Ramon Abbenhuis und Willem Blom, Berater bei Supply Value, geben einen Überblick über die Schritte, die zur Implementierung einer E-Procurement-Lösung erforderlich sind, von der Initiierung des E-Procurement-Projekts bis zur Akquisition, Realisierung, Implementierung und Nachbetreuung / Bewertung.

Initiierung des Projekts

Um mit einem e-Procurement-Projekt zu beginnen, a Business Case sollte entwickelt werden mit Details zur Unternehmensstrategie, zur Nutzung des e-Procurement-Systems, verfügbaren Ressourcen und Zeitplan. Zweitens ist es ein Projekt, das auf einer Projektmanagement-Methodik wie PRINCE2 Project Management basiert. In der Projektinitiierungsphase wurde ein Projektinitiierungsdokument (PID) formuliert. Dieses Dokument kann verwendet werden, um Grenzen in Bezug auf Umfang, Ziele, Ergebnisse, Abhängigkeiten und Annahmen zu erstellen. Darüber hinaus enthält das PID eine umfassende Planung, Risikobewertung, Governance und Stakeholderübersicht (RACI).

Der letzte Teil des Initiierungsprojekts besteht darin, die Genehmigung für den Geschäftsfall und das Projektinitiierungsdokument über die verfügbaren Ressourcen (Zeit, Geld, Arbeitskraft) einzuholen und die Arbeit am e-Procurement-Projekt zu beginnen.

Anschaffung
Nach der Initiierung des Projekts ist es an der Zeit, mit dem Erwerb der E-Procurement-Anwendung zu beginnen. Zunächst ist es wichtig, Einblick in die Einkaufsstrategie zu erhalten. Projektmanager müssen wissen, wo sich ihr Unternehmen gerade befindet und wohin sie wollen. Es ist auch wichtig, die Anzahl der Transaktionen, den Umfang dieser Transaktionen und die Art dieser Transaktionen zu kennen, bevor Sie ein System auswählen.

Wenn all dies bekannt ist, werden die Problemstellung, die Ziele und die Grenzen für das Projekt festgelegt. Diese drei Spezifikationen können als Leitfaden für die Auswahl des richtigen Systems verwendet werden. Supply Value Rufen Sie ihre Kunden auf, BVP (Best Value Procurement) als Beschaffungsmethode und -verfahren für die Beschaffung des E-Procurement-Systems anzuwenden, da Experten auf dem Markt sind und E-Procurement wahrscheinlich nicht das Kerngeschäft des Unternehmens ist. 

Unter Verwendung des IT-Value-Sourcing-Frameworks werden die Funktionen des e-Procurement-Systems nicht technisch detailliert festgelegt, sondern funktional hinsichtlich der Ziele, die das e-Procurement-System erfüllen soll. Zum anderen werden Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen detailliert festgelegt. Die Problemstellung, Ziele, Spezifikation und der Beschaffungsprozess werden in einem Ausschreibungsdokument beschrieben, das an die E-Procurement-Lieferanten verteilt wird (auf der langen Liste). Supply Value verfügt über Angebotsdokumente und Präsentationsvorlagen.

Anschließend erfolgt eine Informationsveranstaltung für Lieferanten bei E-Procurement-Lieferanten. Lieferanten können Fragen beantworten, die während der Sitzungen oder später auf Papier beantwortet werden.

Auf der Grundlage der Ausschreibungsunterlagen und der Q & A-Sitzung schreiben Anbieter von E-Procurement ihre Angebote und reichen diese ein. Im Best-Value-Beschaffungsprozess beinhaltet dies die Performance, die Risikodatei und die Wertschöpfungsoptionen (hinzugefügt mit Referenzen im privaten Sektor). Die Dokumente werden vom Projektteam und den Lieferanten bewertet. Die besten Angebote werden zur Demonstration ihres e-Procurement-Systems und von Interviews oder Schlüsselmitarbeitern bei der Durchführung des Projekts bei der Auftragsvergabe an den Lieferanten eingeladen.

Schließlich wird der Anbieter mit der Nummer Eins aufgefordert, einen detaillierten Projektplan für die Implementierung seines E-Procurement-Tools, der Risikobewertung und der Abschlusspräsentation zu erstellen. Wenn dies ein zufriedenstellendes Projektteam ist, wird der Vertrag für die e-Procurement-Software mit dem Lieferanten Nummer eins unterzeichnet. Es ist wichtig zu bedenken, dass vor der Realisierungsphase Service-Level-Agreements und Pläne für den Umstieg getroffen werden.

Realisierung

Die Realisierung des E-Procurement-Systems durch die Lieferanten umfasst drei Phasen. Zunächst wird ein detailliertes Design von den E-Procurement-Lieferanten mit Input oder internen Experten erstellt:

• Prozess: Wie ist der Beschaffungsprozess der Organisation? Passt das vollständig in das e-Procurement-Tool oder sind (geringfügige) Anpassungen?
• System: Welche Schritte werden in jedem IT-System im Netzwerk ausgeführt? Wie sind die verschiedenen IT-Systeme (z. B. Finanzsysteme) miteinander integriert?
• IT-Management: Wie wird das E-Procurement-System verwaltet? Welche Werkzeuge benutzen sie?
• Sicherheit: Welche Sicherheitsmaßnahmen sollten zur Sicherung der Anwendung festgelegt werden?
• Übergang: Wie sieht die Übergangsstrategie aus, wenn der Vertrag mit diesem E-Procurement-Anbieter am Ende des Lebenszyklus oder vorzeitig beendet wurde?

Der zweite Teil bei der Realisierung von e-Procurement-Software ist die Konfiguration des Tools. In dieser Phase wird das E-Procurement-Tool vom E-Procurement-Anbieter auf der Grundlage der Parameter in der vorherigen Phase eingerichtet: Realisierung - detailliertes Design. Am Ende dieser Phase liefert der E-Procurement-Anbieter das E-Procurement-System und Schnittstellen zu anderen Systemen, z. B. dem Finanzsystem, in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und Lieferanten der integrierten Systeme, beispielsweise dem Finanzsystem. Es werden mehr über Managementprozesse, Organisation und Tools bereitgestellt.

Der dritte Teil der Realisierung des E-Procurement-Tools ist das Testen des gelieferten E-Procurement-Tools. Dieses besteht aus:

• Komponententest: Testen jedes Teils des e-Procurement-Systems.
• Systemintegrationstest: Nach dem Testen jedes einzelnen Teils sollte das Gesamtsystem während der Zusammenarbeit getestet werden. Wenn keine Fehler vorliegen, kann der Test gestartet werden.
• Abnahmeprüfung: Sind die Anforderungen und Anforderungen korrekt? Funktioniert alles einwandfrei und kann mit dem System erledigt werden. Es gibt verschiedene Arten von Abnahmetests, z.
  • Funktionstest
  • Leistungsabnahmeprüfung
  • Sicherheitsabnahmetest
  • Benutzerakzeptanztest

Implementierung

In der Implementierungsphase wird das in den Realisierungsphasen gelieferte e-Procurement-System in der Organisation und ihren Prozessen implementiert. Ein wichtiger Teil der Implementierungsphase besteht darin, alle über das neu implementierte System zu informieren. Nicht nur die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch die anderen Stakeholder wie Lieferanten und Partner.

Zweitens ist es wichtig, Leute zu schulen, die das System verwenden werden. Ohne eine ordnungsgemäße Schulung der Endbenutzer mit dem neuen System ist der ROI oder ein E-Procurement-System viel niedriger als mit einem richtigen Trainerteam. Neben der Schulung der e-Procurement-Benutzer ist es auch wichtig, geeignete Unterstützungsdokumente für die Prozesse im e-Procurement-System zu erstellen. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Prozesse und Regeln verwendet, ist es wichtig, leicht verständliche Dokumente zu erstellen.

Schließlich ist es Zeit zu implementieren. Da die meisten Unternehmen bereits über ein Datenverwaltungssystem oder ein älteres E-Procurement-System verfügen, ist es jetzt an der Zeit, die Daten auf das neue System umzustellen. Nachdem alles umgesetzt ist, ist es Zeit, die Planungsphase umzusetzen.

Nach der Pflege

Die Endphase eines E-Procurement-Implementierungsprojekts ist die Bewertung des Projekts. Zur Zeit wurde ein e-Procurement-System implementiert, das mehrere Jahre lang verwendet wird. Dieses oder andere Systeme können jedoch in einigen Jahren ersetzt werden. Daher ist es wichtig, das Projekt zu bewerten und aus den Faktoren Erfolg und Misserfolg zu lernen. Nachdem die Bewertung abgeschlossen ist, ist es endlich an der Zeit, das Projekt abzuschließen und das Projekt förmlich zu stoppen.

Laden Sie den vollständigen Bericht herunter und lesen Sie ihn.

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Dieser Artikel erschien früher im Online-Magazin Consultancy.uk: http://www.consultancy.uk/news/12551/overview-of-the-implementation-process-for-a-e-procurement-solution