Kann Ihr Unternehmen auf Roboter verzichten?

Führen Sie täglich Standardaktionen durch? Sie haben viel administrative Arbeit zu erledigen? Oder geben Sie Daten manuell in Ihre Systeme ein? Mit Robotic Process Automation (RPA) kann dies schneller und genauer erfolgen. RPA ist die Technologie, mit der Computersoftware sich wiederholende, regelbasierte und strukturierte Geschäftsprozesse automatisiert. Viele Finanzinstitute wenden diese Technologie bereits an, aber auch in anderen Sektoren nimmt ihre Popularität zu. Auf der anderen Seite sehen wir aber auch, dass es für Organisationen schwierig ist abzuschätzen, ob ein Geschäftsprozess für den Einsatz von RPA geeignet ist oder welche Vorteile und Kosten zu erwarten sind. In diesem Einblick führen wir Sie kurz durch die Faktoren, die den erfolgreichen Einsatz von RPA in einem oder mehreren Ihrer Prozesse bestimmen.

Daten eingeben

Die Chancen für einen erfolgreichen RPA-Einsatz sind am höchsten, wenn Ihre Eingabedaten bereits digital und strukturiert vorliegen. Das bedeutet, dass die für Ihren Prozess benötigten Daten digital oder zumindest in einem vorhersehbaren Format bereitgestellt bzw. verfügbar sind. Ein Roboter arbeitet nach vorprogrammierten Regeln, zum Beispiel wenn der Wert von X größer als 500 ist, dann füllen Sie das Feld Y im System Z mit 'ja'. Wenn Sie Ihre Daten nicht digital erhalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Eingaben zu digitalisieren, bevor Sie RPA starten. Die Lösungen hierfür reichen vom Scannen von Papierpost bis hin zum Erstellen eines Portals, in das die Daten von Ihren Kunden oder Dritten eingegeben werden. Wenn die Eingabe nicht einmal strukturiert ist, können Sie erwägen, Formulare oder Fragebögen als niedrigschwellige Lösung zu gestalten und die Lieferanten zu bitten, diese zu verwenden.

Prozess- und Anwendungsstabilität

Darüber hinaus ist die Prozess- und Anwendungsstabilität ein wichtiger Faktor. Ein Software-Roboter arbeitet nach festen Regeln und kann nicht mit undefinierten Ausnahmen oder unvorhersehbaren Szenarien umgehen. Außerdem muss bei jeder Änderung des Prozesses die automatisierte Version angepasst werden. Viele der aktuellen Lösungen können aufgrund der Erfahrung mit neuen Eingaben „lernen“, aber dies erfordert immer noch die Aufsicht durch Ihre Mitarbeiter. Diese Form der RPA, bei der eine menschliche Aktion erforderlich ist, damit der Roboter funktioniert, wird auch als beaufsichtigte RPA bezeichnet. Bei der anderen Form von RPA, der unbeaufsichtigten RPA, ist, wie der Name schon sagt, keine menschliche Aktion erforderlich, damit der Roboter funktioniert. In dem Herunterladen Wir bringen Sie in diesen beiden Formen von RPA weiter.

Eine RPA-Lösung bezieht sich immer auf eine oder mehrere Anwendungen, die den Prozess unterstützen. Bei einer Änderung einer dieser Anwendungen müssen zumindest die Auswirkungen auf die RPA-Lösung ermittelt werden. Deshalb ist es gut, im Voraus zu überlegen, ob Sie in den nächsten sechs Monaten mit großen Veränderungen in Ihrem Prozess oder Ihren Anwendungen rechnen. Denken Sie beispielsweise an eine Gesetzesänderung oder eine organisatorische Änderung. In diesem Fall empfiehlt es sich, diese zeitlichen Änderungen so gut wie möglich zu koordinieren und die Implementierung eines Software-Roboters erst nach den Änderungen zu verschieben. So können Sie den Software-Roboter sofort auf die neue Situation einstellen und profitieren maximal von der Investition in RPA.

Prozesskomplexität

Schließlich ist es wichtig, die Komplexität Ihres Prozesses zu betrachten. Aus wie vielen Schritten besteht Ihr Prozess, wie viele Entscheidungspunkte hat Ihr Prozess und wie viele verschiedene Anwendungen nutzt Ihr Prozess? Je mehr Schritte, Entscheidungspunkte und Anwendungen Ihr Prozess hat, desto komplexer ist die Automatisierung. Diese Einschätzung der Komplexität ist besonders wichtig, um festzustellen, ob der Nutzen die Investition überwiegt.

Sie möchten innerhalb von fünf Minuten wissen, ob Ihr Geschäftsprozess für RPA geeignet ist? Dann füllen Sie unseren Schnellscan aus, wo wir anhand von sechzehn Fragen die Komplexität und den Nutzen einer Automatisierung Ihres Geschäftsprozesses bewerten.

Fünf Beispiele für RPA-geeignete Prozesse

Daten digitalisieren

Erhalten Sie noch Antragsformulare in Papierform oder als Dokument per E-Mail oder tippen Sie Daten von einem System in ein anderes System ein? Ein Roboter kann diese Formulare und Daten lesen und automatisch in das Zielsystem eingeben. So verfügen Sie effizient, fehlerfrei und ohne Wartezeiten über aktuelle Daten in Ihren Systemen.

Termine vereinbaren

Auch für die Terminplanung eignet sich ein Roboter sehr gut. Ein gutes Beispiel ist die Terminvereinbarung mit Patienten. Ein Roboter kann verschiedene Daten sammeln, wie zum Beispiel Patientendaten, die Art der Terminanfrage, Standortpräferenzen und Versicherungsinformationen. Dem Roboter werden klare „Geschäftsregeln“ vorgegeben, anhand derer der Roboter Entscheidungen zur Terminplanung treffen kann. So können Patiententermine effizienter und schneller, aber nach Ihren Vorgaben geplant werden.

Mitarbeiter-Onboarding

Das „Onboarding“ neuer Mitarbeiter folgt oft einem etablierten Prozess. Ein Roboter kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um organisatorische Richtlinien einzuhalten. Darüber hinaus kann ein Roboter aus einem gescannten Personalausweis und ausgefüllten Formularen wie oben erwähnt oder sogar einem Lebenslauf alle erforderlichen Daten in die richtigen Systeme eingeben.

Daten kombinieren

Ein Roboter ist auch nützlich, um verschiedene Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren. Ein gutes Beispiel ist das Callcenter. Damit der Callcenter-Agent effizient arbeiten kann, werden alle notwendigen Informationen zu einem Kunden auf einem Bildschirm konsolidiert, sodass der Callcenter-Agent alle Informationen auf einen Blick sieht und nicht in verschiedenen Systemen suchen muss. Das Ändern dieser Daten erfordert oft die Aktualisierung mehrerer Systeme; RPA kann dem Callcenter-Agenten in dieser Hinsicht viel Arbeit abnehmen.

Standardberichte

Viele Organisationen erstellen monatlich wiederkehrende Berichte mit Standarddaten wie Unternehmensdaten und Budgets. Auch der automatische Abruf dieser Daten durch einen Roboter aus den richtigen Quellen und deren Eingabe in den Bericht kann eine zugängliche Alternative zur Vollautomatisierung der Berichte sein. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und die Mitarbeiter können sich auf die Interpretation des Berichts konzentrieren.

 

Weitere Informationen

Haben Sie sich wiederholende Aktionen, die Sie automatisieren möchten? Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten für Ihre Organisation? Oder haben Sie Fragen? Bitte kontaktieren Sie uns unter office@supplyvalue.nl oder +3188 – 0555 999.

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