Messen ist Wissen. Die Messung der Geschäftsprozesse und der Geschäftsleistung ist seit den 90er Jahren zu einer unverzichtbaren Aufgabe für professionelle Organisationen geworden, unter anderem durch die Balanced Scorecard. Während anfangs von "Leistungsmessung" die Rede war, verlagerte sich der Fokus im Laufe dieses Jahrtausends auf "Leistungsmanagement"; und damit von der reinen Messung bis zur Kontrolle der Leistung von Prozessen und Organisationen. Um diese Kontrolle so effektiv wie möglich durchzuführen, benennen Organisationen kritische Leistungsindikatoren (KPIs). Sicherlich sind größere Organisationen bestrebt, KPIs zur Messung und Verwaltung ihrer Organisation, ihres Personals und ihrer Prozesse zu verwenden. Diese Zahl kann in großen multinationalen Unternehmen auf 15.000 ansteigen.

15.000 KPIs! Für mich ist dies das Zeichen, dass ein KPI nicht mehr das tut, was er tun soll, und dass sein Gebrauch sogar seinem ursprünglichen Zweck abträglich sein kann. Aber wie setzen Sie KPIs als Organisation effektiv ein? In diesem Blog werde ich an einem Beispiel erläutern, wie Sie die richtigen KPIs systematisch entwickeln.

Schritt 1 - Geben Sie Ihre Vision und Strategie an

Der erste Schritt bei der Entwicklung von KPIs ist die Festlegung der Vision und Strategie der Organisation. Der "Erfolg" einer Organisation hängt immer vom ursprünglichen Ziel ab. Eine klar formulierte Strategie ist auch als Kommunikationsmittel für alle Mitarbeiter sehr effektiv, die letztendlich mit den KPIs arbeiten müssen. Dieser Schritt beschreibt im Wesentlichen, was Erfolg für Ihre Organisation bedeutet.

Eine Organisation möchte die Effektivität ihrer Einkaufsfunktion verbessern. Deshalb erarbeitet die Organisation folgende Strategie: "Innerhalb eines Jahres eine Steigerung der Wertschöpfung der Einkaufsabteilung von 5% realisieren". 

Schritt 2 - Beschreiben Sie alle Prozesse im Rahmen der Strategie

Eine klare Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse ist ein absolutes Muss. Tatsächlich sind Prozesse die Umsetzung der Geschäftsstrategie. Letztendlich sind KPIs auf diese Geschäftsprozesse ausgelegt. Wenn diese nicht in die Strategie passen und nicht dazu beitragen, erreicht der KPI sein Ziel nicht. In diesem Schritt hilft es, den gesamten Prozess in kleinere Unterprozesse zu unterteilen. Es ist letztlich wichtig, dass Sie die KPIs verwenden, um jeden dieser Teilprozesse zu messen und zu steuern.

Mögliche Prozesse sind Marktanalyse, Contracting, Auswahl, Bewertung, aber auch Abstimmung mit den Anforderungsautoren innerhalb der Organisation

Schritt 3 - Kritische Erfolgsfaktoren (CSFs) erkennen und definieren

In diesem Schritt erstellt das Team KSFs; Was sind die verschiedenen Formen des Erfolgs? CSFs sind Faktoren, die einen direkten Einfluss auf die Effizienz, Effektivität und Durchführbarkeit einer Organisation oder eines Produkts haben und einen klaren Bezug zur Strategie haben. Prozesse und Aktivitäten, die mit einem CSF verbunden sind, müssen so gut wie möglich ausgeführt werden, um erfolgreich zu sein. Ein CSF ist beispielsweise ein kurzer Satz: "Lieferzuverlässigkeit erhöhen " oder "Kundenzufriedenheit erhöhen ". In den meisten Organisationen und Prozessen können maximal fünf KSFs verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die CSFs gemeinsam alle (wichtigen) Prozesse abdecken. Es ist auch wichtig, dass die CSF dazu beitragen, die strategischen Ziele zu erreichen.

Die Organisation hat die zwei wichtigsten Erfolgsfaktoren dafür identifiziert: "Verbesserung der Einkaufseffizienz" und "Verbesserung des Lieferantenmanagements".

Schritt 4 - KPIs definieren

Nur im vierten Schritt denken Sie an KPIs. Im Gegensatz zu den CSFs sind die KPIs quantitativ. Der KPI ist der MannSie können dann den KSF messen und steuern. Es ist daher wichtig, sorgfältig darüber nachzudenken, wie Sie den KPI messen möchten. Versuchen Sie, einen KPI so einzurichten, dass er in Prozent gemessen werden kann. Außerdem sind automatisch erfasste Daten viel praktischer als Daten, die manuell abgerufen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass der KPI klar formuliert ist und die Messungen nicht manipuliert werden können. Dies ist insbesondere dann von großer Bedeutung, wenn einem KPI persönliche Boni zugeordnet werden. Zum Beispiel "Preisrealisierung" Es ist sehr wichtig, dass Sie klar formulieren, wie Sie dies berechnen, da mehrere Definitionen im Umlauf sind. Beziehen Sie auch Ihr gesamtes Team in die Entwicklung von KPIs ein. Viel zu oft werden KPIs von oben in der Organisation nach unten gedrückt. Dies verursacht viel Widerstand und stellt letztendlich sicher, dass KPIs weniger Wirkung haben. Also nur das Team einbeziehen. Dies führt oft auch zu neuen Erkenntnissen und höherer Motivation!

Für KSF "Verbesserung der Einkaufseffizienz" wurden zwei KPIs ausgewählt: "Prozentsatz der Kostensenkung pro Kategorie pro Monat" und "Prozentsatz der pünktlich gelieferten Bestellungen". Für das "Lieferantenmanagement verbessern" hat die Organisation einen KPI ausgewählt, da nun die meiste Aufmerksamkeit erforderlich ist: "der Prozentsatz der Verträge, die nicht durch eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurden".

Schritt 5 - Ermitteln Sie, wie Daten erfasst und wie Ergebnisse angezeigt werden

KPIs funktionieren oft nicht. Zum Beispiel, weil die erforderlichen Daten nicht oder nicht häufig abgerufen werden können. Wenn Sie als Unternehmen Ihre KPI zu diesem Zeitpunkt nicht anpassen, besteht das Risiko, dass Sie nicht die falschen Ergebnisse erhalten, was Sie unwiderruflich falsch schickt.

In diesem Schritt schauen wir uns an, wo die Daten abgerufen werden können. Beispielsweise werden Verträge zentral gespeichert und verfolgt, wenn sie über einen Rahmenvertrag abgeschlossen werden. Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, dies in die Gestaltung der KPIs einzubeziehen.

Schritt 6 - Implementieren Sie die Menge der KSFs und KPIs

Im Implementierungsschritt geht das System live! Daten werden gesammelt, Berichte erstellt und Ihr Team arbeitet nach und nach mehr mit dem System. Es ist sehr wichtig, dass Ihr Team den Umgang mit den KPIs lernt und dass Ihr Datenfluss garantiert ist. Oft ist eine Anlaufphase erforderlich, um zu beurteilen, ob alle gesetzten Ziele wirklich sind und ob alle Daten rechtzeitig erfasst werden können. Wie lange diese Periode genau dauert, hängt stark von der Verfügbarkeit der Daten und der Anzahl der KPIs ab. Besprechen Sie jedoch die Dauer dieser Zeit im Voraus und halten Sie sich an diese Stelle.

Schritt 7 - Plan Do Act Act

Das wichtigste Element bei der Gestaltung und Verwendung von KPIs ist die Verwendung und Bewertung der KPIs. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre KPIs und ihre Annahmen kontinuierlich testen und aktualisieren. Ihre KPIs müssen so flexibel sein wie Ihre Organisation. Ein guter KPI verbindet sich nahtlos mit der Organisation und ihren Prozessen. Ein häufiger Fehler ist, dass Organisationen einfache KPIs hinzufügen, aber vergessen, alte KPIs zu entfernen. Dadurch erhalten Sie mehr KPIs als nötig. Zu viele KPIs stellen sicher, dass Sie sich nicht konzentrieren können und dass Sie als Organisation aus dem Gleichgewicht geraten können. Ich empfehle daher, irrelevante KPIs nach Möglichkeit zu löschen, anstatt neue KPIs hinzuzufügen.

In der Beispielorganisation ist es wichtig, die Nichteinhaltung des Vertragsmanagements zu messen. Möglicherweise trägt dies im nächsten Jahr nicht mehr zur Strategie bei, und der KPI wird an Priorität verlieren. Dann lohnt es sich, diesen KPI zu entfernen oder zu ersetzen. KPIs zielen immer auf die Umsetzung der Strategie ab und werden nicht in Beton gegossen.

Hat Ihre Organisation Schwierigkeiten, KPIs zu entwerfen, zu implementieren oder zu bewerten oder die Leistung Ihrer Geschäftsprozesse im Allgemeinen zu steuern? Wir denken gerne mit Ihnen mit! Es ist jederzeit möglich, ein unverbindliches Gespräch mit unseren Beratern zu planen.