Arbeiten Sie im Bereich Einkauf in öffentlichen Organisationen? Dann haben Sie von einer "Ausschreibungsstelle" gehört oder mussten sich bereits während der Ausführung eines Angebots damit befassen. In privaten Organisationen wird während eines Einkaufsvorgangs zunehmend eine Ausschreibung verwendet. Joyce, Einkaufsberaterin bei Supply Value, hat den Einsatz von Ausschreibungsgremien in öffentlichen und privaten Organisationen untersucht.

Was sind Ausschreibungsbretter?

Ein anderes Wort für eine Ausschreibungskommission ist ein Ausschreibungsausschuss. Dieser Ausschuss kann als Expertenausschuss bezeichnet werden, der (aus strategischer Sicht) sein Fachwissen zur Bewertung von Ausschreibungsunterlagen und zur Beratung während des Beschaffungsprozesses einsetzt. Mit diesem Know-how können Ausschreibungen besser am Markt platziert werden. Dies trägt zur Professionalisierung des Einkaufsprozesses der Organisation bei, die dies nutzt.

Im Jahr 2018 wurde nach aktuellen Arten von Ausschreibungsunterlagen in öffentlichen und privaten niederländischen Organisationen und den Faktoren, die die Zusammensetzung der Ausschreibungsunterlagen bestimmen, recherchiert. Bei der Beschreibung der oben genannten Ausschreibungsunterlagen wurden die fünf bestimmenden Faktoren für die Einrichtung einer Ausschreibungsunterlage genannt. Dies sind die folgenden:
- das AngebotProzess in dem eine Ausschreibung eine Rolle spielt;
- die Funktion Wer hat eine Ausschreibung
- die zart in einer Ausschreibung diskutiert;
- die Experten in der Ausschreibung
- die Dokumente das wird in einer Sitzung einer Ausschreibungskommission besprochen.

Anhand dieser fünf Faktoren kann eine Organisation bestimmen, wie, wann und zu welchem Zweck eine Ausschreibung verwendet werden kann. Dies bedeutet, dass es hinsichtlich der Art der Ausschreibungskommission viele Möglichkeiten gibt, und Organisationen können diese Einrichtung und die Verwendung einer Ausschreibungskommission bestimmen.

Spannbretter in der Praxis

Bei der Untersuchung der verschiedenen Arten von Ausschreibungsstellen wurde untersucht, wie verschiedene Organisationen eine Ausschreibungsstelle verwenden. Dies zeigte, dass öffentliche Organisationen vor allem zu Beginn des Ausschreibungsprozesses eine Ausschreibungsstelle verwenden. In dieser Phase gibt es immer noch die größte Kontrolle über die Ausschreibung, die oft als Grund dafür angegeben wird, dass sie besonders zu Beginn des Prozesses stattfindet. Es kann auch zwischen Ministerien und Kommunen unterschieden werden. Wo Ministerien eine Ausschreibungsliste verwenden, insbesondere bei der Bestimmung des Einkaufsbedarfs, tun dies die Gemeinden hauptsächlich in der Ausschreibungsstrategie und in den Dokumenten. Private Organisationen hingegen nutzen Ausschreibungsboards während des gesamten Beschaffungsprozesses, von der Kaufanforderung bis zur Preisvergabe und Bewertung.

Bei beiden Arten von Organisationen kommt es vor, dass eine Ausschreibungsliste einmalig in einem Beschaffungsprozess verwendet wird. Es ist jedoch auch möglich, dass eine Ausschreibungsliste im Ausschreibungs- oder Einkaufsprozess mehrfach verwendet wird. Diese Wahl hängt von der Einkaufspolitik der betreffenden Organisation und den getätigten Angeboten ab. Öffentliche Organisationen können sich beispielsweise dafür entscheiden, eine Ausschreibung nur zu verwenden, wenn eine Ausschreibung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Die Organisationen entscheiden sich auch für die Verwendung der Ausschreibung in allen Ausschreibungen, um die Qualität der Angebote sicherzustellen.

Die Zusammensetzung einer Ausschreibungskommission unterscheidet sich in dieser Studie von 3 bis 12 Personen, die Experten der Ausschreibungskommission sind. Ein Unterschied wurde auch bei internen und externen Experten in einer Ausschreibung mit fester oder rotierender Zusammensetzung festgestellt. In öffentlichen Organisationen wurden erneut Unterschiede in Gemeinden und Ministerien festgestellt. Die Kommunen verfügen über 3 bis 6 interne und externe Sachverständige, die in einer Ausschreibungskommission feststehen und rotieren. Die Ministerien setzen eine permanente Gruppe von 9 bis 10 internen und externen Experten ein. Private Organisationen haben sowohl eine kleinere als auch eine größere Zusammensetzung einer Ausschreibung und setzen nur eine feste Gruppe interner Mitarbeiter ein.

Follow-up-Forschung

Wie Sie oben gelesen haben, hat die Praxis gezeigt, dass Ausschreibungsbretter in allen möglichen Kombinationen möglich sind. Diese Kombinationen können alle mit den fünf bestimmenden Faktoren einer Ausschreibung verknüpft werden. Die Frage, die hier gestellt werden kann, ist, wann die Kombination von Faktoren in einer Ausschreibungsliste funktioniert und wann sie nicht funktionieren. Um diese Frage zu beantworten, begann Joyce ihre Nachforschung, in der sie dieses Thema in der Praxis untersuchen wird.

Sie möchten mehr über die verschiedenen Arten von Ausschreibungen erfahren oder möchten mit dem Einsatz einer maßgeschneiderten Ausschreibung in Ihrer Organisation beginnen? Bitte zögern Sie nicht, uns über info@supplyvalue.nl oder 088-0555 999 zu kontaktieren. Wenn Sie Ideen zur Folgeforschung einbringen möchten, ist Joyce natürlich offen für Ihre Antwort.