Ausschreibung in 10 Tagen

Die Vorbereitung einer Ausschreibung ist ein komplexer Prozess, der oft bis zu 9 Monate dauern kann. Bei Supply Value sind wir davon überzeugt, dass der Prozess beschleunigt werden kann: indem drei Teile dieses Prozesses unterschiedlich angegangen werden, ist es möglich, diesen Prozess auf 10 Tage zu verkürzen. In diesem Blog können Sie nachlesen, welche drei Teile dies sind, wie dies anders gemacht werden kann und was die besten Praktiken sind.

Engagiertes Team

Der erste Punkt betrifft das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein engagiertes Team mit Entscheidungsbefugnis verfügen. Mit engagiert meinen wir wirklich engagiert: Nichts anderes sollte während dieser 10 Tage auf der Tagesordnung stehen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass dieses Team multidisziplinär zusammengesetzt ist. Denken Sie jedenfalls an die folgenden Funktionen und Abteilungen:    
Der Auftraggeber   
Beschaffung oder Category Management   
Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement   
Falls erforderlich ICT   
Falls erforderlich, rechtliche Angelegenheiten   
Ein Prozessüberwacher und ein Prozessunterstützer

Darüber hinaus ist es wichtig, dass dieses Team multidisziplinär zusammengesetzt ist. Denken Sie jedenfalls an die folgenden Funktionen und Abteilungen: Der Auftraggeber, Beschaffung oder Category Management, Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement, Falls erforderlich ICT, Falls erforderlich, rechtliche Angelegenheiten, Ein Prozessüberwacher und ein, Prozessunterstützer Denken Sie daran, dass dieses Team 10 Tage lang in einem Raum ist und sehr intensiv zusammenarbeitet. Es ist daher wichtig, ein gutes Gleichgewicht zwischen Anstrengung und Entspannung zu halten. Auf diese Weise können sie das Team motivieren, vermeiden Sie Erschöpfung und sorgen Sie für eine gute Atmosphäre.

Entscheidungsfindung

Der Hauptgrund dafür, dass die Vorbereitung einer Ausschreibung oft viel Zeit in Anspruch nimmt, liegt darin, dass viele Entscheidungen getroffen werden müssen. Alle Entscheidungen müssen überarbeitet und von verschiedenen Personen in der Organisation genehmigt werden müssen. Infolgedessen muss ein Dokument oft die gesamte Organisation durchlaufen und landet immer wieder am Ende des Stapels. Die zweite Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, dies auf eine andere Art und Weise anzugehen. Anstatt das Dokument zu den Entscheidungsträgern zu bringen, bringen wir die Entscheidungsträger zu dem Dokument. Informieren Sie die beteiligten Entscheidungsträger rechtzeitig über die zu treffende Entscheidung, liefern Sie das Dokument rechtzeitig, was sie benötigen, und planen Sie dann einen Zeitpunkt ein, an dem sie zusammenkommen, um sich zu einigen. Auf diese Weise schaffen Sie Priorität bei der Entscheidung und vermeiden lange Wartezeiten auf eine Einigung.

Der Value Sprint Methodik©

Die dritte Möglichkeit, Zeit zu sparen, ist die Verwendung der Value-Sprint-Methodik. Diese Methodik wurde von Supply Value entwickelt und besteht aus einem iterativen Prozess, der zwei Dinge möglich macht. An erster Stelle ermöglicht Ihnen die Value-Sprint-Methode, sich in die Gedanken und Erwartungen Ihrer Kunden und Interessengruppen einzufühlen. Zusätzlich können Sie mit dieser Methode in einem kurzen Zyklus testen und bewerten, ob die von Ihnen getroffenen Entscheidungen und die von Ihnen gelieferten Ergebnisse diesen Erwartungen entsprechen. Das hindert Sie daran, eine Entscheidung zu treffen und auszuarbeiten, weil später sich herausstellt, dass niemand auf Ihre Idee wartet.

Die traditionelle Art der Ausschreibung, bei der die Leute um den Tisch herumgehen, um Wünsche und Anforderungen zu besprechen, funktioniert in dieser Situation nicht. Stattdessen ist es eine gute Idee, verschiedene interaktive Arbeitsmethoden zu verwenden. So wird sichergestellt, dass die richtigen Informationen und Kenntnisse an die Oberfläche gebracht werden und dass auch die richtigen Diskussionen geführt werden. Es macht es auch leichter, das Energieniveau hoch zu halten.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie die folgenden drei Dinge völlig anders als bei einer normalen Ausschreibung angehen können, um einen Prozess, der normalerweise Monate dauert, in 10 Tagen abzuschließen:

  • Stellen Sie ein engagiertes, multidisziplinäres Team zusammen und sorgen Sie für ausreichende Beratung;;
  • Nehmen Sie die Entscheidungsfindung selbst in die Hand, indem Sie gemeinsam mit den Entscheidungsträgern Entscheidungsmomente planen;
  • Nutzen Sie die Methode des Value Sprints und setzen Sie interaktive Arbeitsmethoden ein.

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