Es war Donnerstag, der 10^th oder September 2015. Der erste Tag bei meinem ersten Einsatz für eine große halbstaatliche Organisation. Obwohl dies mein erster Tag war, das Projekt, für das ich vor etwa einem Jahr eingestellt worden war. Die Organisation befand sich mitten in einem großen E-Procurement-Implementierungsprozess, der verschiedene Elemente enthielt (E-Ordering, E-Invoicing, Katalogkauf, Stammdatenverwaltung, Deklarationsprozess usw.). Kurz gesagt, der gesamte P2P-Prozess wurde mithilfe von E-Procurement-Systemen automatisiert.

Wie Sie sich vorstellen können, ist dies eine enorme Aufgabe. Auf die eine oder andere Weise waren viele Menschen an der Implementierung von E-Procurement beteiligt bzw. beteiligt. In diesem Kapitel, Ich möchte Sie über meine Erfahrungen bei der Implementierung von E-Procurement und insbesondere über die Lieferanten im Implementierungsprozess informieren. Nicht nur wie es gehen soll, sondern wie es im wirklichen Leben tatsächlich geht.

E-Bestellung und E-Invoicing

Wie bereits erwähnt, umfassen E-Procurement-Systeme mehrere Elemente. Ich habe mich auf die Elemente E-Ordering und E-Invoicing konzentriert.

• E-Bestellung: E-Ordering wurde entwickelt, um bestehende Kommunikationsflüsse im Zusammenhang mit Aufträgen zu optimieren. Wo E-Invoicing für den Kunden, der viele Rechnungen erhält, sehr interessant ist, ist E-Ordering für den Lieferanten, der viele Bestellungen erhält, interessant und nützlich. Normalerweise gibt ein Kunde eine Bestellung per Telefon oder PDF auf. Der Lieferant muss dann die Daten der Bestellung in sein eigenes System übertragen. Wenn Sie viele Bestellungen erhalten, kann dies zeitaufwändig sein. E-Ordering ist eigentlich die Bestellung von Waren und Dienstleistungen über die Internettechnologie. Mittels E-Ordering können Mitarbeiter innerhalb der Organisation Produkte und Dienstleistungen über ein Katalogbestellsystem elektronisch anfordern, anzeigen, bestellen und empfangen. Sobald ein Mitarbeiter seine Bestellanfrage erhalten hat, wird diese (möglicherweise automatisch durch Genehmigungsverfahren) genehmigt und in elektronische Bestellungen an Lieferanten umgewandelt.

• E-Invoicing: Dies ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung. Die elektronische Rechnungsstellung umfasst eine Reihe unterschiedlicher Technologien und Erfassungsoptionen und wird einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt. Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten in EDI- oder XML-Formaten definiert werden, möglicherweise unter Verwendung von internetbasierten Webformularen. Diese Dokumente können auf verschiedene Weise ausgetauscht werden, z EDI, XML oder CSV-Dateien. Um E-Invoicing zu aktivieren, sind in der Regel Mitglieder der Kreditorenbuchhaltung, IT und Beschaffung involviert. E-Invoicing befindet sich direkt an der Grenze zwischen Beschaffung und Finanzierung. Aber wie sieht dieser Prozess aus und was ist der Unterschied zum alten Rechnungsprozess auf Papier oder E-Mail?

Meine aufgaben

Ich war Teil des Projekts E-Ordering und E-Invoicing und meine Hauptaufgabe bestand darin, den Onboarding / Enablement-Prozess des Lieferanten zu koordinieren, was bedeutet, dass ich den Käufern helfen würde. um zu E-Ordering / E-Invoicing zu wechseln. Schließlich könnten Sie ein wunderschönes System haben, das technisch perfekt funktioniert. Wenn Sie keine Lieferanten haben, die E-Bestellungen von Ihnen erhalten und E-Rechnungen an Sie senden möchten, ist dies immer noch nicht sehr nützlich.

Sobald der Lieferant ausdrücklich erklärt, dass er „an Bord“ ist und zu E-Ordering / E-Invoicing wechseln möchte, wende ich die Verantwortung für diesen Lieferanten an, der das System technisch implementiert.

Wie können Lieferanten integriert werden?

Wenn Sie also über ein funktionierendes E-Procurement-System verfügen, wäre es schön, wenn Lieferanten Ihnen E-Invoices senden möchten, damit Sie die Arbeit tatsächlich erledigen können . Wie kann ich das erreichen?

• Bestimmen Sie Ihre Position im Markt gegenüber Ihren Lieferanten. Sind Sie ein großer Spieler auf dem Markt? Sind Sie ein wichtiger Kunde für Ihre Lieferanten? Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist dies im Onboarding-Prozess des Lieferanten sehr hilfreich, da Sie so die notwendigen Mittel erhalten, um Ihre Lieferanten von der Umstellung auf E-Invoicing zu überzeugen. Wenn die Antwort nein lautet, benötigen Sie auf jeden Fall einen kompetenten Berater, der Ihnen helfen kann. Zum Glück für Sie, ich weiß zufällig eine.
• Sie müssen zu E-Invoicing wechseln. Dies sind die Lieferanten, die Ihnen die meisten Rechnungen senden. Je mehr E-Rechnungen Sie erhalten, ist für Ihr Unternehmen besser. Sie meinen wahrscheinlich, dass Sie schnellere Ergebnisse erzielen, wenn Sie mit dem großen beginnen. Nun liest sich der Satz, als ob Sie glücklich sein könnten, wenn Sie viel bezahlen müssen (viele Rechnungen abrufen). Analyse der Rechnungsauszüge der letzten zwei Jahre, um herauszufinden, welche Lieferanten angesprochen werden sollten. In der Organisation, in der ich gearbeitet habe, haben wir die Grenze von 100 Rechnungen pro Jahr angewendet. Das bedeutet, dass alle Lieferanten, die mehr als 100 Rechnungen pro Jahr versenden, auf die elektronische Rechnungsstellung wechseln müssen. Diese Grenze ist willkürlich und subjektiv: Wenn ein Lieferant 99 Rechnungen sendet, bedeutet dies nicht, dass er "vom Haken" ist, und wenn ein Lieferant sendet, bedeutet dies nicht, dass er wechseln muss. Sehen Sie sich immer an, um welche Art von Lieferant es sich handelt und welche Erwartungen Sie zu 100% haben.

Der Grund, warum es eine Vorauswahl wäre, anstatt alle Lieferanten anzusprechen, hat mit Umfang und Geld zu tun. Einige Organisationen haben über tausend Lieferanten. Versuchen Sie beim Start dieses Projekts, sich auf die Lieferanten zu konzentrieren. Lieferanten, die Rechnungen einsenden, tragen nicht zum Erreichen von Effizienzsteigerungen bei. Darüber hinaus erfordert der Wechsel zu E-Ordering und / oder E-Invoicing eine Investition Ihrer Lieferanten. Die Höhe dieser Investition hängt von der Wahl des Lieferanten ab. Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass der Business Case für Lieferanten gemacht wird. Die Investitionskosten dürften nicht groß genug sein, um die Investition zu rechtfertigen.

• Bestimmen Sie, welcher Käufer für jeden ausgewählten Lieferanten verantwortlich ist. Der Einkäufer kann Ihnen sagen, ob der Lieferant ein geeigneter Kandidat für die elektronische Rechnungsstellung ist. Es könnte zum Beispiel sein, dass der Vertrag gekündigt wird oder dass der Lieferant in den nächsten Jahren deutlich weniger Rechnungen sendet. Wenn Sie sich an den Lieferanten wenden, ist es am besten, dies durch jemanden zu tun, der den Lieferanten kennt. Der Käufer hat eine Beziehung zu E-Invoicing oder zumindest herauszufinden, mit wem die richtige Person in der Organisation dieses Thema besprechen soll.
• Schließlich möchten Sie es Ihren Einkäufern und Lieferanten so einfach wie möglich machen. Stellen Sie also sicher, dass Sie ihnen die richtigen Informationen zur Verfügung stellen. Organisieren Sie ein Meeting für Ihre Lieferanten, um zu erklären, was es ist und was sie tun müssen. Dies ist auch neu für sie und nicht Teil ihrer Kernaufgaben im Einkauf. Helfen Sie Ihren Käufern, indem Sie ihnen E-Mail-Vorlagen, Broschüren und Flyer zur Verfügung stellen, die sie an ihre Lieferanten senden können. Dieses Informationsmaterial erklärt, warum Sie dies tun, was es ist, was die Kosten sind und welche Vorteile es hat. Schließlich fordern Sie eine Investition, deshalb müssen Sie klarstellen, was für sie in Frage kommt und warum Sie die Investition für gerechtfertigt halten.

Wie es wirklich geht

Sie haben also den Plan gemacht, und es ist ein guter Plan. Sie liefern alle Materialien, die Sie benötigen. Ich werde es Ihnen gerade jetzt sagen: So einfach ist das nicht. Denke nicht, dass es so läuft:

Organisation X: "Sehr geehrter Lieferant, wir von Organisation X wechseln zu E-Ordering / E-Invoicing. Wir bitten Sie, E-Invoices anstelle von Papier oder PDF zu wechseln und zu senden. Hier haben Sie einige Materialinformationen mit den verschiedenen Optionen und Kosten. Welche Option möchtest du also? "

Lieferant X: "Nun, was für eine gute Idee, ich möchte diese Option in Bewegung setzen, damit wir E-Invoicing schnell implementieren können".

Nein, so wird es nicht kommen. Einige Beispiele für das, was Sie während des Onboarding-Prozesses erwarten können:

1. Die Leute antworten nicht. Immer Sie senden ihnen Erinnerungen an immer und immer wieder, aber sie antworten nicht oder nur sehr langsam. Sie ignorieren Sie einfach und denken, wenn Sie das tun, wird das Problem, das Sie und Ihre Bitte nach E-Invoicing sind, nicht schief gehen.
2. Manche Leute sind einfach immer im Urlaub. Oder sie haben gerade das Büro verlassen. Oder sie arbeiten nicht montags. Oder zumindest nicht an dem Tag, an dem Sie sie anrufen, um dieses Thema zu besprechen.
3. Große Organisationen wissen, was E-Invoicing ist. Und die meisten arbeiten bereits damit oder sind mehr als bereit, auf E-Invoicing umzusteigen. Die meisten Unternehmen haben jedoch keine Ahnung, was E-Ordering / E-Invoicing ist und was dies für sie bedeuten würde. Sie senden immer noch Papierrechnungen oder per E-Mail ein PDF. Dies ist für sie bereits sehr digital und sie müssen nichts ändern, da dies für sie funktioniert. Wenn Sie sie zum Senden von E-Rechnungen auffordern, antworten sie, dass sie E-Rechnungen haben, da sie PDF-Dateien sind. Sie verstehen nicht, was es ist. Für viele Anbieter ist dieses Thema unbekannt und steht nicht auf der Prioritätenliste.
4. Sie sehen nur die € Sie werden Sie fragen, warum sie nicht für etwas bezahlen möchten, das Sie möchten. Sie sehen weder die Vorteile dieses Systems, noch erkennen sie, dass dies die Zukunft ist und dass dies der Standard in wenigen Jahren ist. In einigen Jahren werden viele andere Kunden von ihnen verlangen, zu E-Invoicing zu wechseln. Wenn sie ihr System sinnvoll auswählen, können sie dies auch für andere Kunden verwenden. Aber im Moment wollen sie einfach nicht investieren.
5. Die Leute lesen nicht. Sie lesen die Informationen nicht, die Sie ihnen senden. Wenn sie endlich bereit sind, zu E-Invoicing zu wechseln, melden sie sich bei Ihnen. Aber du hast es getan. Mehrmals
6. Wenn sie sich auf die Umstellung auf E-Invoicing einigen, wird ihnen das E-Procurement-System den Vertrag zusenden oder sie können nicht mehr genommen werden. Es ist, als wären sie von der Erde verschwunden (siehe Punkt 1).
7. Wenn sich Käufer und Verkäufer auf die Implementierung der IT-Abteilung geeinigt haben, ist das schwierig. Die technische Implementierung des Systems verzögert sich, da die IT-Abteilung keine elektronische Rechnungsstellung auf ihrer Prioritätenliste hat.
8. Schließlich hat dies nichts mit den Lieferanten zu tun, sondern mit den Käufern. Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, soll der Käufer den Lieferanten für E-Invoicing kontaktieren. Als Projektleiter koordinieren Sie diesen gesamten Prozess, dh Sie möchten den Status jedes Lieferanten kennen. In vielen Fällen weiß der Käufer jedoch nicht, wonach er gefragt wird. Er ignoriert Sie auch, wenn Sie ihm Fragen stellen. Die Umstellung der Lieferanten auf E-Invoicing steht nicht in der Prioritätenliste.

Empfehlungen

Es gibt keine magische Antwort auf die Lösung der oben genannten Probleme. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie tun können, um zu verhindern, dass der Onboarding-Prozess ohne Fortschritt in der Mitte hängen bleibt.

• Machen Sie deutlich, was Sie von bestimmten Menschen erwarten. Sie benötigen die Hilfe der Einkäufer, daher müssen sie wissen, wie wichtig es ist, dass sie zusammenarbeiten. Es ist daher notwendig, dass Ihre Manager Ihnen helfen können, sobald sie gefragt wurden.
• Setzen Sie eine saubere Eskalationsstruktur ein. Was machen Sie, wenn ein Lieferant nicht wechseln möchte? An wen gehen Sie, wenn ein Käufer nicht kooperiert? Sie müssen wissen, welche Art von Einkäufer oder Lieferant.
• Organisieren Sie Lieferantengipfel, auf denen Sie Ihre Ziellieferanten einladen, und erklären Sie ihnen, was E-Ordering / E-Invoicing ist und was Sie von ihnen erwarten. Laden Sie Ihr E-Procurement-System ein, um zu zeigen, wie es funktioniert. Erklären Sie, warum Sie dies tun und was die Vorteile sind. Dies erleichtert die Kommunikation mit Ihren Lieferanten, da diese wissen, worüber Sie sprechen. Sie haben auch das Gefühl, dass Sie eine solche Veranstaltung organisieren können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Kollegen motiviert bleiben. Die Einführung eines E-Procurement-Systems kann ein schwieriger Prozess sein. Was ich in der Organisation getan habe, in der ich arbeitete, war die Erstellung eines großen Blockkalenders, der gesagt wurde, dass viele Tage verblieben sind, bevor das E-Procurement-System in Betrieb genommen wird. Jemand, der an diesem Prozess beteiligt war, sollte täglich ein Selfie aufnehmen und in das Intranet stellen. Dann könnte er die nächste Person benennen.

Ein abschließendes Wort

E-Procurement und insbesondere E-Ordering und E-Invoicing sind die Zukunft. In wenigen Jahren wird dies der neue Standard sein. Die Einbindung von Zulieferern ist ein langer und schwieriger Prozess, und das macht es schwierig. Es dauert einige Zeit, bis Sie die Ergebnisse Ihrer harten Arbeit sehen, aber langsam werden Lieferanten an Bord kommen. Es braucht nur Zeit.

Carmen van Kruisbergen
Berater - Lieferwert

Dieser Artikel erschien erstmals im Online-Magazin consultancy.uk