Tenderboards inzetten voor de professionalisering van uw inkoopproces

Bent u werkzaam op het gebied van inkoop binnen publieke organisaties? Dan heeft u een ‘tenderboard’ vast eens voorbij horen komen of heeft u er al mee te maken gehad tijdens het uitvoeren van een aanbesteding. Ook in private organisaties wordt steeds meer gebruik gemaakt van een tenderboard tijdens een inkoopprocedure. Joyce, inkoopconsultant bij Supply Value, heeft onderzoek gedaan naar het inzetten van tenderboards in zowel publieke als private organisaties.

Wat zijn tenderboards?

Een ander woord voor een tenderboard is een aanbestedingscommissie. Deze commissie is te omschrijven als een commissie van experts die (uit strategisch oogpunt) hun expertise gebruiken om tijdens het inkoopproces aanbestedingsdocumenten te beoordelen en van advies te voorzien. Met deze expertise kunnen aanbestedingen beter in de markt gezet worden en draagt dit bij aan de professionalisering van het inkoopproces van de organisatie die hiervan gebruik maakt.

In 2018 is onderzoek gedaan naar huidige typen tenderboards in Nederlandse publieke en private organisaties en de factoren die de samenstelling van de tenderboard bepalen. Met de hierboven genoemde omschrijving van tenderboards zijn de vijf bepalende factoren van het inrichten van een tenderboard benoemd. Deze zijn de volgende:
– het aanbestedingsproces waarin een tenderboard een rol speelt;
– de functie die een tenderboard heeft;
– de aanbestedingen die besproken worden in een tenderboard;
– de experts in de tenderboard;
– de documenten die besproken worden tijdens een vergadering van een tenderboard.

Door middel van deze vijf factoren kan een organisatie bepalen hoe, wanneer, en met welk doel een tenderboard ingezet kan worden. Dit betekent dat er een scala aan mogelijkheden is wat betreft het type tenderboard en dat organisaties zelf deze inrichting en het inzetten van een tenderboard kunnen bepalen.

Tenderboards in de praktijk

Tijdens het onderzoek naar de verschillende typen tenderboards is onderzocht op welke manier verschillende organisaties een tenderboard inzetten. Hieruit is gebleken dat publieke organisaties een tenderboard vooral in het begin van het aanbestedingsproces inzetten. In deze fase is er nog het meest te sturen op de aanbesteding, werd vaak als reden gegeven waarom het vooral voorin het proces plaatsvindt. Tevens is hierin onderscheid aan te brengen in ministeries en gemeentes. Waar ministeries vooral bij het bepalen van de inkoopbehoefte gebruik maken van een tenderboard, doen gemeentes dat vooral bij de aanbestedingsstrategie en de -stukken. Private organisaties daarentegen gebruiken tenderboards gedurende het gehele inkoopproces, vanaf de inkoopbehoefte tot en met de gunning en evaluatie.

Voor beide typen organisaties komt het voor dat een tenderboard eenmalig bij een inkooptraject wordt ingezet, maar is het ook mogelijk dat meerdere malen in het aanbestedings- of inkoopproces een tenderboard wordt gebruikt. Deze keuze is afhankelijk van het inkoopbeleid van de desbetreffende organisatie en de aanbestedingen die gedaan worden. Publieke organisaties kunnen bijvoorbeeld kiezen om een tenderboard pas in te zetten, als een aanbesteding boven een bepaalde drempelwaarde komt. Ook maken organisaties de afweging om bij alle aanbestedingen de tenderboard in te zetten om de kwaliteit van de aanbestedingen te waarborgen.

De samenstelling van een tenderboard verschilt in dit onderzoek van 3 tot 12 personen die als experts in de tenderboard zitten. Ook is verschil opgemerkt in interne en externe experts in een tenderboard en het hebben van een vaste samenstelling of roulerende samenstelling. Bij publieke organisaties is wederom verschil in gemeenten en ministeries ontdekt. Gemeenten hebben 3 tot 6 interne en externe experts, zowel vast als roulerend in een tenderboard. Ministeries maken gebruik van een vaste groep van 9 tot 10 interne en externe experts. Private organisaties hebben zowel kleinere als grotere samenstellingen van een tenderboard, en maken daarbij enkel gebruik van een vaste groep interne medewerkers.

Vervolgonderzoek

Zoals u hiervoor heeft gelezen, is uit de praktijk gebleken dat tenderboards in allerlei verschillende combinaties kunnen voorkomen. Deze combinaties zijn allemaal te linken aan de vijf bepalende factoren van een tenderboard. De vraag die hierbij gesteld kan worden, is wanneer welke combinaties van factoren in een tenderboard werken en wanneer ze juist niet werken. Om hier een antwoord op te geven, is Joyce begonnen aan haar vervolgonderzoek waarin ze dit thema in de praktijk gaat onderzoeken.

Wilt u naar aanleiding hiervan meer weten over de verschillende typen tenderboards of wilt u zelf aan de slag met het inzetten van een op maat ingerichte tenderboard in uw organisatie? Neem gerust contact op met Joyce via 0615535197 of j.leussink@supplyvalue.nl. Ook als u wilt meedenken over het vervolgonderzoek, staat Joyce uiteraard open voor uw reactie.