Die ersten Monate des Jahres 2020 sind vorbei und es ist Zeit, die (erste) Bilanz im Hinblick auf den Jahresplan 2020 zu ziehen, um einen Kickstart zu geben. Eine gute Umsetzung der Strategie zeichnet sich unter anderem durch regelmäßiges Management aus. Was oft fehlt, sind die Werkzeuge und die Ausrüstung, um Informationen zu erhalten, um diese Kontrolle zu strukturieren. Schafft es Ihre Organisation, die Umsetzung der Strategie mit den richtigen Informationen zu steuern?

Sie werden als Organisation mit nur einem eingängigen Jahresplan nicht überleben. Zahlreiche Studien beschäftigen sich mit Gründen, warum Unternehmen und Organisationen eine Strategie nicht erfolgreich umsetzen, kurz „Why Strategy Execution Fails“ (Forbes, 2019). Viele Unternehmen kommen zu früh zu dem Schluss, dass ihre Strategie nicht funktioniert hat und greifen auf „business as usual“ zurück. Aber auf welchen Informationen basiert diese Schlussfolgerung? Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihre strategischen Ziele tatsächlich erreichen und konnten diese daher nie managen. Sie erhalten beispielsweise Managementberichte von vor zwei Monaten, haben keine Ahnung, was die KPIs im Bericht bedeuten, verbringen Stunden damit, einen Bericht zu verstehen und haben keine Aktionspunkte aufgrund der Ergebnisse. Die Frage ist dann, wie dieses Unternehmen zu diesem Schluss gekommen ist und warum es sich von einer möglicherweise erfolgreichen Strategie entfernt hat.

Erstellen, überwachen und anpassen

Die Lösung liegt im Aufbau einer Struktur, in der gute Entscheidungs- und Managementinformationen produziert werden. Leider stellen wir fest, dass sich viele dieser Arten von Managementberichten, wenn sie überhaupt existieren, auf die Prüfbericht der Leistung des letzten Monats. Die Wertentwicklung in der Vergangenheit ist jedoch nicht immer relevant und liefert nicht die gewünschten Informationen, die für zukünftige Anpassungen benötigt werden. Um einem Manager Informationen zur Verfügung zu stellen, die er verwenden kann, ist es in jedem Fall wichtig, dass die Informationen die folgenden Merkmale aufweisen:

1. Lenkungsinformationen sind aktuell

In einem früheren Einblick haben wir über das erfolgreiche Erreichen von Zielen mit den drei R gesprochen: Richtung, Raum und Regelmäßigkeit. Und das R „Regelmäßigkeit“ bedeutet, dass die KPIs regelmäßig (monatlich) überprüft werden müssen. Entscheidend ist, dass die Zahlen aktuell und aktuell sind. Dies scheint unnötig, aber in der Praxis scheint dies nicht immer der Fall zu sein. Es dauert oft sehr lange, die richtigen Informationen abzurufen und in einem Lagebericht zu bündeln, sodass die präsentierten Informationen bereits veraltet sind. Diskutieren Sie also erst Ende März über die Ergebnisse vom Februar! Es ist nicht nur wichtig, sicherzustellen, dass aktuelle Daten vorhanden sind, sondern auch, dass Ihr Prozess gut aufgestellt ist, um bei Bedarf schnell Informationen bereitzustellen.

2. Lenkungsinformationen sind eine Übersetzung der Strategie

Neben aktuellen Informationen ist es wichtig, die richtigen Informationen anzuzeigen. Korrekte Management- und Kontrollinformationen sind durch eine Verknüpfung mit diesem Jahresplan gekennzeichnet. Im Jahresplan (wo OGSM ist ein Beispiel dafür) wurden die Ziel-KPIs (was ist der Punkt am Horizont) definiert, die zur Umsetzung Ihrer Strategie führen sollen. Diese KPIs sollten Sie zusammen mit den finanziellen KPIs auch anstreben. Eine ausschließliche Fokussierung auf Finanzkennzahlen führt nicht zur Umsetzung der Strategie.

3. Visuell und Narrativ

In einer von Supply Value durchgeführten Studie wurde die Wirkung von narrativen Effekten auf ein Dashboard getestet. Keller und Tergan (2005) kamen zu dem Schluss, dass „Datenvisualisierungen die datengesteuerte Entscheidungsfindung unterstützen, indem sie sicherstellen, dass das menschliche Verarbeitungssystem effizienter genutzt wird“. Es betrifft sowohl die Menge an Informationen als auch die mentale Anstrengung, die ein Manager braucht, um die Informationen aufzunehmen. Sorgen Sie daher für eine gute Struktur sowie visuelle Techniken, um die Managementinformationen entscheidend an den Entscheidungsträger zu bringen.

4. Zukunftsorientiert und gibt Einblicke

Wenn alle drei vorherigen Elemente erfüllt sind, kann man wirklich den Übergang von Daten zu Informationen schaffen. Das letzte Element, das Lenkungsinformationen nützlich macht, ist ein Blick in die Zukunft. Aus Erfahrung sehen wir, dass viele Managementinformationen berichtend und beschreibend sind. Wir glauben, dass ein Manager wissen möchte, was die Performance des letzten Monats bzw. der letzten Monate für den Strategiefortschritt im kommenden Monat bedeutet. Beeinflusst die Performance den Strategiefortschritt zwar negativ, bleibt aber innerhalb der vorab vereinbarten Toleranzen, muss (unbedingt) nicht gelenkt werden. Allerdings müssen Anpassungen vorgenommen werden, wenn die Strategieumsetzung gefährdet ist. Ist dies einem Manager nicht bekannt, erfolgt die Anpassung immer auf Basis unvollständiger Informationen.

Gute Managementinformationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie auf der Zielebene die richtigen Tools für ein effektives Ergebnismanagement bieten. Die monatliche Steuerung und die Möglichkeit, die Umsetzung Ihrer Strategie zu iterieren, macht Sie als Organisation sehr agil!