Bert Voorbraak ist CIO beim Legal Aid Council. Supply Value interviewte ihn zu seiner Sicht auf die IT, das CIO-Büro und seine Rolle als CIO, um die Veränderungen vor dem Legal Aid Council zu gestalten. Bert hat eine reiche Erfahrung im IT-Bereich, die er unter anderem bei Philips, den Steuerbehörden, Fortis, der Universität und der Hogeschool van Amsterdam und der UWV erworben hat.

Das Legal Aid Board ist eine ZBO des Ministeriums für Justiz und Sicherheit. Ihr obliegt die Umsetzung des Rechtshilfegesetzes (Wbr), des Gesetzes über vereidigte Dolmetscher und Übersetzer (Wbtv) und des Gesetzes über die Umschuldung natürlicher Personen (Wsnp). Dies geschieht durch den „Rat“ im Namen des Ministers. Eine großartige soziale Organisation, die in den Niederlanden relativ unbekannt ist.

Sie haben vor etwa einem Dreivierteljahr beim Prozesskostenbeirat begonnen, eine Reihe von Veränderungen umzusetzen: Welche Veränderungen stehen dem Prozesskostenbeirat derzeit bevor?

Das derzeitige System des Prozesskostenhilfegesetzes ist etwas älter. Einer der großen Pain Points, der sich hier nun abzeichnet, ist das Gehalt des Sozialjuristen im Vergleich zum Wirtschaftsjuristen. Der Minister und das Ministerium haben den Ehrgeiz, weniger Geld für „das System“ auszugeben, damit mehr Geld übrig bleibt, um die Anwälte zu bezahlen. In unserem Jargon nennt man das eine Systemerneuerung. In den kommenden Jahren werden wir sehen, dass wir uns mit einer Reihe von Innovationen auseinandersetzen müssen, die wir umsetzen müssen. Darüber hinaus stehen wir auch intern vor einer großen Veränderung, wir haben kürzlich eine neue Organisationsstruktur implementiert. Die alte Organisationsstruktur war diffus geworden, es war nicht mehr immer klar, wem was gehörte. Wir haben dies mit einem Reorganisationsplan umgeschrieben, der Aufgaben und Verantwortlichkeiten klärt.

Welche Rolle spielt die IT bei diesen Veränderungen?

Eine wichtige Änderung, die innerhalb des Rechtshilferats bevorsteht, ist die alte Antragslandschaft, die erneuert werden muss. Mit der Erneuerung des Wsnp und des Wbtv wurden diesbezüglich erste Schritte unternommen. Der größte Teil der IT-Landschaft des Legal Aid Board (80%) ist jedoch die Landschaft, um die sich das Prozesskostenhilfegesetz dreht. Auch das wird in den kommenden Jahren erneuert, denn mit diesem System kommt man mit der Erneuerung des Systems nicht mehr zurecht. Die Herausforderung, der wir bei diesem Wandel gegenüberstehen, besteht darin, dass der Ersatz dieser Landschaft viel Geld kosten wird. In einer Situation, in der die Einzelheiten des neuen Verfahrens der Prozesskostenhilfe noch nicht ganz klar sind. In diesem politischen Spiel versuchst du also, kleine Teile deiner Landschaft zu erneuern.

Sie sprechen von einer neuen Organisationsstruktur, wie ist das CIO-Büro darin positioniert? Welche Rolle spielt sie bei diesen Veränderungen?

Der Lead und die Geschäftsführung sollen viel mehr aus den Kundengruppen kommen. Das CIO-Büro und die IM-Organisation, wie wir es nennen, sollten dabei eine unterstützende Rolle spielen. Dafür bekommen wir bereits die ersten guten Anzeichen. Bisher hatten Kollegen im Dienstleistungsbereich entweder kein Telefon oder hatten sehr veraltete Modelle. In den Jahren zuvor hätte IM gesagt: „Sie sind 2021 dran“, aber jetzt klopfen Kollegen an die Tür des „IM-Facilitators“, um dieses Problem zu lösen und ein neues Telefon zu besorgen. Dies zeigt, dass Führung und Kontrolle in Bewegung sind.

Wie spiegelt sich die Datennutzung in dieser Reform wider? Sind Daten ein wichtiges Gut?

Neben einer neuen Organisationsstruktur und einer neuen IT-Landschaft gehört auch die Nutzung von Daten zu unseren Herausforderungen. Wir haben eine enorme Menge an Daten, aber wir tun immer noch nicht genug damit. Deshalb haben wir datenorientiertes Arbeiten als integralen Bestandteil der Organisation eingerichtet, den man nicht nur auf eine Organisationseinheit zurückführen kann. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht müssen diese Daten verfügbar und von guter Qualität sein. Der Dienst wiederum muss sicherstellen, dass die Daten auch verwendet werden. Diese Daten können verwendet werden, um vorherzusagen, was die Umsetzung einer Änderung bedeuten wird, und spielen als solche eine wichtige Rolle in Strategie und Politik. Im Kontext der Systemerneuerung ist das also ein sehr wichtiger Teil. Darüber hinaus ist es auch hier wieder Aufgabe der IM-Abteilung, die Moderatorenrolle zu übernehmen, damit unsere Kollegen aus Service oder Strategie und Politik aus den verfügbaren Daten die benötigten Informationen extrahieren können. Es liegt an IM, dass die Daten in Ordnung sind, und wenn andere Daten benötigt werden, liegt es an IM, andere benötigte Daten freizuschalten.

Was bedeuten diese Veränderungen für Ihre Rolle?

Wir arbeiten jetzt hauptsächlich an dem Reformplan, wie die IM-Abteilung der Zukunft aussehen wird. Außerdem arbeite ich mit einem Kollegen aus Strategie und Politik zusammen, um den Plan für datenorientiertes Arbeiten auf den Weg zu bringen. Ich versuche auch, Innovationen in Gang zu bringen, damit wir als Organisation mit neuen Technologien wie Cloud, KI oder Machine Learning Schritt halten können.

Sie sprechen von neuen Technologien, wie sehen Sie die Zukunft der ICT- oder IM-Organisation?

Wir sehen, dass die Geschwindigkeit des Wandels und die Geschwindigkeit, mit der neue Technologien über uns hereinbrechen, stark zunimmt. Ich glaube nicht, dass das überall zu spüren ist, aber alles wird irgendwie mobil, in der Cloud. Wir werden uns noch viel mehr mit KI oder Machine Learning beschäftigen. Das sind alles Themen, die im Rechtshilferat derzeit vielleicht kein Thema sind, mit denen wir aber konfrontiert werden. Ich denke daher, dass wir als Prozesskostenhilferat viel mehr aus einem Modernisierungsprozess machen werden, bei dem wir uns diese Arten von Techniken genauer ansehen werden. Wenn Sie sehen, was jetzt unter dem Druck von Home Office passiert, sprechen wir anders über Telefonie, über Meetings, einen Arbeitsplatz oder ein anderes Treffen. Als Ergebnis sehen Sie jetzt die ersten Phänomene, bei denen wir mit diesen großen Innovationen mitmachen müssen. Gleichzeitig bieten sie aber auch große Chancen. Unsere Herausforderung besteht darin, diese Innovationen (sowohl den Nutzen als auch die Punkte, die es zu beachten gilt) genau zu betrachten und sie dann sehr gut und breit in unserer Organisation umzusetzen.

Erwarten Sie in Zukunft auch Veränderungen für die Rolle des CIO?

Ich erwarte auf jeden Fall eine Veränderung. In Zukunft geht es weniger um Systeme, sondern viel mehr um Daten und was man mit Daten machen kann. Dadurch wird der Fokus viel stärker auf die Informationsbereitstellung gelegt. Dazu gehören natürlich auch IKT-Systeme, aber irgendwann werden sie da sein und es wird mehr darum gehen, wie Informationen miteinander verknüpft werden, wie Daten miteinander verknüpft werden, was erlaubt ist und was nicht. Sie können nicht einfach alle Arten von Daten aus allen möglichen Systemen verknüpfen, auf die Sie intern oder extern Zugriff haben. Kurz gesagt, die Rolle ändert sich stark von IKT und Anwendungen hin zu Informationen und Daten; das ist hauptsächlich der Wert, der sich aus der Bereitstellung von Informationen und aus meiner persönlichen Rolle und meinem Ehrgeiz als CIO ergibt; und das ist eine ratsweite Rolle. Ich sehe dies auch im Rechtshilfesystem, in dem wir Teil eines Ökosystems mit vielen Partnern sind; die Anwaltskanzlei, die Justiz oder die NOvA (niederländische Anwaltskammer). Das sind alles Partner, die zusammenarbeiten und diese Systeme sind nicht unbedingt technisch, sondern viel mehr datentechnisch verknüpft. Letztendlich sollten alle diese Parteien an einer Sache arbeiten, und zwar daran, dass der Bürger, der es braucht, Zugang zur Justiz hat.

Was möchten Sie Ihren CIO-Kollegen mitgeben?

Ich denke, dass es in den kommenden Jahren darum gehen wird, Wissen zu teilen und Organisationen dazu zu bringen, in einem Ökosystem zusammenzuarbeiten. Vor allem in der öffentlichen Welt. Wir sind keine Konkurrenten, sondern Partner. Das bedeutet, dass Sie aus einer IV-Position heraus keinen Konkurrenten gegenüber Ihren Kollegen spielen sollten. Sie sollten sich überlegen, was Sie gemeinsam mehr erreichen können als jeder einzelne von Ihnen. Als Beispiel habe ich bei der UWV ein schönes Thema erlebt, bei dem wir zusammen mit 2 Partnern ein Thema angegangen sind, das keiner von uns dreien einzeln hätte angehen können. So schaue ich sehr in die Zukunft: Warum sollte ich Dinge erfinden wollen, wenn mein Kollege schon eine Lösung hat. Die Summe sollte sich schließen, anstatt dass alle dasselbe tun. Ich sehe, dass alle Parteien, auch innerhalb des Justiz- und Sicherheitsministeriums, am gleichen Ziel arbeiten: Wir alle arbeiten an der Cloud und der neuen Arbeitsweise. Ich verstehe den Drang, dass Sie selbst die Kontrolle haben wollen, aber gleichzeitig ist es auch Energieverschwendung, dass Sie alle das Gleiche denken. Teilen Sie dieses Wissen und diese Informationen miteinander, tun Sie es gemeinsam. Versuchen Sie sich auf diese Weise auf der Grundlage von Best Practices gegenseitig zu helfen. Ich denke daher, dass die Zukunft viel mehr in Formen der Zusammenarbeit liegen wird. Nicht nur innerhalb der Regierungswelt, sondern ich bemühe mich auch sehr, die Verbindung zu Bildung und Forschung herzustellen. Ich komme aus einer Bildungseinrichtung und möchte viel mehr mit ihnen ins Gespräch kommen.

Welche Rolle spielen Kettenpartner dabei?

Das gleiche gilt dafür. Ich versuche jetzt, mit Het Jurische Loket zusammenzuarbeiten, um zu sehen, wie wir Daten mithilfe von Technologie miteinander verknüpfen können, damit wir gemeinsam vorankommen können. Es fällt mir schwer, einem Bürger zu erklären, dass ihm am Anwaltsschalter die gleichen Fragen gestellt werden wie bei uns, wo er kurz darauf landet. Wie stellen wir sicher, dass wir gemeinsam ein Gesicht geben?

Wie stellen Sie sicher, dass die Interessen der verschiedenen Partner in der Kette aufeinander abgestimmt sind und nicht widersprüchliche Interessen?

Das ist sicherlich ein Thema. Sie sehen, dass einzelne Organisationen wirklich immer noch zu leicht von ihrem eigenen Standbein aus denken. Es gibt nicht immer die Idee, gemeinsam voranzukommen. Auf jeden Fall versuche ich hier immer das übergeordnete Ziel vor Augen zu haben. Ich bin in erster Linie für den Rechtshilferat da, aber in einer Weise, dass ich auch für das Rechtssystem des Bürgers als Ganzes da bin, um es zugänglich zu machen. Am besten ist es natürlich, wenn diese aufeinander abgestimmt sind. Aber wenn das nicht der Fall ist, muss man vielleicht entscheiden, dass für den Bürger etwas wichtiger ist, das individuelle Interesse muss dann weichen. Wenn Sie eine solche Haltung bei der gesamten Kette haben, dann die Interessen des Ökosystems fördern und nicht nur der Rechtshilferat, dann geht es uns gut. Und natürlich ist es gut, einem guten Beispiel zu folgen.