Contractmanagement as a service
Uit onderzoek blijkt dat 62 procent van de ondervraagde bedrijven, meer dan 100 contracten per maand behandelen en 26 procent zelfs meer dan 500 (Ultria CLM Survey, 2019). Hiervan is 12 tot 15 procent niet herleidbaar of geregistreerd. Wanneer organisaties de in contracten vastgelegde afspraken niet of onvoldoende door leveranciers laten nakomen, kan dat tot onbeheersbare risico’s leiden. Wilt u als organisatie contractmanagement goed inrichten, is dit niet direct opgelost door enkel het aanstellen van een contractmanager. In dit inzicht leest u over het belang van contractmanagement en welke onderdelen van contractmanagement u als organisatie kunt uitbesteden.
Een kritische succesfactor
Contractmanagement is het bedrijfsproces waarin systematisch en efficiënt contracten bestuurt en zeker wordt gesteld dat alle overeengekomen rechten en plichten op een voorspelbare en controleerbare wijze worden nageleefd, tot tevredenheid van alle stakeholders. Supply Value onderzoekt sinds jaar en dag de trends binnen procurement, waar contractmanagement steevast in de top-5 staat en in het onderzoek van 2020 zelfs op een tweede plaats is beland. Hiermee kan gesteld worden dat er nog altijd organisaties zijn die hun contracten nog niet volledig weten te benutten. Steeds meer organisaties zijn ervan overtuigd dat goed contractmanagement een kritische succesfactor is voor de continuïteit en het realiseren van doelstellingen van een organisatie. Ook dwingt wetgeving organisaties ertoe het totale contractmanagementproces transparant, controleerbaar en betrouwbaar in te richten. Het proces begint bij het eerste contact met de afnemer en eindigt pas nadat een contract is beëindigd en geëvalueerd is. Het proces kent veel verschillende stakeholders met diverse belangen, wat contractmanagement complex kan maken. Waar de ene stakeholder primair naar kwaliteit kijkt, is de ander gefocust op financiën. Integrale visie ontbreekt geregeld, met als gevolg dat afspraken in het contract niet of slecht vertaald worden naar de betekenis ervan voor de verschillende stakeholders.
In onderstaand procurement model van Supply Value is te zien dat contractmanagement een onderdeel is van het primaire inkoopproces.
As a service
Wanneer een organisatie een uitdaging heeft met het optimaal benutten van contracten, kan het waardevol zijn contractmanagement geheel of gedeeltelijk uit handen te geven. Indien u hier als organisatie over twijfelt, kan de contractmanagement volwassenheid quick scan van Supply Value hierbij helpen. Hoe lager een organisatie scoort op volwassenheid, hoe groter de kans dat er nog voldoende verbetermogelijkheden zijn om meer uit contractmanagement te halen. In dat geval is contractmanagement as a service een interessante mogelijkheid. Afhankelijk van de volwassenheid kan een organisatie bepalen welk van de hiernaast gelegen niveau(s) worden uitbesteed.
Contactbeheer
Voordat gefocust kan worden op contractmanagement en de ontwikkeling van het contract dient het contactbeheer op orde te zijn. Contractbeheer is het up-to-date houden van contractgegevens en het bewaken van expiratiedata van contractmanagement. Zijn de contractgegevens nog niet up-to-date, dan is het zaak eerst de contracten in kaart te brengen. Met de contractanalyse tool van Supply Value wordt inzichtelijk gemaakt hoe de uitgaven, de contracten en de verschillende leveranciers over de organisatie zijn verspreid. Deze resultaten worden zichtbaar gemaakt in een dashboard. Met dit inzicht wordt ook duidelijk welke afdelingen welke contracten hebben afgesloten en wie de contracteigenaren zijn.
Mocht een organisatie nog geen tooling hebben om contractgegevens te bewaken en expiratiedata te signaleren, is het raadzaam een contractmanagementtool aan te schaffen. Inzicht verkrijgen in contracten is de eerste stap in het professionaliseren van contractmanagement.
Contractmanagement
Na contractbeheer kan overgegaan worden op het managen van de contracten. Als organisatie kunt u ervoor kiezen ook dit uit handen te geven. Afhankelijk van het belang van leveranciers voor uw organisatie, worden gemaakte contractafspraken met leveranciers proactief gemonitord op naleving. Ook wordt gekeken naar voorwaarden van de contracten om deze optimaal te kunnen benutten. Aflopende contracten kunnen opnieuw worden aanbesteed/ingekocht. Goed contractmanagement kan voordelen opleveren op het gebied van kostenbeheersing, kwaliteitsverbetering, innovatiebevordering en een optimale samenwerking.
Leveranciersmanagement
Wanneer u er als organisatie voor kiest om contractmanagement voor onbepaalde tijd uit te besteden en daarmee kiest voor volledige ontzorging, komt het managen van leveranciers ook aan bod. Er wordt gekeken naar de organisatiedoelstellingen en hoe de leveranciers hieraan kunnen bijdragen. Het huidige leveranciersbestand wordt gemanaged. Dit houdt in dat de juiste keuze voor leveranciers wordt gemaakt, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm en het managen van leveranciers nadat de keuzes zijn gemaakt. Hierbij gaat het om het optimaliseren van prestaties en het verbeteren van processen om waarde van de leveranciers voor de organisatie te maximaliseren.
Wel of niet uitbesteden?
De keuze om wel of niet een gedeelte of het gehele contractmanagement binnen jouw organisatie uit te besteden, kent een aantal voor- en nadelen. Het is aan de organisatie zelf om deze voor-en nadelen tegen elkaar op te wegen.
Voordelen van contractmanagement as a service
Uitbesteding van contractmanagement kent een aantal voordelen, beginnend met het wegnemen van tijdgebrek. De organisatie kan zich richten op de core business en hier eigen personeel voor inzetten. Daarnaast is er binnen een organisatie ook niet altijd gespecialiseerd personeel aanwezig. Verder mag verwacht worden dat wanneer een organisatie kiest contractmanagement uit te besteden, een hogere kwaliteit geleverd wordt in kortere tijd. Ook ervaart de organisatie hands-on de best practices, die wellicht in een later stadium zelf toegepast kunnen worden.
Nadelen van contractmanagement as a service
Uitbesteding van contractmanagement kent ook een aantal nadelen. Als organisatie vergroot je namelijk de afhankelijkheid doordat je minder zicht hebt op de uitvoering van de werkzaamheden. Ook specifieke kennis en vaardigheden, die in het verleden zijn opgebouwd, kunnen (deels) verloren gaan. Indien je na enige tijd contractmanagement onverhoopt weer zelf wil gaan uitvoeren, kost dat tijd en geld om op een gewenst niveau te kunnen presenteren.
Hoe maken we een goede afweging?
Wanneer eenmaal duidelijk is wat de voor- en nadelen zijn, is het zaak ze tegen elkaar af te wegen. In de keuze kan het helpen gebruik te maken van onderstaande vier stappen.
- Vaststellen kernactiviteiten; Het vaststellen of een bepaalde activiteit een kernactiviteit betreft. Een kernactiviteit onderscheidt de organisatie en wordt dus niet uitbesteed.
- Bepaal de strategische overwegingen; Denk aan de mate waarin de organisatie afhankelijk wil zijn van andere leveranciers, de zeggenschap die je wilt behouden over de kwaliteit of het verlies van kennis en vaardigheden in de eigen organisatie acceptabel is.
- Kostenraming; De kosten van de uitbesteding worden bepaald. Houdt ook rekening met afsluitkosten en monitoringskosten. Denk hierbij aan eventuele afkoop van huidige contracten, kosten voor het selecteren van leveranciers en de kosten die gemaakt worden om prestaties te evalueren en verbeteren.
- Kosten-baten analyse; organisaties besteden alleen uit als de kosten van uitbesteding lager zijn dan de kosten om een activiteit zelf te (blijven) uitvoeren. Let wel op dat lagere kosten wel moeten opwegen tegen vergrote afhankelijkheid van leveranciers, verminderde zeggenschap en het verlies van kennis & vaardigheden.
Nederlands 
English (UK) 
Deutsch 
Français