Door teams mee te laten denken en beslissen over de aanpak van doelstellingen, creëer je betrokkenheid en verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Management schetst de kaders, en stelt de Objective, Goals en Strategies vast. Vervolgens formuleren teams bottom-up, op een Agile wijze, de Measures (handelings-KPI’s en acties) waarmee ze zelf aan de slag gaan.

3. Een flexibel plan in een veranderende context
Een continu veranderende en complexe omgeving brengt vaak onzekerheid met zich mee, waardoor het lastig kan zijn om een eenduidige richting voor het gehele jaar aan te geven. In zo’n omgeving is het mogelijk om aan de slag te gaan met een Agile jaarplan.

Allereerst is het belangrijk dat er altijd gehandeld wordt vanuit de visie en strategie voor de lange termijn; deze geven de algehele richting aan. Maar hoe werkt het wanneer je een jaarplan hebt, welke door een veranderende omgeving niet meer aan de visie of strategie bijdraagt? Er zijn een aantal dingen die dan kunnen gebeuren:

a. er wordt een nieuw jaarplan/revisie geschreven op het huidige jaarplan;
b. men houdt vast aan het huidige jaarplan want afspraak is afspraak; of – in de praktijk het meest voorkomend;
c. het jaarplan wordt in de prullenbak gegooid en men gaat de rest van het jaar ad hoc te werk.

Om dit te voorkomen is het van belang dat het jaarplan flexibel mee kan veranderen, en toch in lijn blijft met de organisatiestrategie.

Als aanvulling op OGSM, wordt bij een Agile jaarplan cyclisch gewerkt in korte, overzichtelijke periodes zoals bijvoorbeeld kwartalen. Elke periode stel je 3-5 hoofdpunten vast (kwartaalrocks) waarop je je die periode gaat focussen. Per kwartaalrock formuleer je dan weer 3 tot 5 key results om concrete acties aan te kunnen koppelen. De stand van zaken wordt wekelijks besproken, waardoor hulpvragen tijdig gesteld kunnen worden en waar nodig direct bijgestuurd kan worden. Hiermee wordt het jaarplan wendbaar en zorgt eenieder dat de organisatie op koers blijft om haar doelen te behalen.