Categoriemanagement: Laat uw business leidend zijn voor nu als ook de toekomst
Categoriemanagement brengt vele voordelen met zich mee. Zo blijkt dat organisaties die categoriemanagement hebben ingericht gemiddeld 10 tot 14 proces besparing realiseren. Wat categoriemanagement voor uw organisatie kan betekenen, hangt af van verschillende factoren, zoals organisatie focus, beleid, strategie en inrichting. Om rendement te behalen, is dus meer nodig dan de inkoopfunctie opdragen de aanpak van categoriemanagement te volgen. Het moet worden ingebed als een organisatie brede filosofie, waarbij uw business leidend is, voor nu als voor de toekomst. Hoe u dit aanpakt, leest u in dit inzicht.
Wat is categoriemanagement?
Categoriemanagement is een strategische benadering die vanuit de retail breder is getrokken ten behoeve van inkoop, waarbij organisaties hun uitgaven segmenteren in gebieden die vergelijkbare producten of diensten bevatten. De in te kopen producten en diensten worden ingedeeld in categorieën. Per categorie is er een op maat gemaakte strategie en aanpak. Doel van categoriemanagement is het maximaliseren van de toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico, impact op mens, milieu en kosten. In onderstaand procurement model van Supply Value is te zien waar categoriemanagement zich bevindt.
Potentiële baten
Goed ingericht categoriemanagement kent een aantal voordelen, beginnend met betere zichtbaarheid van uitgaven. Door per categorie nauwkeurig te kunnen inzien wat er uitgegeven wordt, is de kans kleiner dat verborgen kosten over het hoofd worden gezien. De nauwkeurigheid van je uitgaven, is tevens een eerste stap in de richting van het realiseren van besparingen. Een beter inzicht in inkoopuitgaven levert continu resultaten op voor de toeleveringsketen en zorgt voor betere besluitvorming. Verder kan categoriemanagement helpen om effectiever en efficiënter met leveranciers samen te werken. Je strategische leveranciers zullen meer zien in een samenwerking met organisaties die oprecht geïnteresseerd zijn in hun processen en de moeite nemen om een relatie op te bouwen, wat resulteert in toegang tot meer innovatie. Ook kan categoriemanagement een verhoogde klanttevredenheid opleveren. Met een beter bewustzijn van de markt waarin de organisatie zich bevindt, zal beter ingeschat kunnen worden in welke gebieden de organisatie excelleert. Zo kan er binnen elke categorie beter bekeken worden hoe producten en services verbeterd kunnen worden.
Wanneer is categoriemanagement interessant?
Categoriemanagement is een systematische aanpak die voor het eerst is ontstaan vanuit de detailhandel om een reeks producten te beheren als een strategische bedrijfseenheid. Het wordt de laatste tijd echter op grote schaal gebruikt door bedrijven in de publieke en private sector. Categoriemanagement kan vele vormen van waarde voor een organisatie genereren, maar het is nog steeds het vermogen om de winstgevendheid van bedrijven te maximaliseren dat aandacht krijgt bij het management van een organisatie. Categoriemanagement is interessant wanneer aankoop van goederen en/of diensten van alle leveranciers bij elkaar behoren tot de grootste uitgavenposten van een organisatie. Verder kan het in bepaalde situaties interessant zijn te onderzoeken of categoriemanagement ingericht kan worden. Bijvoorbeeld wanneer er bepaalde categorieën dusdanig belangrijk zijn dat zij een specialistische aanpak behoeven of wanneer er een wildgroei is aan leveranciers voor dezelfde soort diensten/producten. Ook kan het zijn dat er vraag is naar dezelfde diensten/producten over verschillende bedrijfsonderdelen of wanneer een strategische benadering per categorie ontbreekt.
De basis voor succes
Een proces en filosofie
Volgens O’ Brien (2019) is categoriemanagement zowel een proces als een filosofie. Waar het proces zich meer richt op de executie van categoriemanagement, is de filosofie de manier waarop organisaties de aanpak omarmen, organiseren en afstemmen op strategische doelen. Het moet breed binnen de organisatie worden gedragen dat deze aanpak de nieuwe manier is waarop ingekocht wordt.
De kern van categoriemanagement is een strategische aanpak ten opzichte van inkoop: Van de traditionele visie van tactisch contracteren en aanbestedingen, naar waarde maximalisatie om bedrijfsdoelstellingen en ambities te bereiken. Dit kan niet alleen gerealiseerd worden vanuit de inkoopfunctie, maar vraagt om een bedrijfsbrede aanpak. Indien je als organisatie dus de potentiële voordelen wil benutten moet er draagvalk van de hele organisatie zijn om dit mogelijk te maken.
Een cross-functionele aanpak
In geval van categoriemanagement wordt verwacht dat cross-functionele teams werken aan categorie projecten om nieuwe sourcingstrategieën te identificeren en te implementeren. Het cross-functioneel werken zorgt ervoor dat muren tussen afdelingen gebroken worden. Daarnaast creëer je een gedeeld en afgestemd begrip van de totale behoeften van de organisatie en haar klanten. Toch is cross-functioneel werken niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Inkoop die mensen vanuit andere bedrijfsfuncties vraagt hun kostbare tijd op te geven om aan een categoriemanagement project te werken, zal goed verlopen, totdat prioriteiten uit hun primaire functie zich voordoen. Dit kan worden voorkomen door deelname aan een categoriemanagementteam een onderdeel te laten worden van persoonlijke doelstellingen van medewerkers, gekoppeld aan een beloning.
Organisatieverandering
Categoriemanagement gaat vaak meer over organisatieverandering dan over inkoop. De kern van categoriemanagementproces ligt in een aanpak van bedrijfsverbetering. Hier gaat het dus om het meekrijgen van mensen in een verandering in een nieuwe manier van inkopen. Om een verandering teweeg te brengen is het belangrijk om draagvlak te creëren. Geen gemakkelijke prestatie, maar zichtbare ondersteuning vanuit hoger management is noodzakelijk. De medewerkers die ‘getroffen’ worden door de verandering moeten namelijk het gevoel krijgen dat ze meegewerkt hebben aan het ontwerpen van de verandering. Daarom is het belangrijk om hen mee te nemen in de what, why, how en when met betrekking tot de verandering.
Uitvoerend mandaat
Categoriemanagement vereist een duidelijk uitvoerend mandaat. Een initiatief dat alleen lijkt te worden ondersteund door inkoop, zal moeite hebben om voldoende draagvlak te creëren die het nodig heeft om succesvol te worden. Wanneer een CEO of andere leden van het management categoriemanagement als een bedrijfsinitiatief zien waar de rest van de organisatie ook deel van uit moet maken, dan levert dat voldoende autoriteit op om categoriemanagement te kunnen implementeren. Het uitvoerend mandaat zorgt niet alleen voor het verlenen van de noodzakelijke toestemming om een verandering te stimuleren, maar gaat ook om het stellen van de verwachting en het actief promoten van een veranderende mindset bij medewerkers.
Governance
Als laatst is het van belang dat categoriemanagement geïntegreerd wordt in de organisatie. De uitdrukking governance lijkt geen universele betekenis te hebben, maar in wezen hebben we het over regelingen om ervoor te zorgen op welke manier de organisatie categoriemanagement kan besturen en haar effectiviteit in de organisatie kan waarborgen. Het vraagt daarom om middelen, processen en gedefinieerde werkwijzen. Het aanstellen van een goede projectmanager is in deze essentieel. Iemand moet toezicht houden op de uitvoering en het beheer van het categorieplan. Regelmatige fase-evaluaties van categorieprojecten op belangrijke punten in het proces helpen bij het waarborgen van de nauwkeurigheid van uitvoering van het categorieplan. Een geplande en beheerde benadering van bedrijfsbrede communicatie over de implementatie van categoriemanagement is essentieel. Verder kan een stuurgroep regelmatig bijeenkomen om alle aspecten van de voortgang te beoordelen en te zorgen voor ondersteuning waar nodig.
O’Brien, J. (2019). Category Management in Purchasing (4de editie). Kogan Page Ltd.
Nederlands 
English (UK) 
Deutsch 
Français