Es war Donnerstag, der 10. September 2015. Der erste Tag bei meinem ersten Einsatz für eine große halbstaatliche Organisation. Obwohl dies mein erster Tag war, wurde das Projekt, für das ich eingestellt wurde, bereits vor einem Jahr begonnen. Die Organisation befand sich mitten in einem großen E-Procurement-Implementierungsprozess, der aus verschiedenen Elementen bestand (E-Ordering, E-Invoicing, Katalogkauf, Stammdatenverwaltung, Deklarationsprozesse usw.). Zusammenfassend wurde der gesamte P2P-Prozess durch E-Procurement-Systeme automatisiert.
Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, ist dies eine riesige Aufgabe. Jedenfalls sind (sind) viele Personen an der Implementierung von E-Procurement beteiligt und / oder haben daran teilgenommen. Im Rahmen des P2P-Projekts war ich für die Anbindung von Lieferanten an eines der Systeme verantwortlich, um E-Ordering und E-Invoicing zu ermöglichen. Das heißt, ich habe den Einkäufern dabei geholfen, den Lieferanten klar zu machen, welche Vorteile E-Ordering für E-Ordering bietet und was E-Ordering für ihr Unternehmen bedeuten kann . Sie können endlich ein so schönes System haben, das technisch perfekt funktioniert, aber wenn Sie keine Lieferanten haben, die E-Bestellungen erhalten und E-Rechnungen senden möchten, dann haben Sie natürlich nicht so viel.
In diesem Artikel lesen Sie mehr über meine Erfahrungen mit der Einbindung von Lieferanten und insbesondere über meine Erfahrungen.

E-Bestellung und E-Invoicing

Im P2P-Projekt konzentrierte ich mich auf die Elemente E-Ordering und E-Invoicing.

E-Bestellung:
E-Ordering wurde entwickelt, um bestehende Kommunikationsflüsse im Zusammenhang mit Bestellungen zu optimieren. Einerseits ist E-Invoicing für Organisationen sehr interessant, die viele Rechnungen erhalten, aber E-Ordering ist für den Lieferanten, der viele Bestellungen erhält, interessant und nützlich. Normalerweise gibt ein Kunde eine Bestellung per Telefon oder per E-Mail als PDF-Datei auf. Der Lieferant muss die Daten dann manuell in sein eigenes System konvertieren. Wenn Sie als Organisation viele Aufträge erhalten, kann dies eine große Aufgabe sein. Mittels E-Ordering wird die Bestellung elektronisch an die Lieferanten umgesetzt.

E-Invoicing:

Dies ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung. E-Invoicing besteht aus einer Reihe verschiedener Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird als Sammelbezeichnung zur Beschreibung von Methoden verwendet, bei denen eine Rechnung elektronisch zur Nachzahlung an einen Kunden übermittelt wird. Eine E-Rechnung kann als strukturierte Daten in EDI- oder XML-Formaten definiert werden, möglicherweise unter Verwendung internetbasierter Webformulare. Diese Dokumente können auf verschiedene Arten ausgetauscht werden, z. B. EDI-, XML- oder CSV-Dokumente.

Wie bekommen Sie Lieferanten?

Okay, Sie haben also ein technisch gut funktionierendes System. Dann ist es natürlich schön, wenn Ihre Lieferanten Ihnen tatsächlich E-Rechnungen senden möchten. Wie können Sie das am besten erreichen?

• Bestimmen Sie Ihre Position im Markt in Bezug auf Ihre Lieferanten. Sind Sie ein großer Spieler auf dem Markt? Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist es nützlich, Ihre Lieferanten an Bord zu holen, da Sie so die richtigen Mittel erhalten, um Ihre Lieferanten von der Umstellung auf E-Invoicing zu überzeugen.
• Legen Sie fest, auf welche Lieferanten Sie sich konzentrieren möchten und auf E-Invoicing umsteigen möchten. Dies sind die Lieferanten, die die meisten Rechnungen versenden. Je mehr E-Rechnungen Sie erhalten, desto besser ist dies für die Organisation. Analysieren Sie die Rechnungen der letzten zwei Jahre, um festzustellen, auf welche Lieferanten Sie sich konzentrieren sollten. In der Organisation, in der ich arbeitete, haben wir die Grenze bei 100 Rechnungen pro Jahr festgelegt. Dies bedeutet, dass alle Lieferanten, die in irgendeiner Weise mehr als 100 Rechnungen pro Jahr versenden, auf E-Invoicing umsteigen sollten. Diese Grenze ist natürlich willkürlich und subjektiv: Wenn ein Lieferant 99 Rechnungen sendet, bedeutet dies nicht, dass E-Invoicing für diesen Lieferanten nicht bequem ist, und wenn ein Lieferant 101 Rechnungen sendet, bedeutet dies nicht, dass dieser Lieferant unbedingt wechseln muss. Behalten Sie stets die Art der Lieferanten und die Erwartungen für die Zukunft im Auge, insbesondere für Lieferanten, die um die Basiszahl (in diesem Fall 100) liegen.
• Der Grund, warum es am besten ist, eine Vorauswahl durchzuführen, hat mit Abgrenzung und Geld zu tun. Einige Organisationen haben mehr als tausend Lieferanten. Wenn Sie das Projekt starten, sollten Sie sich zunächst auf Lieferanten konzentrieren, die das Ergebnis beeinflussen können. Lieferanten, die 10 Rechnungen pro Jahr versenden, tragen nicht zu Ihren Effizienzzielen bei. Darüber hinaus erfordert der Wechsel zu E-Ordering / E-Invoicing eine Investition Ihrer Lieferanten. Die Höhe dieser Investition hängt von der vom Lieferanten gewählten Option / vom Integrationsgrad ab. Trotzdem ist es unwahrscheinlich, dass Lieferanten mit wenigen Rechnungen ein positives Geschäftsargument vorbringen können. Die Investitionen und Kosten im Vergleich zum Nutzen sind wahrscheinlich nicht groß genug, um die Investition zu rechtfertigen.
• Bestimmen Sie, welcher Käufer für jeden ausgewählten Lieferanten verantwortlich ist. Der Einkäufer kann Ihnen sagen, ob der Lieferant ein geeigneter Kandidat für die elektronische Rechnungsstellung ist. Es kann zum Beispiel sein, dass der Vertrag bald ausläuft oder dass der Lieferant in den letzten Jahren deutlich weniger Rechnungen sendet. Wenn Sie sich an den Lieferanten wenden, geschieht dies am besten von jemandem, der den Lieferanten bereits kennt. Der Käufer hat eine Beziehung mit dem Lieferanten und kann den Lieferanten auffordern, zur E-Invoicing zu wechseln oder zumindest die richtige Person in der Organisation zu finden, um dieses Thema zu besprechen.
• Letztendlich möchten Sie es sowohl Käufern als auch Lieferanten so einfach wie möglich machen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die richtigen Informationen angeben. Organisieren Sie ein Informationstreffen für Ihre Käufer, um zu erklären, was es bedeutet, was benötigt wird und was von ihnen erwartet wird. Das ist auch neu für sie. Helfen Sie Ihren Käufern, indem Sie E-Mail-Vorlagen, Broschüren und Flyer bereitstellen, die sie an ihre Lieferanten senden können. Dieses Informationsmaterial erklärt, warum die Organisation dies tut, was es ist, welche Optionen es gibt, was die Kosten sind und was sehr wichtig ist, welche Vorteile es für den Lieferanten gibt. Wenn Sie sie zu einer Investition auffordern, müssen Sie darüber hinaus deutlich machen, was für sie „vorhanden“ ist und warum Sie der Meinung sind, dass diese Investition gerechtfertigt ist.

Und wie ist es wirklich?

Sie haben also einen Plan erstellt, eine Liste der Lieferanten erstellt, auf die Sie sich konzentrieren möchten, Sie haben die Käufer darüber informiert, was Sie von ihnen erwarten, und Sie haben Informationsmaterial erstellt, damit sie bereit sind, ihre Lieferanten an Bord zu nehmen zu bekommen Ich werde jetzt sagen: Es ist nicht so einfach, wie es scheint. Erwarten Sie nicht, dass es so geht:

Organisation X: "Sehr geehrte Lieferanten, wir von Organisation X wechseln zu E-Ordering / E-Invoicing. Wir bitten Sie, statt Papier- oder PDF-Rechnungen auch E-Rechnungen zu wechseln und zu versenden. Hier finden Sie einige Informationen zu den verschiedenen Optionen und Kosten. Also .. Welche Option bevorzugen Sie? "

Lieferant X: "Aber was für eine gute Idee, ich hätte gerne Option X, und ich werde sofort mit diesem Prozess beginnen, damit wir schnell E-Invoicing implementieren können."

Leider wird es nicht so einfach sein, ich kann es Ihnen im Voraus sagen. Einige Beispiele, die zeigen, was Sie während des gesamten Onboarding-Prozesses erwarten können:

1. Die Leute antworten nicht. Niemals Sie senden fortlaufende Erinnerungen, aber sie reagieren noch nicht oder nur sehr langsam. Sie ignorieren Sie einfach und denken, wenn sie behaupten, dass das Problem, nämlich Ihr Antrag auf E-Invoicing, automatisch von alleine geht (natürlich wird dies nicht funktionieren, da Sie einfach nicht aufgeben).
2. Manche Leute sind neugierig immer im Urlaub. Oder sie haben gerade das Büro verlassen. Oder sie arbeiten am Montag nicht. Oder einfach nicht an dem Tag, an dem Sie sie anrufen, um das Thema zu besprechen.
3. Große Organisationen wissen, was E-Invoicing ist. Und einige dieser Organisationen arbeiten bereits damit und sind mehr als bereit, auf E-Invoicing umzusteigen. Die meisten Organisationen wissen jedoch nicht, was E-Ordering oder E-Invoicing ist und was es für sie tun kann. Sie senden weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF per E-Mail. Dies ist für diese Anbieter bereits sehr digital und sie haben keine Notwendigkeit, etwas zu ändern, da der derzeitige Weg für sie gut funktioniert. Wenn Sie sie auffordern, eine E-Rechnung zu senden, antworten sie fast immer, dass sie dies bereits tun, weil sie die Rechnungen als PDF versenden. Sie verstehen nicht, was es ist. Für viele Anbieter ist dieses Thema daher unbekannt und steht nicht ganz oben auf der Prioritätenliste.
4. Sie sehen nur das € -Zeichen. Sie werden fragen, warum es notwendig ist, dass sie für etwas bezahlen, das Sie wollen. Sie sehen die Vorteile des Systems nicht oder erkennen nicht, dass dies die Zukunft ist und dass dies in wenigen Jahren der Standard sein wird. In einigen Jahren werden viele andere Kunden auch fragen, ob sie zu E-Invoicing wechseln möchten, und sie werden ein System auswählen, das sie auch für andere Kunden verwenden können. Derzeit sehen sie noch nicht die Vorteile, die sie investieren können.
5. Leute lesen nicht / schlecht. Sie lesen die von Ihnen gesendeten Informationen nicht. Wenn sie sich endgültig für eine Umstellung auf E-Invoicing entscheiden, kommen sie zu Ihnen zurück, sobald sie erfunden haben, dass dies eine Investition ist, und beschuldigen Sie, dass Sie es noch nicht erfahren haben.
6. Wenn sie der Umstellung auf E-Invoicing zustimmen und das E-Procurement-System ihnen einen Vertrag übermittelt, können sie diesen finden oder nicht mehr in der E-Mail finden oder sind nicht mehr erreichbar. Es sieht so aus, als ob sie vom Erdboden verschwunden sind (siehe Punkt 1).
7. Ein weiterer Engpass besteht darin, dass die richtigen Personen nicht sofort mit dem Lieferanten verbunden sind. Ein Account Manager kann die Umstellung auf E-Invoicing vereinbaren. Wenn die IT-Abteilung jedoch nicht mit einbezogen wird, besteht die Gefahr, dass Probleme auftreten, die die Implementierung verzögern (nicht die richtigen Tools, andere Prioritäten usw.).
8. Der letzte Punkt hat mit den Käufern zu tun. Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, beabsichtigt der Käufer, den Lieferanten zu kontaktieren und sicherzustellen, dass der Lieferant zur E-Invoicing wechselt. Als Projektleiter koordinieren Sie diesen gesamten Prozess. Dies bedeutet, dass Sie den Status jedes Lieferanten wissen möchten. In vielen Fällen tut der Käufer nicht, was er / sie gefragt wird, er ignoriert alle Fragen, die Sie stellen. Lieferanten davon zu überzeugen, zu E-Invoicing zu wechseln, steht nicht auf ihrer Prioritätenliste, was zu erheblichen Verzögerungen führt und keine konkreten Schritte unternommen werden.

Empfehlungen

Auf die Frage, wie die oben genannten Probleme gelöst werden sollen, gibt es keine magische Antwort. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie tun können, um es für Sie einfacher zu machen und zu verhindern, dass der Prozess an Bord ohne Zwischenschritte "in der Mitte feststeckt".

• • Machen Sie deutlich, was Sie von bestimmten Menschen erwarten. Sie brauchen die Hilfe von Käufern, daher ist es wichtig, dass sie kooperieren. Es ist daher notwendig, dass Ihre Manager Ihnen helfen können, wenn sie nicht das tun, was sie in Bezug auf den Onboarding-Prozess tun sollen. Denken Sie an die Einbeziehung von KPIs in den Bereich der Lieferantenanbindung und die monatliche Berichterstattung / Steuerung des Fortschritts.
  • Sorgen Sie für eine gute Eskalationsstruktur. Was tun Sie, wenn ein Lieferant nicht wechseln möchte? Was tun Sie, wenn ein Käufer nicht kooperieren möchte? Sie müssen wissen, wer welche Entscheidungen darüber treffen kann, wie mit einem bestimmten Käufer oder Lieferanten verfahren werden soll.
  • Organisieren Sie ein Informationstreffen für Lieferanten und erklären Sie, was E-Invoicing und E-Ordering ist und was Sie von ihnen erwarten. Laden Sie Ihr E-Procurement-System zu einer Präsentation und einer Demonstration ein, die zeigt, wie alles funktioniert. Erklären Sie, warum Sie dies tun möchten und was die Vorteile sind. Dies erleichtert die Kommunikation mit Ihren Lieferanten, da diese nicht sofort wissen, worüber Sie sprechen. Sie fühlen sich auch geschätzt, wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine solche Veranstaltung zu organisieren.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Kollegen motiviert bleiben. Die Einführung eines E-Procurement-Systems bleibt ein schwieriger Prozess. In der Organisation, in der ich arbeitete, haben wir einen großen Kalender erstellt, in dem wir nachverfolgen, wie viele Tage es dauerte, bis das E-Procurement-System in Betrieb ging. Jeden Tag war es die Absicht, dass jemand, der an dem Prozess beteiligt war, ein Selfie machte und dieses im Intranet platziert wurde. Er könnte dann eine andere Person benennen.

Endlich

E-Ordering und E-Invoicing sind die Zukunft. Dies wird in einigen Jahren der neue Standard sein. Ihre Lieferanten an Bord zu holen, kann ein langer und schwieriger Prozess sein, und dies macht es nicht einfacher. Manchmal dauert es einige Zeit, bis Sie die Ergebnisse Ihrer harten Arbeit sehen, aber mehr Zulieferer werden sehr langsam an Bord kommen. Es braucht nur Zeit.

Carmen van Kruisbergen
Berater - Lieferwert

Dieser Artikel war zuvor im Online-Magazin consultancy.uk erschienen