Organisationen sind häufig an der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen beteiligt, um das Ziel eines Projekts, einer Abteilung oder einer Organisation zu erreichen. Mehrere Studien des Zentralen Planungsbüros haben jedoch gezeigt, dass „Vorbeugen besser ist als Heilen“. Vorbeugende Maßnahmen sparen Unternehmen Zeit und damit Geld. Ich sehe auch in Projekten, dass regelmäßig Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden, wobei sich im Nachhinein herausstellte, dass das Problem leicht hätte verhindert werden können. Zum Beispiel Korrekturmaßnahmen bezüglich der Auftragsformulierung.

Mit einiger Regelmäßigkeit sehe ich, dass bereits bei der Formulierung der Aufgabe eine Lösungsrichtung vorgegeben ist. Aus meiner Sicht ist eine Pflichtenheft oft effizienter, weil man dann die Kreativität des Auftragnehmers (Projektleiter) nutzt. Manchmal lässt sich jedoch nicht vermeiden, dass der Kunde und/oder Anwender bereits gute Ideen zur Lösung hat und diese in die Auftragsformulierung einfließen lassen möchte. Wenn der Auftraggeber im Auftrag eine Lösungsrichtung vorgeben will, ist es wichtig, den Projektleiter rechtzeitig einzubeziehen. In diesem Fall ist ein Projektleiter oft nur dann in ein Projekt eingebunden, wenn er einen Auftrag von einem Kunden erhält. Das ist meiner Meinung nach zu spät. Schließlich ist der Projektleiter die Person, die Erfahrung in der Auftragsdurchführung hat und somit auch wertvolle Inputs für die Auftragsformulierung (Qualität, Budgetierung und Zeitraum) liefern kann. Wenn der Projektleiter nicht rechtzeitig eingebunden wird, kann es aufgrund von Diskussionen über die Auftragsformulierung zu einer Verzögerung des Projektbeginns kommen und den relevanten Stakeholdern können bereits unrealistische Fristen mitgeteilt worden sein, die Korrekturmaßnahmen erfordern.

Die Beteiligung des Projektleiters hängt von der Komplexität und Größe des Projekts ab. Bei relativ einfachen Projekten können bereits zahlreiche Beratungsgespräche zwischen dem Auftraggeber, dem Senior User und einem möglichen Projektleiter sehr wertvoll sein. Bei komplexen Projekten kann es erforderlich sein, dass der Projektleiter auch in verschiedene Machbarkeits- und Wirksamkeitsstudien für das potenzielle Projekt eingebunden wird.

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