Untersuchungen zeigen, dass 62 Prozent der befragten Unternehmen mehr als 100 Verträge pro Monat abwickeln und 26 Prozent sogar mehr als 500 (Ultria CLM-Umfrage, 2019). Davon sind 12 bis 15 Prozent nicht auffindbar oder registrierbar. Wenn Organisationen die vertraglichen Vereinbarungen nicht oder nicht ausreichend durch Lieferanten einhalten, kann dies zu unkontrollierbaren Risiken führen. Wenn Sie als Organisation das Vertragsmanagement richtig einrichten möchten, lässt sich dies nicht sofort durch die Ernennung eines Vertragsmanagers lösen. Lesen Sie in diesem Einblick, wie wichtig das Vertragsmanagement ist und welche Teile des Vertragsmanagements Sie als Organisation auslagern können.

Ein kritischer Erfolgsfaktor

Vertragsmanagement ist der Geschäftsprozess, der Verträge systematisch und effizient verwaltet und sicherstellt, dass alle vereinbarten Rechte und Pflichten vorhersehbar und nachprüfbar zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfüllt werden. Supply Value erforscht seit vielen Jahren die Trends im Einkauf, wo das Vertragsmanagement durchweg unter den Top 5 ist und bei der Umfrage 2020 sogar den zweiten Platz belegt. Das bedeutet, dass es immer noch Organisationen gibt, die ihre Verträge noch nicht voll ausschöpfen können. Immer mehr Organisationen sind davon überzeugt, dass ein gutes Vertragsmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor für die Kontinuität und Zielerreichung einer Organisation ist. Der Gesetzgeber zwingt Unternehmen auch dazu, den gesamten Vertragsmanagementprozess transparent, überprüfbar und zuverlässig zu gestalten. Der Prozess beginnt mit dem ersten Kontakt mit dem Kunden und endet erst nach Vertragsbeendigung und -bewertung. An dem Prozess sind viele verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen beteiligt, was das Vertragsmanagement komplex machen kann. Während sich der eine Stakeholder primär auf die Qualität konzentriert, konzentriert sich der andere auf die Finanzen. Oft fehlt eine integrierte Vision, so dass Vereinbarungen im Vertrag nicht oder nur schlecht in ihre Bedeutung für die verschiedenen Stakeholder übersetzt werden.

Nachfolgend Beschaffungsmodell Supply Value zeigt, dass das Vertragsmanagement Teil des primären Einkaufsprozesses ist.

Kontaktmanagement

Bevor Sie sich auf das Vertragsmanagement und die Vertragsentwicklung konzentrieren können, muss das Kontaktmanagement in Ordnung sein. Das Vertragsmanagement hält Vertragsdaten auf dem neuesten Stand und überwacht die Ablaufdaten des Vertragsmanagements. Sollten die Vertragsdaten noch nicht aktuell sein, ist es wichtig, zuerst die Verträge abzubilden. Das Vertragsanalysetool von Supply Value bietet Einblicke in die Verteilung von Ausgaben, Verträgen und den verschiedenen Lieferanten im Unternehmen. Diese Ergebnisse werden in einem Dashboard sichtbar gemacht. Dieser Einblick macht auch deutlich, welche Abteilungen welche Verträge abgeschlossen haben und wer die Vertragsinhaber sind.

Wenn eine Organisation noch nicht über Tools zur Überwachung von Vertragsdaten und Signalisierung von Ablaufdaten verfügt, empfiehlt es sich, ein Vertragsmanagement-Tool zu erwerben. Der Einblick in Verträge ist der erste Schritt zur Professionalisierung des Vertragsmanagements.

Vertragsmanagement

Nach der Vertragsverwaltung können Sie mit der Verwaltung der Verträge fortfahren. Als Organisation können Sie dies auch auslagern. Abhängig von der Bedeutung der Lieferanten für Ihr Unternehmen werden vertragliche Vereinbarungen mit Lieferanten proaktiv auf deren Einhaltung überwacht. Auch die Vertragsbedingungen werden geprüft, um diese optimal nutzen zu können. Auslaufende Verträge können erneut ausgeschrieben/gekauft werden. Gutes Vertragsmanagement kann Vorteile im Bereich Kostenkontrolle, Qualitätsverbesserung, Innovationsförderung und optimale Zusammenarbeit bringen.

Lieferantenmanagement

Entscheiden Sie sich als Organisation für das Outsourcing des Vertragsmanagements auf unbestimmte Zeit und damit für eine vollständige Entlastung, wird auch das Lieferantenmanagement thematisiert. Wir schauen uns die organisatorischen Ziele an und wie die Lieferanten dazu beitragen können. Der aktuelle Lieferantenstamm wird verwaltet. Dies bedeutet, die richtige Wahl für Lieferanten zu treffen, die richtige Form der Zusammenarbeit zu wählen und Lieferanten nach der Auswahl zu verwalten. Dies beinhaltet die Optimierung der Leistung und die Verbesserung von Prozessen, um den Wert von den Lieferanten an die Organisation zu maximieren.

Auslagern oder nicht?

Die Entscheidung, ob Sie das Vertragsmanagement innerhalb Ihres Unternehmens ganz oder teilweise auslagern möchten oder nicht, hat eine Reihe von Vor- und Nachteilen. Es obliegt der Organisation selbst, diese Vor- und Nachteile abzuwägen.