Aanbesteding in 10 dagen

Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces wat vaak tot wel 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat dit sneller kan: door drie onderdelen van dit proces anders aan te pakken is het mogelijk dit proces te verkorten naar 10 dagen. In dit blog leest u welke drie onderdelen dit zijn, hoe dit anders gedaan kan worden en wat de best practices zijn.

Toegewijd team

Het eerste punt betreft het team waarmee je werkt. Zorg ervoor dat je de beschikking hebt over een toegewijd team wat bevoegd is om besluiten te nemen. Met toegewijd bedoelen we ook echt toegewijd: gedurende die 10 dagen moet er niets anders op de agenda staan.

Aanbesteding in 10 dagen Multidisciplinair Team

Hou er rekening mee dat dit team 10 dagen lang met elkaar in één ruimte zit en zeer intensief samenwerkt. Het is daarom belangrijk om een goede balans te houden tussen inspanning en ontspanning. Zo hou je het team gemotiveerd, voorkom je uitputting en blijft de sfeer goed.

Besluitvorming

De belangrijkste reden dat het voorbereiden van een aanbesteding vaak veel tijd in beslag neemt is dat er zeer veel besluiten genomen moeten worden, die allemaal door verschillende personen in de organisatie gereviseerd en geaccordeerd moeten worden. Hierdoor moet een document vaak de hele organisatie door, waarbij het steeds weer onderop de stapel komt te liggen. De tweede manier om tijdswinst te behalen is dan ook door dit anders aan te pakken. In plaats van het document naar de beslissers te brengen, halen wij de beslissers naar het document. Informeer de betrokken beslissers tijdig van het te nemen besluit, lever op tijd het document aan wat ze daarvoor nodig hebben, en plan vervolgens een moment waarop ze bij elkaar komen om akkoord te geven. Op die manier creëer je prioriteit voor het besluit en voorkom je lange wachttijden op een akkoord.

De Value Sprint methode©

De derde manier waarop je tijd kunt besparen is door gebruik te maken van de Value Sprint methode. Deze methode is ontwikkeld door Supply Value en bestaat uit een iteratief proces wat twee dingen mogelijk maakt. Allereerst stelt de Value Sprint methode je in staat jezelf in te leven in de gedachten en verwachtingen van je klanten en stakeholders. Daarnaast kun je met deze methode kort-cyclisch testen en evalueren of de besluiten die je neemt en de resultaten die je oplevert aansluiten bij die verwachtingen. Zo voorkom je dat je een beslissing neemt en die gaat uitwerken, en later blijkt dat niemand op jouw idee zit te wachten.

De traditionele manier van aanbesteden, waarbij men rond de tafel gaat om wensen en eisen te bespreken, werkt in deze situatie niet. In plaats daarvan is het goed om verschillende interactieve werkvormen te hanteren. Dit zorgt ervoor dat de juiste informatie en kennis naar boven wordt gehaald, en daarbij ook de juiste discussies worden gevoerd. Bovendien is het op deze manier ook makkelijker het energieniveau hoog te houden.

Proces Value Sprint Methode

Samenvatting

Samenvattend kun je de volgende drie zaken volledig anders aanpakken dan bij een normale aanbesteding, om zo een proces wat normaal maanden duurt in 10 dagen af te ronden:

  • Stel een toegewijd, multidisciplinair team samen en zorg voor voldoende begeleiding;
  • Neem de besluitvorming in eigen hand door beslismomenten te plannen met de beslissers;
  • Maak gebruik van de Value Sprint methode en hanteer interactieve werkvormen.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over Supply Value?