Als Einkäufer können Sie sich nicht entziehen: Konflikte mit Ihrem Lieferanten. Mal geht es um den Preis, mal um die Qualität, beim nächsten Mal um die Konditionen und nochmals um die Logistik. Diese Konflikte wirken sich häufig negativ auf die Beziehung und letztendlich auf die Leistung aus. Dies liegt daran, dass Aufmerksamkeit und Zeit investiert werden müssen, um die Konflikte zu lösen, und die Parteien können frustriert und irritiert werden. Sie wirken sich jedoch in einigen Fällen auch positiv aus. Auf diese Weise können sie zu einem besseren Verständnis der Positionen der anderen Partei, zu innovativen Ideen und zu kritischeren Einstellungen beider Parteien führen. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren, der die Realisierung dieser positiven Ergebnisse sicherstellt, ist die Analyse des Konflikts. Als Einkäufer muss es möglich sein, Konflikte gut zu klassifizieren und anschließend eine Managementstrategie zu verwenden. Leider passiert dies immer noch zu wenig, so dass Konflikte nicht richtig gelöst werden und die negative Seite die Oberhand gewinnt.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Konflikte am besten klassifizieren, analysieren und so viele positive Effekte wie möglich extrahieren. Diese Empfehlungen sind das Ergebnis einer wissenschaftlichen Untersuchung von Konflikten innerhalb der Käufer-Verkäufer-Beziehung zwischen mehr als 330 Einkäufern und Verkäufern. Diese Studie wurde 2016 in Zusammenarbeit mit Supply Value durchgeführt.

Welche Arten von Konflikten gibt es?

Ein erster Schritt ist die Unterscheidung zwischen vier verschiedenen Arten von Konflikten.

Aufgabenbezogene Konflikte Es geht allein um die inhaltlichen Aufgaben, die beide Parteien vereinbart haben. Beispiele hierfür sind Unstimmigkeiten über Produktspezifikationen und den Informationsaustausch.

Beziehungskonflikte sind persönlicher Natur. Dies betrifft beispielsweise Kollisionen zwischen Zeichen. In vielen Fällen sind Konflikte dieser Art das Ergebnis von anderen Konflikten, die nicht ordnungsgemäß gelöst werden, sie können jedoch auch auf Unterschiede in der (Unternehmens-) Kultur zurückzuführen sein.

Beitragskonfliktn haben mit Unstimmigkeiten über die geleistete Arbeit und den Beitrag der verschiedenen Parteien zu tun. Zum Beispiel, Termine nicht einzuhalten oder nicht verfügbar zu sein.

Logistische Konflikte sind Konflikte über die Prozesse, die zur Erledigung einer gemeinsamen Aufgabe verwendet werden. Dies betrifft insbesondere die Uneinigkeit über die Aufgabenzuständigkeiten, die angewandte Methode und die Verwendung von Ressourcen.

Wann triffst du sie?

In der Praxis zeigt sich oft, dass viele aufgabenbezogene und logistische Konflikte in der Anfangsphase einer Käufer-Verkäufer-Beziehung auftreten. Dies ist nicht überraschend, da es anfangs wichtig ist, dass beide Parteien so viel Gewinn und ein gutes Geschäft aus den Verhandlungen ziehen, wo das Eigeninteresse im Vordergrund steht. Beitragskonflikte sind auf lange Sicht relativ häufig. Diese Konflikte sind notwendig, um sich gegenseitig scharf zu halten, aber sie verringern auch das Vertrauen und das Engagement, wenn sie zu lange dauern und nicht richtig gelöst werden. Wenn Käufer und Verkäufer ihre Zusammenarbeit durch die Integration weiterer Prozesse und den Austausch von Informationen verstärken, nehmen die Konflikte ab. Dies liegt daran, dass die verschiedenen Parteien einander besser kennen und bei der Suche nach einer Lösung häufiger die Interessen des anderen berücksichtigen. Dies sorgt nicht nur für weniger Konflikte, sondern auch dafür, dass Konflikte weniger nachteilig wirken. Je mehr Menschen gemeinsam nach einer Lösung suchen und dabei die Interessen aller einwägen, desto besser wird die Beziehung, nach der die Leistung folgt.

Wo geht es schief?

Konflikte wirken sich in den meisten Fällen negativ aus. Deshalb müssen sowohl Käufer als auch Verkäufer versuchen, Konflikte so weit wie möglich zu vermeiden. Zum anderen macht es keinen Sinn, bestehende Konflikte zu vermeiden. Sie werden tatsächlich zurückgedrängt. Darüber hinaus ist es in manchen Fällen einfach lukrativ, an den Füßen zu bleiben und nach der Konfrontation zu suchen, auch wenn dies die Beziehung beeinträchtigt. Deshalb ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein, dann die Situation gut zu analysieren und dann schnell und entschlossen zu handeln. Leider läuft das nicht immer gut, vor allem die folgenden Fallstricke sind in der Praxis häufig anzutreffen.

1. Unklare Vereinbarungen

Es beginnt alles mit der Terminvereinbarung. Viele Konflikte entstehen aufgrund der unterschiedlichen Auslegung oder mangelnder Klarheit in den getroffenen Vereinbarungen. Durch eine vorherige Klarstellung für beide Seiten kann dies verhindert werden. Dies kann die Anzahl der aufgabenbezogenen Konflikte während der Verhandlungen erhöhen, reduziert jedoch auch die Anzahl langfristiger Logistik- und Beitragskonflikte.

Darüber hinaus treten viele Konflikte auf, weil eine Partei der anderen Partei zufolge die Vereinbarungen nicht einhält. Hier können auch Vereinbarungen getroffen und Folgeschritte festgelegt werden. Genau wie Richtlinien, die zur Konfliktbewältigung verwendet werden können. Indem Sie im Voraus diskutieren, was Sie tun, wenn ein Konflikt auftritt, sind Sie besser vorbereitet und der Konflikt kann schneller gelöst werden. Dies reduziert die Anzahl von Beitragskonflikten, sorgt dafür, dass Konflikte weniger persönlich werden, und verringert so auch die Anzahl von Beziehungskonflikten.

2. Mangel an ehrlicher und offener Kommunikation

Neben Klarheit sind Offenheit und Ehrlichkeit von großer Bedeutung. Durch den regelmäßigen Austausch von Informationen und Offenheit über die Ziele und Erwartungen wissen beide Parteien, was sie vorhaben. Dies reduziert insbesondere die Anzahl der Beitragskonflikte, wirkt sich aber auch positiv auf die anderen Konfliktarten aus. In Abwesenheit von Kommunikation wissen die Menschen nicht, was los ist, was zu Unruhe und Unsicherheit führt. Ehrlichkeit ist wichtig, damit Konflikte nicht persönlich werden. Wenn eine Partei erfährt, dass die andere Person nicht ehrlich war, sinkt das Vertrauen auf einen Tiefpunkt, was zu zusätzlichen Konflikten führt.

3. Betrachten Sie die Situation nur aus Ihrer eigenen Sicht

Die besten Ergebnisse werden in Beziehungen erzielt, in denen die verschiedenen Parteien gemeinsam nach einer Lösung suchen, die für beide ein gutes Ergebnis liefert. Die sogenannte Win-Win-Situation. Innerhalb dieser Beziehungen betrachten die Parteien nicht nur ihre eigenen Interessen, sondern wägen auch die Interessen der anderen Partei ab. Dies liefert im Allgemeinen die besten Ergebnisse sowohl für die Beziehung als auch für die Leistung. Dies erfordert jedoch mehr Zeit und erfordert daher eine gewisse Verpflichtung der Parteien, auf diese Weise vorzugehen. Trotzdem bleibt es wichtig, die Perspektive des Verkäufers nicht aus den Augen zu verlieren. Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte werden Konflikte weniger persönlich.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Person statt auf den Inhalt

In vielen Fällen entstehen Konflikte, weil andere Arten von Konflikten zu lange andauern, was zu Frustration und Ärger führt. Da dies die schädlichsten Konflikte sind, ist es wichtig, diese Konflikte so weit wie möglich zu verhindern. Es wurde bereits oben darauf hingewiesen, dass Klarheit, Ehrlichkeit und Vertrauen dafür sorgen, dass Interessenkonflikte eine geringere Rolle spielen. Bei Interessenkonflikten ist es wichtig, dies direkt mit dem Lieferanten sowie intern in Ihrem eigenen Unternehmen mit z. B. einem Manager zu besprechen. Widersprüchliche Diskussionen sind oft ein großer Teil der Lösung. Wenn dies jedoch nicht zu einer Lösung führt, kann ein Mediator hinzugezogen werden, der die Situation objektiver und aus einer neuen Perspektive betrachten kann. Dies kann auch eine Lösung sein, wenn intensive Verhandlungen erforderlich sind. Durch das Outsourcing kann die gute Beziehung zum Lieferanten aufrechterhalten werden und diese Verhandlungen führen nicht zu persönlichen Konflikten.

Fazit

Abschließend ist es wichtig, dass Käufer wissen, mit welchen Konflikten sie sich befassen, damit sie ihre Lösung entsprechend anpassen können. Es ist auch wichtig, offen, ehrlich und klar zu sein und die Interessen des Lieferanten bei Entscheidungen abzuwägen. Untersuchungen zeigen, dass hier für viele Unternehmen noch viel zu gewinnen ist. Aus diesem Grund hat Supply Value das Value Conflict Management-Modell entworfen. Dieses Modell enthält Empfehlungen, Best Practices und einen Schritt-für-Schritt-Plan, um sofort loszulegen. Sie können dieses Modell mit dem untenstehenden Formular kostenlos herunterladen.

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