Aufgrund des Coronavirus sind derzeit alle Veranstaltungen abgesagt und es wird empfohlen, in den kommenden Wochen, wenn möglich, so viel wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten. Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern arbeiten wir in den Niederlanden hauptsächlich von zu Hause aus. Der Durchschnitt für Europa liegt bei 5 Prozent und in den Niederlanden arbeiten 14 Prozent der erwerbstätigen Bevölkerung regelmäßig von zu Hause aus. Trotz des höheren Prozentsatzes wird auch die Arbeit von zu Hause aus für viele Menschen in den Niederlanden enttäuschend und herausfordernd sein. Wie können Sie beispielsweise Ihre Projekte von zu Hause aus verwalten? Wie können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen und/oder Kunden von zu Hause aus Projekte erfolgreich abschließen? Und was sind nützliche Tools für die digitale Beratung und den Austausch von Dokumenten? In diesem Einblick erhalten Sie eine Reihe nützlicher Tipps und Tools, wie Sie möglichst produktiv und effizient durchstarten und dafür sorgen, dass Ihr Projekt auch von zu Hause aus reibungslos abläuft.

1. Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen und Kunden
Möchten Sie wissen, was Ihre Kollegen zu Hause machen und sich gegenseitig und die Kunden auf dem Laufenden halten? Hier sind einige hilfreiche Tipps und Tools. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet nicht, persönliche Meetings und (Kaffee-)Gespräche mit Ihren Kollegen oder Kunden zu treffen. Diese Gespräche werden nun per Telefon oder Laptop geführt. Doch worauf sollten Sie bei der digitalen Kommunikation besonders achten?

• Zunächst ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher kommunizieren können. Digitale Gespräche mit Kollegen und Kunden enthalten oft sensible Informationen.
• Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie sich schnell austauschen und sich einen guten Überblick verschaffen können. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine direkte Chat-Option haben, die Dutzende von E-Mails ersetzen kann, wenn Sie eine längere und aktivere Unterhaltung beginnen möchten.

Eine Reihe nützlicher Optionen für eine gute digitale Kommunikation sind beispielsweise Microsoft Teams und Slack. Bei beiden ist es möglich, andere Apps und Dienste wie Office 365 und/oder Dropbox zu integrieren. Darüber hinaus verfügen diese Tools über eine Chat-Option, mit der Dokumente und Nachrichten einfach privat oder an Gruppen gesendet werden können. Sie können auch einen „Videoanruf“ nutzen, um sich mit Ihrem Projektteam zu treffen. Ein zusätzlicher Vorteil von Videoanrufen ist, dass Sie sich sehen! Auf diese Weise greifen Sie auch die so wichtige nonverbale Kommunikation auf und das Gespräch wird viel persönlicher.

2. Erstellen Sie einen Zeitplan und führen Sie ihn von zu Hause aus aus
Aktuelle Entwicklungen zum Coronavirus und die daraus resultierenden Maßnahmen können aktuelle, aber auch zukünftige Projektplanungskalender beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, es zu überprüfen und abzuschätzen, wie realistisch es noch ist. Sie können Fragen stellen wie: Welchen Einfluss haben die Maßnahmen auf Ihre Projekte? Kann die aktuelle Planung erfüllt werden oder muss etwas verschoben werden? Was genau kann verschoben werden? Wenn nichts verschoben werden kann, welche Maßnahmen sollte/kann ich ergreifen? Es ist auch wichtig, Ihre Kunden und andere Stakeholder in diese Fragen einzubeziehen. Änderungen in Planung, Priorisierung, Arbeitsweise und nächsten Schritten müssen klar kommuniziert werden.
Wenn Sie nicht mehr physisch an einem Tisch sitzen können, um einen Plan zu erstellen und zu besprechen, welche Möglichkeiten haben Sie dann? Online gibt es eine Reihe nützlicher Tools für eine effiziente und effektive Planung, Zusammenarbeit und Projektverwaltung. Die folgenden Punkte sind bei der Verwendung eines Planungstools wichtig:

• Es eignet sich zum Organisieren und Koordinieren von Teams und zum Managen von Projekten. Aufgaben können einfach aufgeteilt und Teamkollegen zugewiesen werden.
• Es ist wichtig, Termine einfach zu überwachen, Einblicke in den Projektstatus zu gewinnen und vorauszuplanen.
• Das Planungstool kann einfach als Werkzeug in Besprechungen verwendet und diskutiert werden.
• Für Projektgruppen, die gerne agil arbeiten, ist es wichtig, dass der Arbeitsaufwand in einem Sprint ermittelt und nachverfolgt werden kann.

Einige nützliche und weit verbreitete Alternativen sind Microsofts Planner, Trello (für kleinere Projekte), Asana (für größere Projekte) und PlanITpoker. Letzteres Tool wurde speziell für agile Projektteams entwickelt, um Aufgaben über eine Online-Planungspoker-App einfach abzuschätzen und zu überwachen.