Für den Implementierungsprozess eines E-Procurement-Systems ist der Business Case von zentraler Bedeutung. Ramon Abbenhuis & Willem Blom, Berater bei Supply Value, zu den wichtigsten Aspekten der Business Case-Phase.

Ein Geschäftsfall besteht aus zwei Hauptteilen, erstens dem generischen qualitativen Geschäftsfall, der aus vier Teilen besteht, dem der quantifizierte Geschäftsfall folgt.

Qualitativer Geschäftsfall

Der qualitative Geschäftsfall ist für alle Organisationen generisch. Alle Unternehmen, die E-Procurement einsetzen, werden effizienter und effektiver arbeiten und die Legitimität und Transparenz der Abläufe stärken. Darüber hinaus sind moderne Lösungen für Endbenutzer einfacher zu bedienen.

Kosten reduzieren
Der Beschaffungsprozess wird durch die Optimierung, Standardisierung und Automatisierung von Aufgaben für Benutzer und Lieferanten effizienter. Bei gleichem Arbeitsaufwand werden weniger Mitarbeiter benötigt. Darüber hinaus werden im Beschaffungsprozess mehr Erkenntnisse gewonnen, die zu einer besseren Steuerbarkeit der Prozesse führen.

Wert schaffen
Durch die Standardisierung des Beschaffungsprozesses ist es einfacher, Managementinformationen zu erhalten. Diese Informationen können verwendet werden, um den Beschaffungsprozess zu professionalisieren und bessere Verträge zu erhalten. Diese intelligenteren Verträge führen zu niedrigeren Gesamtkosten und mehr Wertschöpfung.

Milderung des Risikos
Die Anwendung von E-Procurement führt zu einem besseren Wissen über die aktiven Verträge der Organisationen. Indem die Mitarbeiter diese Verträge einfacher nutzen, werden sie häufiger eingesetzt. Die Beschaffung erfolgt daher zu legitimeren und günstigeren Bedingungen.

Die Menschen stärken
Durch die Verwendung von e-Procurement wird es für Endbenutzer einfacher, Verträge zu kaufen. Daher kaufen Benutzer weniger Produkte und Dienstleistungen außerhalb organisationsweiter Verträge. Der Schlüssel für die Einführung einer e-Procurement-Lösung liegt in der Benutzerfreundlichkeit für den Endbenutzer. Die Verwendung eines e-Procurement-Systems sollte an einem Ort so einfach wie möglich sein: das e-Procurement-System. Wenn Endbenutzer dieses System nutzen, beschaffen sie sich automatisch eine effizientere Beschaffung der verfügbaren Verträge.

Darüber hinaus stehen Daten für Beschaffungsmanager zur Verfügung, um zukünftige Beschaffungsprozesse zu verbessern und Verträge mit ihren Lieferanten besser abzustimmen. Alles in allem führt dies zu einem positiven Verstärkungskreis.

Quantitativer Geschäftsfall

Der quantitative Geschäftsfall hängt von der aktuellen Situation in der Organisation ab. Basierend auf der Anzahl der Benutzer, Abteilungen, Standorte, Lieferanten, Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen, LMEs, Produktmerkmale, Ausgaben und der für den Geschäftsprozess aufgewendeten Zeit kann festgelegt werden.

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Dieser Artikel erschien früher im Online-Magazin consultancy.uk