Ein Projektteam zur Förderung der Zusammenarbeit

Bei den meisten Projekten, bei denen Supply Value als Projektmanager agiert, spielen Lieferanten oder Partner eine Rolle. Daher wird viel in Zusammenarbeit auf allen Ebenen investiert. Im hier diskutierten Beispiel war dies auch von großer Bedeutung, da verschiedene Parteien sehr voneinander abhängig waren, um ein gutes Produkt liefern zu können. Aus diesem Grund wurde ein Projektteam gebildet. Das Beispiel betrifft ein Projekt, bei dem gemeinsam mit Lieferanten eine IT-Anwendung aufgebaut wird. Wir arbeiten nach der Prince2/Agile Methode, was bedeutet, dass der operative Prozess von einem Scrum-Team durchgeführt wird. Der Projektleiter leitet das Scrum-Team in Absprache mit dem Product Owner und berichtet an die Steuerungsgruppe. Der Übergang von Agile zu Prince2 obliegt daher dem Product Owner und dem Projektleiter. Auf operativer Ebene wurde eine Reihe von Dingen eingerichtet, um eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Lieferanten zu fördern:

• Jeder, der zum Endprodukt beiträgt, ist Teil des Scrum-Teams. Das Scrum-Team besteht daher aus Mitarbeitern der Kundenorganisation und Mitarbeitern der verschiedenen Lieferanten. Von jedem wird erwartet, dass er die agile Methode kennt.
• Ein Agile Coach trainiert das Team in Scrum und unterstützt den Scrum Master dabei, die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Der Agile Coach gibt auch Ratschläge zur Rolle des Scrum-Teams im Rest der Organisation, die nicht agil strukturiert ist.
• Lieferanten müssen sich gegenseitig Feedback zu ihrer Arbeitsweise geben und wie sie im Team effizienter und effektiver arbeiten können.
• Bevor komplexe Teile gebaut werden, in denen noch keine Erfahrungen gesammelt wurden, wird ein Proof of Concept durchgeführt. So wird schnell klar, wo Engpässe liegen und eine Lösung kann gefunden werden, bevor dieses Teil gebaut wird.
• Das Scrum-Team sollte gemeinsam Risiken vorschlagen und diskutieren. Also auch dann, wenn bei einem anderen Lieferanten Risiken identifiziert werden.

Diese Art der Zusammenarbeit zwischen den Lieferanten erfordert Vertrauen und gegenseitiges Verständnis, was letztendlich zu minimaler Abstimmung des Kunden und geringen Transaktionskosten führt. Es wurde daher viel Energie in die Durchführung einer guten Retrospektive durch einen guten Scrum Master gesteckt. Es ist schön zu sehen, dass das Team mit jedem Sprint reifer wurde und dadurch auch immer mehr Energie hatte.

Aufmerksamkeit für das Projekt auf allen Ebenen

Um belastbar zu sein, wenn es im Projekt mal schief geht, wurde auf eine gut organisierte Zusammenarbeit auf allen Ebenen geachtet. Neben der soeben erläuterten operativen Zusammenarbeit wurden in entscheidenden Momenten die taktische und die operative Ebene zusammengeführt. Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Projektleiter aller Lieferanten in den Projektstart eingebunden sind, damit sie sich kennen und bei Bedarf miteinander in Kontakt treten können. Darüber hinaus werden Architekten (sowohl vom Auftraggeber als auch von Lieferanten) und Business Analysten in die Verfeinerungen und Sprintplanung eingebunden, damit es während des Sprints keine Überraschungen gibt. Durch die Zusammenführung von Business Analysten und Architekten aller Parteien wird bereits im Vorfeld durchdacht, wo Schwierigkeiten auftreten können. Diese werden dann als Risiko an den Projektleiter gemeldet.

Der Aufbau dieser Strukturen ist nicht allein notwendig, denn wie kann verhindert werden, dass die Lieferanten bei drohender Lieferunfähigkeit des Projekts nicht auf ihren Vertrag zurückgreifen und sicherstellen, dass sie das Gewünschte geliefert haben? Schließlich wollen Sie als Kunde ein funktionierendes Produkt und keinen Vertrag, der ordentlich zugestellt wird. Aus diesem Grund wurde auch ein strategisches Meeting eingerichtet, zu dem der Direktor der Auftraggeberorganisation die Direktoren der Lieferanten einlädt. In dieser Beratung wird besprochen, wie die Organisationen bei Rückschlägen miteinander umgehen. Gibt es eine traditionelle Art der Zusammenarbeit und konzentriert sich jeder einzeln auf den Kunden? Oder rufen wir uns zuerst an, um eine Lösung zu finden? In diesem Fall wird eine echte Netzwerkkollaboration aufgebaut.