Best Value Procurement

Best Value Procurement (BVP) is een innovatieve inkoopmethodiek die uitgaat van het inkopen en realiseren van de hoogste waarde voor de laagste prijs (best value). BVP biedt opdrachtgevers een hoge(re) voorspelbaarheid van het einddoel, uitgedrukt in kosten, tijd en kwaliteit met een minimum aan inspanning en controle van de opdrachtgever. BVP biedt voor opdrachtnemers optimale kansen om hun expertise te laten zien.

Wat is Best Value Procurement?

BVP kan worden toegepast in zowel de private- als de publieke sector. In de publieke sector kan de methodiek worden ingepast binnen (Europees) aanbestedingsrechtelijk kader waarbij op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) de beste leverancier wordt geselecteerd. BVP kenmerkt zich door het omschrijven van de doelen van het project door de opdrachtgever, zonder dat de opdrachtgever (in detail) voorschrijft hoe deze doelen dienen te worden bereikt. Dus, wel: de wat-vraag aangeven, maar niet (of zo min mogelijk): de hoe-vraag voorschrijven. Deze wordt overgelaten aan de leveranciers die experts zijn binnen hun vakgebied en het beste met (innovatieve) oplossingen kunnen komen.

Best Value Proces

  1. Voorbereiding van het inkooptraject: Het BVP inkooptraject dient goed te worden voorbereid. Het projectteam dient kennis te hebben van de BVP methodiek, of hiertoe (intern) te worden opgeleid. Centraal in de voorbereiding staat het achterhalen van de projectdoelstellingen. Deze dienen zo abstract mogelijk te worden opgesteld. In deze fase worden de Uitvraag en bijbehorende zaken als de wegingsfactoren opgesteld.
  2. Publicatie uitvraag: In deze fase wordt een Marktinformatie en BVP bijeenkomst gehouden om de aanbesteding en BVP methodiek toe te lichten. Ook wordt in deze fase het bestek gepubliceerd, vindt/vinden de Nota van Inlichtingen (NVI) ronde(s) plaats en schrijven de geïnteresseerde marktpartijen in.
  3. Selecteren: Selecteren is het vinden van de EMVI, de economisch meest voordelige inschrijving, wordt gedaan aan de hand van de gunningscriteria met bijbehorende wegingsfactoren. Best Practise bij BVP is om de prijs voor 20% te laten wegen en kwaliteit voor 80%. De 80% is als volgt opgebouwd:
    • Prestatie onderbouwing: 20%
    • Planning: 5%
    • RAVA-plan (Risico- en Kansendossier): 25%
    • Interviews: 30%

    selecteren bvp

    Kenmerkend voor BVP is dat de leveranciers in eerste instantie slechts op hoofdlijnen inschrijven. De leveranciers beschrijven op 2 A4 de Prestatie onderbouwing van het project, op 2 A4 het RAVA-plan (Risico- en Kansendossier) en op 1 A3 de Planning van het project.

    Deze documenten worden door de opdrachtgever beoordeelt op dominante verschillen. Alleen als een bepaald document van een leverancier dominant goed of slecht is, is dit interessant. Door deze manier van beoordelen kan de opdrachtgever met weinig energie de beste aanbieder identificeren en worden de leveranciers verantwoordelijk zich te onderscheiden van hun concurrenten.

    Aansluitend worden interviews afgenomen met medewerkers van de leveranciers, die als het project aan hun organisatie wordt gegund, een kritieke rol gaan spelen tijdens het realisatietraject. Doelstellingen van de interviews zijn: het achterhalen in hoeverre de geïnterviewde in staat is het gehele project van A tot Z te overzien voordat het project daadwerkelijk start, verantwoordelijkheid toont, en de aanbesteding en eigen inschrijving volledig doorgrond. De eerste fase wordt afgesloten wanneer de best scorende inschrijving (de EMVI) gevonden is, op basis van de vooraf bepaalde weging van de factoren.

  4. Concretiseren: Met de best scorende leverancier , de gevonden EMVI wordt de Concretiseringsfase gestart. In deze fase dient de leverancier zijn inschrijving uit te werken en dus te verduidelijken. Dit is nodig omdat in de eerste fase de leveranciers hun inschrijving slechts op hoofdlijnen hebben gedaan. In deze fase dient de gekozen leverancier zijn inschrijving gedetailleerd uit te werken.Tijdens deze fase stelt de leverancier een risico dossier op, waarin wordt beschreven welke unieke risico’s deze leverancier voor het project ziet en welke risico’s de concurrentie heeft omschreven, en welke beheersmaatregelen de leverancier voor alle omschreven risico’s neemt om het intreden van risico’s te minimaliseren. Tevens worden de door de opdrachtgever gekozen waardeverhogende opties tegen meerprijs door de leverancier uitgewerkt. Indien de gedetailleerde uitwerking volledig naar wens van de opdrachtgever heeft plaatsgevonden, wordt daadwerkelijk gegund.
  5. Uitvoeren: Tijdens de uitvoeringsfase wordt de leverancier verantwoordelijk gesteld voor het management van het project. De leverancier zit hierdoor zo dicht mogelijk op project en kan afwijkingen van de doorlooptijd, het beschikbare budget en de kwaliteit van de eindoplevering in een zo vroeg mogelijk stadium vaststellen en bijsturen. Tijdens het project management maakt de leverancier gebruik van het risico dossier zoals deze is opgesteld in de vorige fase. Een risico dat intreedt, ongeacht of deze wel of niet is omschreven in het risico dossier, wordt opgenomen in de Wekelijkse Risico Rapportage die naar de opdrachtgever wordt verzonden.

Voordelen van BVP

Toepassing van BVP in uw inkoop of aanbestedingstraject kent een groot aantal voordelen. Wij hebben de grootste voordelen voor u op een rijtje gezet:

  • Toepassing van BVP heeft een positieve invloed op de prestaties van het ingekochte project in termen van doorlooptijd, kosten en klanttevredenheid. Zie onderzoek naar Europees Aanbestede ICT projecten uitgevoerd door Supply Value in samenwerking met de Radboud Universiteit Nijmegen. Zie daarnaast algemene resultaten van toepassing van BVP in 1000 projecten ter waarde van $4.7 miljard (pbsrg.com/about/results; Sullivan, Kashiwagi, & Chong, 2007; Kashiwagi, 2011):
    • Klanttevredenheid van 98%;
    • Minimalisering van afwijkingen in kosten en doorlooptijd;
    • Minimalisering van risico’s en project management door de opdrachtgever tot 90%;
    • Verhoogde opbrengsten voor de leveranciers tot 100% zonder de projectkosten te verhogen.
  • Lagere Total Cost of Ownership dan bij traditionele (aanbestedings)methodes waarbij prijs doorslaggevend is. Een traditionele manier van inkopen gaat meestal gepaard met het formuleren van specifieke eisen in de vorm van minimumnormen, standaarden en kwaliteitscriteria. Hiermee wil de opdrachtgever een bepaald minimum niveau van het ingekocht project veiligstellen. In de praktijk blijkt dit echter een tegenovergesteld effect te hebben. Alle leveranciers richten zich op het omschreven minimum om de prijs, die doorslaggevend is voor gunning, zo laag mogelijk te houden. Hierdoor is het minimaal gewenste kwaliteitsniveau ook het maximale niveau geworden dat de aanbieders gaan leveren, zie afbeelding 2.
  • Daarnaast stelt het omschrijven van minimumvereisten slecht presterende leveranciers in staat succesvol mee te dingen naar de gunning van het project. Zij kunnen door aan alle gedetailleerd voorgeschreven voorwaarden het contract binnen halen. Bovendien haalt het het competitieve voordeel van goed presterende leveranciers weg. Zij kunnen wel beter presteren dan het omschreven minimum. Dit is ook goed zichtbaar in afbeelding 2.

minimum_voorwaarden

  • BVP vraagt in de 2e fase bij het vinden van de EMVI slechts een offerte op hoofdlijnen van alle inschrijvers. Dit leidt tot voordelen voor de leveranciers en voor de opdrachtgever. De leveranciers besparen transactiekosten voor het gedetailleerd uitwerken van hun offerte. Dit scheelt de inschrijvers veel werk in een fase waarin de kans op het gegund krijgen van het project nog relatief klein is. Totaal bedraagt de offerte van elke inschrijver slechts enkele pagina’s, waarin de inschrijvers zelf verantwoordelijk zijn om zich te onderscheiden van hun concurrenten. Daarnaast worden de offertes op dominante verschillen beoordeeld door uw organisatie. Hierdoor kan de opdrachtgever met weinig energie de beste aanbieder identificeren. Deze aanbieder dient in de 3e fase de gehele offerte gedetailleerd uit te werken, waardoor de opdrachtgever kan controleren of deze aanbieder al zijn beloftes kan waarmaken. Indien dit zo is, en er bij de opdrachtgever geen zorgen meer aanwezig zijn, wordt het project gegund.
  • Door het generieke karakter van BVP is deze breed toepasbaar, namelijk voor elke product of dienst die wordt uitbesteed en waarbij de markt logischerwijs meer kennis heeft dan de opdrachtgever, de uitbesteder.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over Supply Value? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.