Daten eingeben

Die Chancen für einen erfolgreichen RPA-Einsatz sind am höchsten, wenn Ihre Eingabedaten bereits digital und strukturiert vorliegen. Das bedeutet, dass die für Ihren Prozess benötigten Daten digital oder zumindest in einem vorhersehbaren Format bereitgestellt bzw. verfügbar sind. Ein Roboter arbeitet nach vorprogrammierten Regeln, zum Beispiel wenn der Wert von X größer als 500 ist, dann füllen Sie das Feld Y im System Z mit 'ja'. Wenn Sie Ihre Daten nicht digital erhalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Eingaben zu digitalisieren, bevor Sie RPA starten. Die Lösungen hierfür reichen vom Scannen von Papierpost bis hin zum Erstellen eines Portals, in das die Daten von Ihren Kunden oder Dritten eingegeben werden. Wenn die Eingabe nicht einmal strukturiert ist, können Sie erwägen, Formulare oder Fragebögen als niedrigschwellige Lösung zu gestalten und die Lieferanten zu bitten, diese zu verwenden.

Prozess- und Anwendungsstabilität

Darüber hinaus ist die Prozess- und Anwendungsstabilität ein wichtiger Faktor. Ein Software-Roboter arbeitet nach festen Regeln und kann nicht mit undefinierten Ausnahmen oder unvorhersehbaren Szenarien umgehen. Außerdem muss bei jeder Änderung des Prozesses die automatisierte Version angepasst werden. Viele der aktuellen Lösungen können aufgrund der Erfahrung mit neuen Eingaben „lernen“, aber dies erfordert immer noch die Aufsicht durch Ihre Mitarbeiter. Diese Form der RPA, bei der eine menschliche Aktion erforderlich ist, damit der Roboter funktioniert, wird auch als beaufsichtigte RPA bezeichnet. Bei der anderen Form von RPA, der unbeaufsichtigten RPA, ist, wie der Name schon sagt, keine menschliche Aktion erforderlich, damit der Roboter funktioniert. In dem Herunterladen Wir bringen Sie in diesen beiden Formen von RPA weiter.

Eine RPA-Lösung bezieht sich immer auf eine oder mehrere Anwendungen, die den Prozess unterstützen. Bei einer Änderung einer dieser Anwendungen müssen zumindest die Auswirkungen auf die RPA-Lösung ermittelt werden. Deshalb ist es gut, im Voraus zu überlegen, ob Sie in den nächsten sechs Monaten mit großen Veränderungen in Ihrem Prozess oder Ihren Anwendungen rechnen. Denken Sie beispielsweise an eine Gesetzesänderung oder eine organisatorische Änderung. In diesem Fall empfiehlt es sich, diese zeitlichen Änderungen so gut wie möglich zu koordinieren und die Implementierung eines Software-Roboters erst nach den Änderungen zu verschieben. So können Sie den Software-Roboter sofort auf die neue Situation einstellen und profitieren maximal von der Investition in RPA.

Prozesskomplexität

Schließlich ist es wichtig, die Komplexität Ihres Prozesses zu betrachten. Aus wie vielen Schritten besteht Ihr Prozess, wie viele Entscheidungspunkte hat Ihr Prozess und wie viele verschiedene Anwendungen nutzt Ihr Prozess? Je mehr Schritte, Entscheidungspunkte und Anwendungen Ihr Prozess hat, desto komplexer ist die Automatisierung. Diese Einschätzung der Komplexität ist besonders wichtig, um festzustellen, ob der Nutzen die Investition überwiegt.

Sie möchten innerhalb von fünf Minuten wissen, ob Ihr Geschäftsprozess für RPA geeignet ist? Dann füllen Sie unseren Schnellscan aus, wo wir anhand von sechzehn Fragen die Komplexität und den Nutzen einer Automatisierung Ihres Geschäftsprozesses bewerten.