Betere prestaties door verspilling te reduceren
Verspilling is het verloren laten gaan van iets waardevols. Het is een begrip wat we allemaal kennen, maar helaas niet altijd herkennen. In elke organisatie is verspilling aanwezig, wat idealiter zoveel mogelijk geminimaliseerd of zelfs voorkomen zou moeten worden. Met dit inzicht maken wij jou wegwijs met de verschillende varianten van verspilling en geven wij voorbeelden aan de hand van het TIMWOODS model. Zo geven wij handvatten om verspilling binnen jouw organisatie te kunnen herkennen.
Lean filosofie
In essentie levert elimineren van verspilling voor een organisatie de volgende voordelen: lagere kosten, minder risico, blijere klanten en medewerkers. Ten grondslag hieraan ligt de Lean filosofie. In Lean worden 3 verschillende processen omschreven. Allereerst het primaire proces, hier wordt het doel van de organisatie gerealiseerd en de kernactiviteiten van de organisatie gerepresenteerd. Het secundaire proces zijn de ondersteunende processen die nodig zijn om het primair proces te kunnen realiseren. Als laatst gevolgd door het besturingsproces, waarmee het primaire en secundaire proces worden (bij)gestuurd.
Het elimineren van verspilling begint met het vaststellen wat waarde is in de ogen van de klant. Vervolgens bekijk je welke stappen in het proces waarde toevoegen. Een activiteit voegt waarde toe als het aan 3 voorwaarden voldoet:
- De klant moet bereid zijn te betalen voor de activiteit
- De activiteit moet het product veranderen, waardoor het dichterbij het eindproduct komt dat wordt verzocht door de klant
- De activiteit moet in een keer goed worden uitgevoerd
Kortom, het streven is om vrijwel alleen processtappen te hebben die waarde toevoegen. Met de broodnodige secundaire en sturingsstappen uitgezonderd.
Wat valt er te winnen bij het elimineren van verspilling?
Het elimineren van verspilling levert voor een organisatie meerdere voordelen op. In essentie levert het verlaagde kosten op, door bijvoorbeeld effectievere inzet van medewerkers en daarmee verlaging van de loonkosten. Lagere kosten betekent op de lange termijn vaak een verhoging van de winst.
Daarnaast is er een groot voordeel voor de medewerkers en klanten. Elimineren van verspilling in de keten verkort namelijk de doorlooptijden. Medewerkers houden meer tijd over voor primaire taken en een klant kan sneller en effectiever geholpen worden. Dit brengt een positief neveneffect van verhoogde klant- en medewerker tevredenheid met zich mee.
Als laatste zullen risico’s afnemen wanneer de keten verkleind wordt. Een te lange keten, met veel omwegen, brengt risico’s met zich mee op het gebied van verlies van informatie, meer knelpunten waar vertraging kan ontstaan etc. Deze risico’s zullen automatisch afnemen wanneer de totale keten verkort wordt.
De 8 vormen van verspilling en voorbeelden
Om de acht grootste vormen van verspilling te onthouden en in kaart te brengen wordt het ezelsbruggetje TIMWOODS gebruikt.
De eerste vorm van verspilling in het TIMWOODS model is Transport, het onnodig transporteren van materialen of informatie. Zo gebeurt het vaak dat bezorgers inefficiënte routes rijden doordat verschillende tijdsloten worden gekozen door klanten. PICNIC heeft deze vorm van verspilling op een slimme manier geëlimineerd door vaste bezorgmomenten per wijk in te zetten. Dankzij de vaste bezorgmomenten kunnen de bezorgers een efficiënte route door iedere wijk rijden.
Inventory omschrijft het probleem waar meer informatie of materialen op voorraad zijn dan nodig voor het proces. Zo zal een leverancier van snoepgoed met enorme voorraden die niet direct verkocht worden tegen het probleem aanlopen dat zijn snoepgoed verouderd, waardoor met grote verliezen verkocht moet worden aan prijsconcurrende ondernemingen zoals Action.
Dan komen we aan bij Motion, het inefficiënt bewegen van mensen. Dit is een verspilling die we mogelijk allemaal meemaken op kantoor. Het rennen van vergadering naar vergadering kost veel tijd daarbij komt kijken dat de vergaderingen zo strak op elkaar gepland staat dat we andere mensen laten wachten.
Dit brengt ons bij de vierde verspilling, het inefficiënt wachten op materialen en informatie. Wanneer een procesketen erg lang wordt, verslechtert de communicatie en komen er bij elke stap meer risico’s kijken. De ene leverancier zal moeten wachten op oplevering van de voorganger voordat het proces gecontinueerd kan worden. Dit kan bijvoorbeeld opgelost worden door in een gezamenlijke dag- of weekstart de prioriteiten duidelijk te hebben.
Overproductie houdt in dat je meer produceert dan de klant vraagt. Op het moment dat je vooruit werkt terwijl nog niet alles duidelijk is kan dat betekenen dat je later herstelwerkzaamheden moet doen omdat niet de juiste aannames zijn gedaan. Dit veroorzaakt ook defects, diensten of producten die niet voldoen aan de verwachtingen. Verspilling kan worden geëlimineerd door niet te ver vooruit te werken en geleerde lessen mee te nemen. Door geleerde lessen mee te nemen hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden en zal je tijd besparen.
Overprocessing & underprocessing, meer werk verrichten dan waar de klant voor wil betalen of te veel werk nodig hebben om kwaliteit te leveren. Bijvoorbeeld een heel duur apparaat inzetten, zoals een machine in een printshop waarmee A3-formaat geplastificeerd kan worden. Dit apparaat vereist veel kapitaal en wordt niet terugverdiend in een kleine printshop vanwege de kleine aantallen bezoekers en de lage vraag naar geplastificeerd A3-formaat. Aanschaf zou betekenen dat het apparaat inefficiënt wordt ingezet.
Als laatste genoemd, maar ook een veelvoorkomende verspilling is ongebruikte skills. Zo komen skills van medewerkers minder tot recht wanneer de medewerker andere werkzaamheden moet verrichten dan oorspronkelijk voor ingehuurd, vanwege bijvoorbeeld een te kort aan werk.
Aanpakken van verspilling
Voor het verleggen van de focus naar de primaire taken zijn er vele tools ontwikkeld vanuit de lean filosofie om de verspilling aan te pakken. Zo kan je bijvoorbeeld gebruik maken van een analysetool zoals Value Stream Map of Takttijd-analyse (Tijd vs. Waarde). In de kern gaat het in deze tools om het achterhalen van elke stap en taak in een proces en het meten van waarde aan de hand van de belangrijkste KPI’s. Per stap kan je uiteindelijk aangeven wat de toegevoegde waarde is voor de klant. Op deze manier zie je op een relatief eenvoudige manier terug welke stappen in het proces waarde toevoegen. Vervolgens zal op een effectieve manier het proces herstructureerd en aangepast moeten worden, zodat alleen de waardevolle taken in het proces overblijven.
Zelf aan de slag
Na deze uitleg van de verschillende soorten verspilling zal het een stuk makkelijker worden om verspilling te herkennen en uiteindelijk de focus te verleggen naar de primaire taken die er het meest toe doen. Vraag jezelf daarbij altijd af, wat is het doel van mijn team of organisatie en wat draagt deze actie of het proces daaraan bij? Uiteindelijk moeten namelijk alle dingen die je doet terug te herleiden zijn naar het overkoepelende doel. Draagt het niks bij dan zou het zomaar een vorm van verspilling kunnen zijn!
Heb je als organisatie moeite met het achterhalen van je doelen, reduceren van verspilling in de keten of de implementatie van een oplossing dan kan je altijd onze consultant vrijblijvend om advies vragen.
Nederlands 
English (UK) 
Deutsch 
Français