‘Voorkomen is beter dan genezen’: betrek de projectmanager tijdig in de opdrachtformulering

Organisaties zijn veelvuldig bezig met het doorvoeren van correctieve acties ten behoeve van het realiseren van de doelstelling van een project, afdeling of organisatie. Uit meerdere onderzoeken van het Centraal Plan Bureau is echter gebleken dat ‘voorkomen beter is dan genezen’. Preventieve acties besparen organisaties tijd en dus geld. Ook in projecten zie ik dat regelmatig correctieve acties worden doorgevoerd, waarbij achteraf bleek dat het probleem makkelijk voorkomen had kunnen worden. Bijvoorbeeld correctieve acties ten aanzien van de opdrachtformulering.

Met enige regelmaat zie ik dat bij de opdrachtformulering al een oplossingsrichting wordt meegegeven. Mijn inziens is functioneel specifiëren vaak efficiënter, omdat je dan de creativiteit van de opdrachtnemer (projectmanager) benut. Echter, soms ontkom je er niet aan dat de opdrachtgever en/of gebruiker al goede ideeën heeft over de oplossing en die graag wilt meegeven in de opdrachtformulering. Wanneer de opdrachtgever voornemens is om een oplossingsrichting mee te geven in de opdracht, is het belangrijk om de projectmanager tijdig te betrekken. Vaak wordt een projectmanager in dat geval pas betrokken in een project bij het ontvangen van een opdracht van een opdrachtgever. Dat is naar mijn mening te laat. Immers, de projectmanager is degene die ervaring heeft met het uitvoeren van de opdracht en dus ook waardevolle input kan leveren voor de opdrachtformulering (kwaliteit, budgettering en tijdsperiode). Wanneer de projectmanager niet tijdig betrokken wordt, kan er vertraging ontstaan in de start van het project wegens discussie over de opdrachtformulering en kunnen onrealistische deadlines al gecommuniceerd zijn naar relevante stakeholders, waar correctieve acties voor nodig zijn.

In welke mate de projectmanager wordt betrokken is afhankelijk van de complexiteit en grootte van het project. Bij relatief simpele projecten kunnen een aantal overleggen tussen de opdrachtgever, de senior user en mogelijke projectmanager al zeer waardevol zijn. Bij complexe projecten kan het noodzakelijk zijn dat de projectmanager ook wordt betrokken in verschillende haalbaarheids- en effectiviteitsonderzoeken voor het mogelijke project.

Wilt u meer weten over het tijdig betrekken van de projectmanager in de opdrachtformulering? Of meer over effectief projectmanagement? Neem dan contact op met Sjors Poelen, consultant project- en procesmanagement bij Supply Value: s.poelen@supplyvalue.nl, 0615282367